Ce qu'implique l'obligation
À partir de la date de lancement, les entreprises ne peuvent plus utiliser de factures papier ou pdf pour le B2B ; elles doivent émettre et recevoir des factures électroniques structurées selon des normes communes. Les points essentiels :
- Lancement le 1er janvier 2026 — pour toutes les entreprises belges assujetties à la TVA, uniquement le B2B ; les factures aux consommateurs (B2C) sont pour l'instant hors du champ d'application
- Format standard — la norme européenne EN 16931, en pratique Peppol BIS 3.0 (UBL XML) ; les pdf et le papier ne sont plus valides
- Envoi via PEPPOL — un modèle décentralisé où chaque partie se connecte via un Access Point certifié ; une signature numérique n'est pas requise car PEPPOL garantit l'authenticité
- Alternatives — l'expéditeur et le destinataire peuvent utiliser un autre canal (p. ex. un EDI privé) si la facture respecte toujours la norme EN 16931, mais chaque entreprise doit être techniquement capable d'utiliser PEPPOL
- Exceptions — uniquement le B2B national ; les transactions étrangères n'utilisent la facturation électronique que de commun accord
- Possible échelonnement selon la taille de l'entreprise (>9 M€, 7–9 M€, <7 M€) — aucun calendrier officiel confirmé pour l'instant
- Arrondi de la TVA — à partir de 2026, la TVA sur les factures électroniques ne peut être arrondie que par taux, et non par ligne
- Sanctions — 1.500 € / 3.000 € / 5.000 € pour la première/deuxième/troisième infraction, plus une possible perte du droit à la déduction de la TVA
Qu'est-ce que PEPPOL et comment ça fonctionne
PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) est une norme et un réseau international permettant d'envoyer des documents électroniques de manière sécurisée et interopérable. Les entreprises n'envoient pas leurs factures directement par e-mail : chacune se connecte à un Access Point certifié qui achemine la facture sur le réseau vers l'Access Point du destinataire, qui la dépose dans son logiciel — avec des protocoles et des formats communs, de sorte qu'aucune connexion point à point sur mesure n'est nécessaire. De nombreux ERP et outils cloud belges (Odoo, SAP, etc.) le prennent déjà en charge.
Avantages
- Un réseau ouvert — chaque entreprise connectée peut facturer toute autre, quels que soient les systèmes utilisés
- Automatisation complète — les factures fournisseurs arrivent directement dans votre logiciel et les factures de vente partent sans e-mail
- Une meilleure sécurité — seuls les participants autorisés sont sur le réseau
- Un traitement plus rapide avec moins d'erreurs
- Pérenne — la Belgique prévoit d'utiliser PEPPOL pour un e-Reporting quasi en temps réel aux administrations fiscales à partir de 2028
Comment vous préparer
- Informez et formez — déterminez quels clients/fournisseurs relèvent du B2B national, et formez votre administration aux nouveaux formats (UBL XML) et outils
- Évaluez votre logiciel actuel — demandez à votre fournisseur la prise en charge de PEPPOL et d'EN 16931 ; des mises à jour sont attendues en 2025
- Choisissez un logiciel compatible — recherchez des solutions « Peppol-ready » ou des access points agréés ; un outil intégré (projets, heures, frais, documents au même endroit) maintient les données de facture structurées
- Testez avant 2026 — échangez volontairement des factures électroniques avec des partenaires de confiance pour détecter les problèmes tôt
- Consultez des spécialistes ou votre partenaire logiciel pour les questions d'intégration
Le rôle des outils de gestion
Pour 2026, il ne s'agit pas seulement d'émettre des factures au format PEPPOL, mais de bien organiser les données sous-jacentes — heures, déplacements et tâches par client. Un outil qui centralise tout cela (comme Done-it) rend les factures électroniques plus précises et la transition bien plus fluide. Les entreprises qui se préparent tôt font de l'obligation une opportunité de modernisation : une facturation plus rapide, moins d'erreurs et un back-office plus productif.
