Législation & références
- Indemnité kilométrique officielle — à partir du 1er juillet 2025, le maximum s'élève à 0,4449 €/km (tarif annuel indexé jusqu'au 30 juin 2026), avec des montants trimestriels autour de 0,4309 €/km ; exonérée d'impôt et de cotisations dans la limite du maximum, et uniquement pour le véhicule personnel d'un travailleur (avec une voiture de société, l'employeur supporte directement le coût)
- Indemnité vélo (CCT 164) — obligatoire depuis le 1er mai 2023 ; 0,29 €/km en 2025, exonérée d'impôt jusqu'à 0,36 €/km avec un plafond annuel de 3.610 € (une CCT sectorielle inférieure prime)
- Facturation électronique obligatoire (PEPPOL) à partir du 1er janvier 2026 — un pdf par e-mail ne suffit plus, enregistrez donc les déplacements numériquement pour alimenter des factures structurées
Calculer les kilomètres de déplacement
Véhicule personnel vs voiture de société : les déplacements avec le véhicule personnel donnent droit à l'indemnité officielle ; une voiture de société n'a pas d'indemnité distincte, l'employeur supportant le carburant et l'entretien — mais enregistrez les kilomètres dans tous les cas, pour la note de frais ou votre propre calcul de coût de revient. N'oubliez pas le parking et le péage.
Autres modes de transport : certains collaborateurs se déplacent à vélo, en train, en tram, en bus ou à pied — appliquez une politique cohérente. Les transports publics peuvent être remboursés au prix réel du ticket (train/tram/bus sont à 0 % de TVA en Belgique) ; un seul déplacement peut combiner plusieurs modes de transport, votre système doit donc permettre d'enregistrer différents types de transport par trajet.
Le temps de déplacement peut être du temps de travail : selon l'arrêt européen Tyco (2015), pour les travailleurs sans lieu de travail fixe, le déplacement du domicile vers le premier client et du dernier client vers le domicile compte comme temps de travail. Cela ne signifie pas que vous devez tout facturer, mais le personnel doit être correctement rémunéré et la planification doit en tenir compte — décidez à l'avance si le temps de déplacement est facturé.
Déterminer les tarifs & convenir avec les clients
L'indemnité officielle régit surtout le remboursement interne ; commercialement, vous êtes libre de fixer votre propre tarif de déplacement (certains refacturent le tarif forfaitaire, d'autres un tarif plus élevé ou un forfait de déplacement fixe). Il n'y a pas de maximum légal, mais cela compte comme un revenu imposable, basez-le donc sur quelque chose de raisonnable afin à la fois de ne pas effrayer les clients et de couvrir vos coûts.
Soyez transparent : indiquez à l'avance dans le devis si le déplacement est inclus ou facturé séparément, et faites-le apparaître sur la facture comme une ligne distincte — p. ex. « Déplacement – visite sur place à [lieu] – 50 km ». Pour la TVA, les frais refacturés suivent généralement le taux de la prestation principale (donc 21 % si la prestation est à 21 %), avec une exception possible de 0 % pour les purs tickets de transports publics ; beaucoup d'entreprises appliquent simplement le taux standard par souci de simplicité. Distinguez cela de votre propre déductibilité, où les frais de carburant et de voiture ne sont que partiellement déductibles selon les coefficients de CO₂.
Reporter les heures et les kilomètres sur la facture
Tenir les kilomètres et les heures à la main est lent et source d'erreurs. Intégrer l'enregistrement à votre facturation économise de l'administration et améliore la précision — et avec la facturation électronique PEPPOL à partir de 2026, l'intégration numérique est une nécessité, pas un luxe. Enregistrez les trajets et les heures d'une journée, reliez chacun au bon client ou au bon projet, et les données alimentent directement une facture par client — fini de chercher les distances ou de retaper les heures, et une facture structurée (Peppol BIS) en un clic, correcte et complète.
Comment Done-it aide
Done-it enregistre automatiquement les trajets via la géolocalisation (Trax-it) — points de départ et d'arrivée, itinéraire réel et distance exacte — ce qui exclut la saisie manuelle et les kilomètres gonflés. Vous définissez des types de transport (voiture de leasing, véhicule personnel, covoiturage conducteur/passager, vélo, transports publics) avec leurs propres règles et tarifs, visualisez les itinéraires sur une carte reliée au client/projet/tâche, et combinez le tout avec l'enregistrement du temps pour une vue complète. Il génère automatiquement des rapports (date, adresses, kilomètres) « selon des normes sérieuses », applique les tarifs officiels indexés, signale le seuil de 24.000 km et respecte le RGPD (pas de suivi en dehors des heures de travail) — prêts à exporter vers la comptabilité ou la facturation électronique.
