Waar de tijd naartoe gaat
Voor een bedrijf met 10–20 mobiele werknemers duurt de voorbereiding van de loonadministratie doorgaans één tot twee dagen per maand. Iemand verzamelt de timesheets (papier of WhatsApp), voert ze in een Excel-bestand in, stemt ze af op de projectgegevens, corrigeert de onvermijdelijke fouten, en maakt een export voor het sociaal secretariaat of de loonleverancier. Elke stap is manueel. Elke stap kent faalmechanismen.
De knelpunten
- Timesheets komen te laat of onvolledig binnen — werknemers zitten op de baan, niet aan een bureau
- Uren worden op het verkeerde project of de verkeerde klant geboekt, wat een manuele correctie vereist
- Overuren en afwezigheidsgegevens leven in een apart systeem (of op een post-it)
- De loonexport heeft een andere opmaak dan wat het secretariaat verwacht
Wat een digitaal systeem verandert
Wanneer werknemers in- en uitchecken via GPS op hun telefoon, worden de uren geregistreerd op het moment dat ze gebeuren — gekoppeld aan het juiste project, met exacte tijden, zonder afronden. Op het einde van de maand wordt de export met één klik gegenereerd. De cijfers kloppen al. Er is niets af te stemmen.
Overuren worden bijgehouden terwijl ze gebeuren. Afwezigheden worden digitaal ingediend door de werknemer. Verlofsaldo's worden automatisch bijgewerkt. De taak van de manager wordt het bekijken van een dashboard, niet het opbouwen ervan uit ruwe gegevens.
Wat teams rapporteren
- Voorbereiding van de loonadministratie van twee dagen naar minder dan een uur
- Fouten in de loonadministratie sterk gedaald — geen manuele invoer betekent geen overschrijffouten
- Nacalculatie van projecten wordt mogelijk — werkelijke uren per opdracht, geen benaderingen
- Werknemers verkiezen het zelfs — geen timesheet om op het einde van de week in te vullen
Aan de slag
Done-it brengt de meeste teams van inschrijving tot de eerste geregistreerde uren in dezelfde namiddag. Geen hardware, geen IT-project. Werknemers downloaden de app en checken in. Uren verschijnen in het dashboard. De loonexport is klaar op het einde van de maand. De proefperiode is 30 dagen gratis — geen kaart vereist.
