Pourquoi les relevés kilométriques manuels échouent
Lorsque les travailleurs encodent leurs kilomètres en fin de semaine, ils reconstituent leurs trajets de mémoire. Le résultat : des chiffres arrondis, des trajets oubliés et des discussions en fin de mois. L'administration des salaires est gonflée ou sous-payée, et l'entreprise n'a pas de piste d'audit défendable.
À quoi ressemble l'enregistrement automatique
Un système basé sur le GPS capte le point de départ, le point d'arrivée, l'itinéraire réel et la distance exacte pour chaque trajet — en arrière-plan, pendant que le travailleur conduit. Aucune saisie manuelle. Les données sont horodatées, reliées au bon client ou au bon projet, et immédiatement disponibles dans le back-office.
Le travailleur sélectionne le type de transport au début du trajet (véhicule personnel, voiture de société, covoiturage, vélo). Le système applique automatiquement le bon tarif de remboursement et signale tout ce qui dépasse le seuil pour lequel une preuve des frais réels est nécessaire.
Ce que cela fait économiser
- Administration : plus besoin de courir après des carnets de route papier ni de corriger des erreurs Excel en fin de mois
- Discussions : les données confirmées par GPS sont objectives — clients et travailleurs voient les mêmes chiffres
- Coûts : des kilomètres qui n'auraient jamais figuré sur une note de frais sont enregistrés automatiquement
- Conformité : une piste d'audit complète par travailleur, par trajet, par projet — prête pour le contrôle
Ce à quoi prêter attention dans un outil kilométrique
- Enregistrement automatique via GPS — pas de saisie manuelle pour les travailleurs
- Plusieurs types de transport avec des tarifs paramétrables
- Liaison des trajets par projet ou par client
- Conforme au RGPD : GPS actif uniquement pendant les heures de travail, données hébergées dans l'UE
- Rapports prêts à exporter qui alimentent directement l'administration des salaires ou la facturation
Comment Done-it s'y prend
Done-it enregistre automatiquement les trajets via Trax-it — le GPS enregistre l'itinéraire, le travailleur sélectionne le type de transport, et le système applique le bon tarif. Tout est relié au bon projet ou au bon client. Les rapports s'exportent directement vers l'administration des salaires ou la facturation électronique, sans reprise manuelle.
