Remboursements et tarifs officiels
En tant qu'employeur, vous pouvez verser à votre personnel une indemnité pour les déplacements professionnels effectués avec son propre véhicule. Elle est normalement exonérée d'impôt et de cotisations sociales — pour les deux parties — pour autant que les maxima officiels soient respectés, et elle doit couvrir des déplacements professionnels (visites de clients, réunions externes, déplacements entre lieux de travail), et non le trajet domicile-travail.
Les tarifs officiels sont publiés par l'autorité fédérale (SPF BOSA, via des circulaires du SPF Finances). Le fisc admet que l'indemnité couvre les frais réels pour autant qu'elle soit basée sur les kilomètres effectivement parcourus et qu'elle ne soit pas supérieure à ce que l'État verse à son propre personnel. Vous pouvez rembourser davantage, mais vous devez alors prouver que le montant supérieur reflète les frais réels — pour les PME, s'en tenir aux tarifs forfaitaires est la voie la plus sûre et la plus simple.
Indexation trimestrielle vs annuelle (2025)
La Belgique connaît deux méthodes d'indexation. Le tarif trimestriel (introduit en octobre 2022) suit de plus près les fluctuations des prix des carburants ; le tarif annuel change une fois par an, généralement le 1er juillet. Vous pouvez généralement choisir — sauf si une convention collective de travail (CCT) sectorielle ou le règlement de travail en dispose autrement — mais dès que vous optez pour le système annuel, vous devez le conserver pendant toute l'année d'indexation (du 1er juillet au 30 juin) ; vous ne pouvez revenir au système trimestriel qu'à partir du 1er juillet suivant.
- T1 2025 : 0,4290 €/km
- T2 2025 : 0,4320 €/km
- T3 2025 : 0,4309 €/km
- Annuel (1er juillet 2025 – 30 juin 2026) : 0,4449 €/km
Travailleurs salariés vs indépendants
Pour les travailleurs salariés, il n'y a pas de nombre maximal strict de kilomètres remboursables, mais au-delà de 24.000 km/an, le fisc ou l'ONSS peut demander une preuve des frais réels — l'indemnité ne devient pas automatiquement imposable, mais la charge de la preuve se déplace vers l'employeur.
Pour les indépendants, d'autres règles s'appliquent : le trajet domicile-travail entre le domicile et un lieu de travail fixe n'est généralement pas un frais professionnel, bien qu'une déduction forfaitaire de 0,15 €/km soit autorisée (max 490 €/an). Pour les déplacements professionnels, ils peuvent choisir entre le tarif kilométrique forfaitaire ou la déduction des frais réels (carburant, entretien, assurance, amortissement) ; la déductibilité dépend du véhicule et des émissions de CO₂ — une voiture électrique est déductible à 100 % en usage purement professionnel. Ils peuvent aussi refacturer le déplacement aux clients (pas de plafond, mais cela compte comme un revenu imposable).
Une administration est essentielle
Pour tout le monde, la règle vaut : pas d'administration solide, pas d'exonération fiscale. Un relevé détaillé des trajets mentionne la date, l'objet, les adresses de départ/arrivée et les kilomètres. Au-delà du tarif forfaitaire ou du seuil de 24.000 km, vous devez aussi prouver le coût réel par kilomètre (amortissement, carburant, entretien, assurance).
Attention à la différence entre déductible et remboursable : pour les travailleurs salariés, il s'agit de remboursements exonérés d'impôt par l'employeur ; pour les indépendants, de frais professionnels déduits du bénéfice imposable. Les 0,15 €/km pour le trajet domicile-travail constituent une déduction fiscale personnelle, et non un remboursement par l'employeur à ce tarif.
Exemples concrets
- Technicien (salarié), 150 km au tarif du T2 2025 : 150 × 0,4320 € = 64,80 €, exonéré d'impôt
- Trajet domicile-travail (salarié) : une réduction d'impôt personnelle à 0,15 €/km, max 490 € pour l'exercice d'imposition 2025
- Indépendant, 150 km au tarif annuel 0,4415 € (1er juillet 2024–30 juin 2025) : 150 × 0,4415 € = 66,23 €, déductible comme frais professionnel
Pourquoi l'enregistrement numérique des kilomètres est payant
Les méthodes manuelles — fichiers Excel, papier, notes éparses — sont sources d'erreurs, difficiles à contrôler et sensibles aux kilomètres gonflés. L'enregistrement basé sur la géolocalisation (comme Done-it avec Trax-it) capte automatiquement les points de départ et d'arrivée, l'itinéraire réel et la distance exacte, prévient la manipulation, applique les tarifs officiels indexés, signale le seuil de 24.000 km par travailleur, et génère des rapports prêts pour l'audit — le tout dans le respect du RGPD (pas de suivi en dehors des heures de travail).
