De kernregel: proportionaliteit
GPS-tracking van werknemers is wettelijk onder de GDPR — maar enkel wanneer het in verhouding staat tot een gerechtvaardigd zakelijk doel. Het coördineren van leveringen, het bevestigen van servicebezoeken, het garanderen van de veiligheid van werknemers: allemaal geldig. Iemands elke beweging volgen 'voor het geval dat': niet geldig.
Vier dingen die u moet doen
- Bepaal het doel: routeoptimalisatie, veiligheid, bevestiging van een dienst — en leg het schriftelijk vast
- Beperk de tracking tot de werkuren: werknemers moeten GPS in hun privétijd kunnen uitschakelen
- Informeer uw team duidelijk: wat wordt verzameld, waarom, wie het kan zien, hoe lang het wordt bewaard
- Documenteer het: neem het gebruik van GPS op in uw arbeidsreglement en voer een DPIA uit als de tracking grootschalig of structureel is
Wat u niet mag doen
- 24/7 tracken — tracking buiten de werkuren schendt de proportionaliteit van de GDPR
- GPS-gegevens gebruiken voor automatische sancties (bv. snelheidswaarschuwingen die een tuchtmaatregel uitlokken) zonder voorafgaande mededeling
- Locatiegegevens langer bewaren dan nodig — de CNIL beveelt een maximum van twee maanden aan
- Werknemers niet informeren — niet-meegedeelde tracking kan bewijs ongeldig maken in een later geschil
Sectorspecifieke aandachtspunten
Voor field service en logistiek wordt GPS verwacht en is het makkelijk te rechtvaardigen. Voor schoonmaak en onderhoud is routeplanning door supervisors prima — constante tracking per werknemer is moeilijker te rechtvaardigen. Voor de bouw is GPS voor de bescherming van voertuigen en machines standaard; het mag geen aanwezigheidsregistratiesysteem dubbelen dat al in gebruik is.
Hoe Done-it het aanpakt
Done-it activeert GPS enkel bij het inchecken, het uitchecken en tijdens actieve verplaatsingen voor het werk. Er is geen 24/7-tracking, geen toezicht tijdens pauzes of privétijd. De gegevens worden gehost in de EU met encryptie en een aparte functionaris voor gegevensbescherming — klaar voor elke privacy-audit.
