Wat is CheckIn@Work?
CheckIn@Work is de Belgische elektronische aanwezigheidsregistratie voor onroerende werken (bouw, burgerlijke bouwkunde, renovatie) en bepaalde andere sectoren. Het bestaat sinds 2014 en vereist een dagelijkse registratie van iedereen die zulke werken uitvoert zodra het project een drempel overschrijdt — €500.000 excl. btw voor werken gestart na 1 maart 2016 (voordien €800.000). Op elke werf die dat bedrag bereikt, moet elke persoon zich dagelijks registreren vóór de start.
Oorspronkelijk voor de bouw werd het toepassingsgebied verbreed: het dekt ook de vleessector (iedereen in slachthuizen of vleesverwerkende bedrijven onder toezicht van het FAVV, zonder drempel) en activiteiten zoals de levering van stortklaar beton. De schoonmaak is sinds 2024 uitgesloten (die valt onder CIAO), en land-, tuin- en bosbouw vallen uitdrukkelijk buiten het toepassingsgebied.
Wie registreert, en hoe
De verantwoordelijkheid wordt gedeeld tussen de entiteit die iemand naar de werf stuurt (werkgever, hoofdaannemer of onderaannemer) en de persoon die het werk uitvoert. In de praktijk registreert de werkgever of opdrachtgever het personeel, de onderaannemers en de zelfstandigen via de beveiligde app van de RSZ of via geautomatiseerde methodes (een badge op de werf, het scannen van de LIMOSA-QR-code, een mobiele app); werknemers en zelfstandige onderaannemers kunnen zichzelf registreren indien afgesproken. De registratie gebeurt dagelijks, vóór de start, en alle gegevens worden gecentraliseerd in de RSZ-databank en gekoppeld aan de werfaangifte (30bis) — elke werf die onder de verplichting valt, moet dus vooraf worden aangegeven om een werfnummer te verkrijgen.
Wat is CIAO?
CIAO (Check In And Out at Work) is het nieuwere systeem voor de schoonmaaksector, van kracht sinds 1 september 2024. Het vereist dat elke werknemer of zelfstandige die professionele schoonmaak uitvoert het begin en het einde van de activiteiten — plus de pauzes — digitaal en in realtime op de werf registreert. Het doel weerspiegelt dat van CheckIn@Work: meer transparantie, minder sociale fraude, veiligere werknemers.
Het dekt het onderhoud en de reiniging van onroerende goederen voor derden — het reinigen van de binnen-/buitenkant van gebouwen, kantoren, fabrieken of technische installaties, grondige reiniging na de bouw, ramen wassen, straatvegen, het ontsmetten van labo's of cleanrooms. Uitgesloten: huishoudelijke schoonmaak via dienstencheques, schoonmaak die intern met eigen personeel wordt uitgevoerd, en niet-schoonmaakwerk (technisch onderhoud, herstellingen, montage). Vuistregel: als het enige doel van de activiteit is een plek te reinigen (niet te herbouwen of te herstellen), valt ze onder CIAO — binnen de hieronder vermelde drempels.
Drempels & hoe de registratie werkt
In tegenstelling tot de vaste €500.000 van CheckIn@Work hanteert CIAO de 30bis-drempels, aangepast voor de schoonmaak:
- ≥ €30.000 excl. btw zonder onderaannemer
- ≥ €5.000 met één onderaannemer
- €0 (geen drempel) met twee of meer onderaannemers
CIAO vereist twee handelingen per persoon per dag — een IN-registratie wanneer de schoonmaak begint en een OUT op het einde, plus elke pauze. Elke werknemer registreert zichzelf in realtime, op de werf, via de app of het toestel; de werkgever of teamleider mag het niet in zijn plaats doen en mag niet vooraf registreren. De officiële onlinedienst is beschikbaar sinds 1 januari 2024, met methodes zoals de web-/mobiele app van de RSZ (eID, Itsme, QR), een mobiele klok op de werf, of gecertificeerde apps van derden.
Veelgemaakte fouten & sancties
- Werven die onder de verplichting vallen niet identificeren (denken dat een werf 'te klein' is); een contract kunstmatig opsplitsen kan een overtreding zijn
- De werfaangifte (30bis) vergeten — zonder die aangifte kunnen de registraties niet aan een geldige werf worden gekoppeld
- Niet afspreken wie wie registreert wanneer meerdere bedrijven een werf delen
- Te late of onnauwkeurige registratie — één registratie bij de start van het project in plaats van dagelijks, een verkeerd werfnummer, of OUT registreren in het depot in plaats van op de werf van de klant
- Personeel niet informeren of trainen
- Aannemen dat een intern badgesysteem volstaat — de gegevens moeten via de officiële RSZ-kanalen lopen
- De boetes onderschatten
De straffen onder het Sociaal Strafwetboek lopen van €300–€3.000 (niveau 1) of €600–€6.000 (niveau 3) per werknemer; ernstige gevallen kunnen leiden tot de sluiting van de werf of een verbod om te werken. CIAO had een sanctievrije overgangsperiode tot 30 april 2025; in de bouw is er geen tolerantie, en de controles omvatten systematisch CheckIn@Work.
Compliant blijven
Identificeer uw verplichtingen (sector, projectwaarde, onderaanneming), dien de 30bis-aangifte in vóór het werk begint, kies en configureer de officiële tools (of een gecertificeerde integratie die automatisch doorstuurt, zoals Done-it), train uw personeel, leg de verantwoordelijkheden schriftelijk vast, controleer de registraties dagelijks, en archiveer de gegevens. Met een tool zoals Done-it klokken werknemers in via één mobiele app (GPS, QR, badge) en worden de gegevens automatisch doorgestuurd naar CheckIn@Work of CIAO — het vervangt ze niet, het koppelt eraan — terwijl het operationele extra's toevoegt (locatie, uren, kilometers, het delen van documenten en foto's).
