Waar België vandaag staat
Het Belgische arbeidsrecht (dat op het punt staat te veranderen) kent vandaag geen algemene verplichting om uren systematisch te registreren. Het is enkel verplicht in specifieke gevallen — deeltijdse werknemers met variabele uurroosters en personeel met glijdende uurroosters, die afwijkingen van hun normale rooster moeten registreren. Buiten die uitzonderingen gebruiken de meeste bedrijven nog geen formele prikklok of digitale registratie.
Toch verplicht België in bepaalde sectoren al een aanwezigheidsregistratie als onderdeel van de strijd tegen sociale fraude:
- Bouw (werken in onroerende staat, betonlevering) — via CheckIn@Work
- De vleessector — eveneens via CheckIn@Work
- Schoonmaak van gebouwen — via CIAO (Check In And Out at Work)
CIAO trad in werking op 1 september 2024 en verplicht schoonmaak- en onderhoudsbedrijven om het in- en uitchecken van hun werknemers digitaal te registreren op elke werkplek — ook buitenlandse bedrijven die in België actief zijn. Deze sectorinitiatieven willen de transparantie verhogen, de arbeidsomstandigheden verbeteren en zwartwerk tegengaan; de controles zijn actief en niet-naleving wordt gesanctioneerd.
De nieuwe wet van 2027
In lijn met de Europese tendensen voert België vanaf 1 januari 2027 een algemene verplichting in om de arbeidstijd van elke werknemer te registreren. De wijziging werd aangekondigd op 27 november 2025 als onderdeel van het federale begrotingsakkoord. Elke werkgever, privé en publiek, moet beschikken over een objectief, betrouwbaar en flexibel systeem om de uren van elke werknemer te registreren.
De concrete vorm wordt aan de werkgever overgelaten: u kiest zelf de technologie of methode (een digitale prikklok, een mobiele app of een ander systeem), zolang die een objectieve, betrouwbare registratie oplevert. De verplichting vloeit voort uit het EU-recht — het Hof van Justitie oordeelde in 2019 dat de lidstaten werkgevers moeten verplichten een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem op te zetten dat de dagelijkse arbeidstijd meet. België verzette zich tot nu toe tegen een algemene verplichting.
Belangrijk: de definitieve wettekst is nog niet gepubliceerd, dus de details blijven open — of groepen die vaak vrijgesteld zijn van de klassieke arbeidstijdregels (bepaalde leidinggevende functies, mobiele werknemers) eronder vallen, hoe de registraties moeten worden bewaard, en de sancties bij niet-naleving. Eerdere voorstellen vermeldden dat de registraties minstens vijf jaar moeten worden bewaard.
Impact en doelstellingen
Voor veel bedrijven is dit een ingrijpende verandering, aangezien de meeste nog geen systeem hebben — alle bedrijven moeten hun procedures tegen 2027 aanpassen. Voor sommigen betekent het extra administratie en minder flexibiliteit in de planning. Er is ook een juridisch aspect: een Belgische uitspraak oordeelde dat zonder registraties de bewijslast volledig bij de werkgever ligt om aan te tonen dat er geen overuren werden gepresteerd — nagenoeg onmogelijk zonder objectieve registratie — wat het bedrijf blootstelt aan vorderingen voor onbetaalde uren.
De doelstellingen van de hervorming zijn de bescherming en het welzijn van de werknemer: het voorkomen van ongewenste of onbetaalde overuren, een betere werk-privébalans, en meer transparantie en eerlijkheid. De handhaving zal wellicht die van CheckIn@Work en CIAO weerspiegelen — controles en sancties — zodat een betrouwbaar systeem zowel boetes vermijdt als degelijk bewijs levert bij controles of geschillen.
Lessen uit sectoren die het al doen
In de bouw en de vleessector moet de aanwezigheid van elke werknemer al dagelijks worden geregistreerd via CheckIn@Work, vóór de werkdag begint; de werknemer kan zichzelf registreren of de werkgever kan het doen, maar er moet elektronisch bewijs zijn van wie aanwezig is, waar en wanneer. In de schoonmaak vereist CIAO een registratie in realtime van het begin en het einde van de activiteiten, inclusief pauzes; het geldt voor werknemers, zelfstandigen, uitzendkrachten en stagiairs, en pre-registratie of manueel terugdateren is niet toegestaan.
Deze pioniersectoren tonen aan dat digitale registratie haalbaar en efficiënt is: een klik in een app of een badgescan, met data die meteen beschikbaar is voor rapportage en controles. De technologie bestaat en is bewezen in de praktijk.
Hoe u in orde bent: uw opties
- Mobiele apps — de werknemer registreert begin/einde (en pauzes) vanaf een smartphone, met het exacte tijdstip en optioneel geolocatie; ideaal voor personeel verspreid over meerdere locaties of mobiele teams
- Terminals / prikklokken — fysieke toestellen waarop personeel inklokt met een badge, pincode, polsband of biometrie; geschikt voor vaste werkplekken
- Desktop- / cloudsoftware — manuele invoer, of systemen die activiteit detecteren bij aan-/afmelden en pauzes markeren bij inactiviteit
Wat u ook kiest, het systeem moet het begin en het einde van elke werkdag registreren (en pauzes waar relevant), de data veilig bewaren, en rapporten genereren van uren, overuren en afwijkingen. Het moet manipulatie voorkomen (individuele logins, persoonlijke badges, geotagging of biometrie) en flexibel genoeg zijn voor glijdende uurroosters, nachtploegen, projectwerk en meerdere locaties — zodat u een volledig en verifieerbaar overzicht hebt van de uren van elke werknemer.
Begin nu met voorbereiden
2027 lijkt veraf, maar dit is hét moment om u voor te bereiden. Een digitaal systeem is niet alleen een antwoord op de toekomstige verplichting — het verbetert ook de dagelijkse organisatie: duidelijkere uren, minder fouten en geschillen, een betere planning van middelen, en een vroegere detectie van overbelasting. Veel bedrijven kiezen voor een volledig mobiele oplossing zoals Done-it in plaats van dure hardware: het personeel klokt in via smartphone, u krijgt een wettelijk, steeds toegankelijk urenregister met track & trace, en rapporten voor controles of loonadministratie worden automatisch gegenereerd.
