Wat de verplichting inhoudt
Vanaf de startdatum mogen bedrijven geen papieren of pdf-facturen meer gebruiken voor B2B; ze moeten gestructureerde e-facturen uitgeven en ontvangen volgens gemeenschappelijke normen. De kernpunten:
- Start 1 januari 2026 — voor alle Belgische btw-plichtige bedrijven, enkel B2B; facturen aan consumenten (B2C) vallen voorlopig buiten het toepassingsgebied
- Standaardformaat — de Europese norm EN 16931, in de praktijk Peppol BIS 3.0 (UBL XML); pdf's en papier zijn niet meer geldig
- Verzending via PEPPOL — een gedecentraliseerd model waarbij elke partij zich aansluit via een gecertificeerd Access Point; een digitale handtekening is niet vereist omdat PEPPOL de authenticiteit garandeert
- Alternatieven — verzender en ontvanger mogen een ander kanaal gebruiken (bv. private EDI) als de factuur nog steeds voldoet aan EN 16931, maar elk bedrijf moet technisch in staat zijn om PEPPOL te gebruiken
- Uitzonderingen — enkel binnenlandse B2B; buitenlandse transacties gebruiken e-facturatie enkel in onderling akkoord
- Mogelijke fasering naar bedrijfsgrootte (>€9M, €7–9M, <€7M) — nog geen officieel schema bevestigd
- Btw-afronding — vanaf 2026 mag de btw op e-facturen enkel per tarief worden afgerond, niet per lijn
- Sancties — €1.500 / €3.000 / €5.000 voor de eerste/tweede/derde overtreding, plus een mogelijk verlies van het recht op btw-aftrek
Wat is PEPPOL en hoe werkt het
PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) is een standaard en een internationaal netwerk om elektronische documenten veilig en interoperabel te versturen. Bedrijven mailen hun facturen niet rechtstreeks: elk sluit zich aan op een gecertificeerd Access Point dat de factuur over het netwerk naar het Access Point van de ontvanger routeert, dat ze in hun software aflevert — met gemeenschappelijke protocollen en formaten, zodat er geen op maat gemaakte point-to-pointverbindingen nodig zijn. Veel Belgische ERP's en cloudtools (Odoo, SAP, enz.) ondersteunen het al.
Voordelen
- Een open netwerk — elk aangesloten bedrijf kan elk ander factureren, welke systemen ze ook gebruiken
- Volledige automatisering — leveranciersfacturen komen rechtstreeks in uw software binnen en verkoopfacturen gaan buiten zonder e-mail
- Betere beveiliging — enkel geautoriseerde deelnemers zitten op het netwerk
- Snellere verwerking met minder fouten
- Toekomstbestendig — België is van plan PEPPOL te gebruiken voor bijna realtime e-Reporting aan de belastingdiensten vanaf 2028
Hoe u zich voorbereidt
- Informeer en train — ga na welke klanten/leveranciers binnenlandse B2B zijn, en train uw administratie in de nieuwe formaten (UBL XML) en tools
- Evalueer uw huidige software — vraag uw leverancier naar de ondersteuning van PEPPOL en EN 16931; updates worden verwacht in 2025
- Kies compatibele software — zoek naar 'Peppol-ready' pakketten of erkende access points; een geïntegreerde tool (projecten, uren, kosten, documenten op één plek) houdt de factuurgegevens gestructureerd
- Test vóór 2026 — wissel vrijwillig e-facturen uit met vertrouwde partners om problemen vroeg op te sporen
- Raadpleeg specialisten of uw softwarepartner voor integratievragen
De rol van beheertools
Voor 2026 gaat het niet alleen om het uitgeven van facturen in PEPPOL-formaat, maar om het goed organiseren van de onderliggende gegevens — uren, verplaatsingen en taken per klant. Een tool die dit alles centraliseert (zoals Done-it) maakt de e-facturen nauwkeuriger en de overgang veel vlotter. Bedrijven die zich vroeg voorbereiden, maken van de verplichting een kans tot modernisering: snellere facturatie, minder fouten en een productievere backoffice.
