Het probleem met manuele timesheets
Mobiele werknemers vullen hun uren uit het geheugen in, vaak dagen later. Afronden is de norm. Uren belanden op het verkeerde project of de verkeerde klant. De loonadministratie is een benadering. En wanneer een klant een factuur betwist — of een inspecteur opdaagt — is er geen objectief register om op terug te vallen.
Wat digitale tijdsregistratie werkelijk betekent
Digitale registratie betekent dat een werknemer op de werf op zijn scherm tikt om in te klokken, het systeem dat van een tijdstempel met GPS-bevestiging voorziet, en de uren automatisch aan het juiste project of de juiste klant koppelt. Op het einde van de maand wordt de loonexport met één klik gegenereerd — geen achternalopen, geen afstemmen, geen fouten.
De backoffice krijgt een live overzicht: wie op welke werf staat, hoeveel uren er per project zijn geregistreerd, en of een opdracht over het budget gaat. Dat inzicht verandert hoe u beheert — problemen komen in realtime aan het licht in plaats van op het einde van de maand.
Waar u op moet letten in een tijdsregistratietool voor mobiele teams
- In- en uitchecken bevestigd via GPS — geen terminal, geen kaartlezer
- Koppeling van uren per project of per klant, niet enkel een dagtotaal
- Live overzicht van de resterende uren per project zodat budgetoverschrijdingen zichtbaar zijn voor ze gebeuren
- Overuren bijhouden met flexibele uitbetaling of omzetting in verlof
- Beheer van verlof en afwezigheden, inclusief digitale upload van het ziektebriefje
- Loonexport met één klik, compatibel met uw sociaal secretariaat of HR-systeem
Veelgehoorde bezwaren — beantwoord
Werknemers gebruiken het niet. In de praktijk kost inchecken met één tik minder tijd dan op het einde van de week een papieren timesheet invullen. De adoptie verloopt bijna altijd sneller dan verwacht. Het is te duur. Done-it begint vanaf €19/maand basis — minder dan de kost van één fout in de loonadministratie. We zijn te klein. Er is geen minimale teamgrootte.
De compliance-dimensie
De meeste EU-landen verstrengen de vereisten rond arbeidstijdregistratie — aangedreven door de uitspraak van het Europees Hof van Justitie uit 2019 dat werkgevers een objectief en betrouwbaar systeem moeten hebben om de dagelijkse arbeidstijd te meten. Een digitale tool die een manipulatiebestendig register oplevert per werknemer, per dag, per project voldoet aan elke lokale uitwerking van die norm.
