Meldingen & vergunningen
Een Belgisch bedrijf dat werknemers naar Nederland detacheert, moet vooraf een WagwEU-melding indienen via het portaal voor gedetacheerde werknemers van de Nederlandse Arbeidsinspectie; ook zelfstandigen moeten zich soms melden. Niet of te laat melden kan de werkgever en de Nederlandse opdrachtgever tot ongeveer €4.500 kosten.
Een Nederlands bedrijf dat personeel in België tewerkstelt, moet voor elke buitenlandse werknemer een LIMOSA-1-aangifte indienen vóór het werk begint, en het L1-attest op verzoek kunnen voorleggen — de sancties (strafrechtelijk of administratief) treffen zowel werkgever als opdrachtgever. Sinds 2016 moet de buitenlandse werkgever ook een lokaal contactpersoon in België aanduiden.
Voor bijna alle grensoverschrijdende tewerkstelling is een A1-attest (Certificate of Coverage) nodig: het bewijst dat de werknemer tijdens de opdracht onder de sociale zekerheid van het thuisland blijft. Zonder dit attest laten sommige landen het werk niet doorgaan. Vraag het aan bij de RSZ/RSVZ (België) of de SVB (Nederland) vóór het werk start.
Uren, kilometers & GPS
Uren: Nederland verplicht elke werkgever strikt om uren en pauzes bij te houden. België kende lange tijd geen algemene verplichting; sinds 1 juli 2024 is het verplicht voor glijdende uurroosters (een registratiesysteem is vereist), terwijl vaste uurroosters nog niet verplicht zijn, hoewel registratie vaak de voorkeur krijgt.
Kilometers: beide landen laten een belastingvrije forfaitaire vergoeding per km toe, maar de maxima verschillen — NL stelde €0,23/km vast voor 2024, terwijl België veel hoger zit (rond €0,43–0,44/km, sinds 2022 per kwartaal geïndexeerd). Alles boven het maximum wordt in beide landen als loon belast.
GPS: in beide landen toegestaan, maar enkel onder de GDPR — een gerechtvaardigd belang afgewogen tegen de privacy, geen permanente tracking, de werknemer moet GPS kunnen uitschakelen in zijn privétijd, en het systeem moet zijn opgenomen in het arbeidsreglement met duidelijke informatie over wat wordt verzameld en waarom.
Sociale zekerheid, belastingen & detachering
Detachering: werknemers blijven normaal verzekerd in het thuisland van de werkgever. Met het A1-attest kan een werknemer tot 24 maanden in het andere land werken zonder daar nieuwe sociale bijdragen te betalen, verlengbaar tot 36 maanden. Daarna kan het gastland bijdragen heffen als het werk doorloopt.
Belastingen: de vaak aangehaalde 183-dagenregel betekent dat als de werknemer in een periode van 12 maanden niet meer dan 183 dagen in het gastland verblijft, het thuisland normaal het recht behoudt om te belasten. De Nederlandse belastingdienst stelt het eenvoudig: als het gastland mag belasten, hoeft de werkgever geen Nederlandse loonheffing in te houden; als Nederland mag belasten, moet hij dat wel. Er bestaan bijzondere regimes, zoals de Nederlandse 30%-regeling voor expats. In België betalen buitenlandse werknemers doorgaans Belgische inkomstenbelasting voor het hier verrichte werk, hoewel de drempel van 183 dagen vaak de aangifte in het thuisland behoudt.
Documenten & sancties
Bewaar arbeidsovereenkomsten, loonbrieven, tijdsregistraties, het A1-formulier en betalingsbewijzen minstens vijf jaar, en leg ze voor bij een controle. In Nederland kost een mislukte detacheringsmelding tot ongeveer €4.500 (ook opdrachtgevers zijn aansprakelijk); in België leidt het negeren van LIMOSA tot strafrechtelijke en administratieve sancties voor zowel werkgever als opdrachtgever, en een ontbrekend A1-attest verhoogt het controlerisico.
