Waarom manuele kilometerlijsten falen
Wanneer werknemers op het einde van de week hun kilometers invullen, reconstrueren ze hun routes uit het geheugen. Het resultaat: afgeronde cijfers, ontbrekende ritten en discussies op het einde van de maand. De loonadministratie is opgeblazen of onderbetaald, en het bedrijf heeft geen verdedigbare audit trail.
Hoe automatische registratie eruitziet
Een systeem op basis van GPS legt het vertrekpunt, het aankomstpunt, de werkelijke route en de exacte afstand vast voor elke rit — op de achtergrond, terwijl de werknemer rijdt. Geen manuele invoer. De gegevens zijn voorzien van een tijdstempel, gekoppeld aan de juiste klant of het juiste project, en meteen beschikbaar in de backoffice.
De werknemer selecteert het vervoerstype bij de start van de rit (eigen wagen, bedrijfswagen, carpool, fiets). Het systeem past automatisch het juiste terugbetalingstarief toe en signaleert alles boven de drempel waarvoor een bewijs van de werkelijke kosten nodig is.
Wat het bespaart
- Administratie: geen papieren rittenboeken achternalopen of Excel-fouten corrigeren op het einde van de maand
- Discussies: door GPS bevestigde gegevens zijn objectief — klanten en werknemers zien dezelfde cijfers
- Kosten: kilometers die nooit op een onkostennota zouden zijn beland, worden automatisch vastgelegd
- Compliance: een volledige audit trail per werknemer, per rit, per project — klaar voor controle
Waar u op moet letten in een kilometertool
- Automatische registratie via GPS — geen manuele invoer voor werknemers
- Meerdere vervoerstypes met instelbare tarieven
- Koppeling van ritten per project of per klant
- GDPR-proof: GPS enkel actief tijdens de werkuren, gegevens gehost in de EU
- Exportklare rapporten die rechtstreeks naar de loonadministratie of facturatie vloeien
Hoe Done-it het aanpakt
Done-it legt ritten automatisch vast via Trax-it — GPS registreert de route, de werknemer selecteert het vervoerstype, en het systeem past het juiste tarief toe. Alles wordt gekoppeld aan het juiste project of de juiste klant. Rapporten exporteren rechtstreeks naar de loonadministratie of e-facturatie, zonder manuele overname.
