De Europese context
De EU stimuleert de digitalisering van de btw via het initiatief VAT in the Digital Age (ViDA), dat transacties harmoniseert met gestructureerde e-facturen en het bijna realtime delen van btw-gegevens met de belastingdiensten. De Commissie schat dat dit tot €11 miljard per jaar aan btw-fraude kan voorkomen en meer dan €4,1 miljard aan administratieve kosten kan besparen.
België volgt deze strategie met een gefaseerde invoering. E-facturatie is sinds 2022 verplicht voor overheidsopdrachten (B2G), in fasen op 1 november 2022, 1 mei 2023 en 1 maart 2024 — leveranciers van overheidsinstellingen sturen hun facturen via het PEPPOL-netwerk door het nationale platform Mercurius. In maart 2024 keurde het parlement een wet goed die dit uitbreidt naar de privésector: vanaf 1 januari 2026 is gestructureerde e-facturatie verplicht voor alle B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige bedrijven.
Wat is PEPPOL?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) is een internationaal netwerk ontwikkeld door de EU om de elektronische uitwisseling van zakelijke documenten te standaardiseren. Sinds 2008 verbindt het bedrijven, overheden en organisaties via gecertificeerde Access Points. U koppelt uw boekhoudsoftware aan een erkende PEPPOL-provider, en vanaf dan kunt u uitwisselen met elke aangesloten partij in heel Europa — zonder aparte integraties. België gebruikt PEPPOL als standaard B2B-kanaal om pan-Europese interoperabiliteit te garanderen.
Wat is een gestructureerde e-factuur?
Een gestructureerde e-factuur organiseert alle gegevens (leverancier, klant, bedragen, btw, producten) in vaste velden, meestal een XML-bestand in UBL- of Peppol BIS-formaat. In tegenstelling tot een pdf of een scan is ze machineleesbaar: de boekhoudsoftware leest en verwerkt alles automatisch, zonder manuele invoer of foutgevoelige interpretatie. Voor kmo's en zelfstandigen betekent dit veel minder handwerk, minder fouten en een snellere verwerking.
De timing
- 2024 — de B2G-uitrol is afgerond; de wet die de B2B-verplichting van 2026 voorbereidt, wordt goedgekeurd
- 2025 — een Koninklijk Besluit legt de technische details vast (toegelaten formaten zoals Peppol BIS, uitwisselingsprotocollen, afrondingsregels); een tolerantieperiode wordt aangekondigd voor januari–maart 2026
- 1 januari 2026 — de verplichting geldt voor alle Belgische btw-plichtige bedrijven voor B2B; vanaf april 2026 worden papieren en pdf-facturen niet meer aanvaard
Sancties & belangrijke FAQ's
Na de overgangsperiode gelden gradueel oplopende boetes: €1.500 voor een eerste overtreding, €3.000 voor een tweede, €5.000 voor een derde. Documenteer elke stap (softwarewijzigingen, interne communicatie, testverzendingen) om sancties te vermijden.
- Partner niet op PEPPOL? Controleer de PEPPOL-directory voor u verstuurt; als ze niet geregistreerd zijn, neem dan contact op om hen te laten starten — verstuur niet tegelijk een pdf én een e-factuur
- Systeemstoring? Schakel over op een noodoplossing (tijdelijk een pdf per e-mail), documenteer de storing en verstuur daarna opnieuw via PEPPOL zodra alles hersteld is
- Fouten? Gebruik de gebruikelijke correcties — een creditnota of een gecorrigeerde factuur met een duidelijke audit trail
- Een pdf per e-mail voldoet vanaf 2026 niet meer aan de vereiste, behalve bij uitdrukkelijke schriftelijke overeenkomst en als ze converteerbaar is naar de norm EN 16931
- Buitenlandse klanten vallen buiten het toepassingsgebied — de verplichting geldt enkel voor binnenlandse B2B
- Steun voor kmo's: een investeringsaftrek van 20% voor digitaal materiaal vanaf 1 januari 2025, en een aftrek van 120% op de kosten van e-facturatiesoftware voor de aanslagjaren 2024–2027
Praktische tips
Begin nu: kies PEPPOL-compatibele software of een provider, informeer uw klanten en leveranciers, en documenteer elke stap zodat u juridisch beschermd bent. De website van de FOD Financiën (e-factuur) biedt communicatiekits om uw partners over de overstap te informeren.
