Qu'est-ce que CheckIn@Work ?
CheckIn@Work est l'enregistrement de présence électronique belge pour les travaux immobiliers (construction, génie civil, rénovation) et certains autres secteurs. Il existe depuis 2014 et exige un enregistrement quotidien de toute personne effectuant de tels travaux dès que le projet dépasse un seuil — 500.000 € hors TVA pour les travaux entamés après le 1er mars 2016 (auparavant 800.000 €). Sur chaque chantier atteignant ce montant, chaque personne doit s'enregistrer quotidiennement avant le début.
Initialement destiné à la construction, le champ d'application a été élargi : il couvre aussi le secteur de la viande (toute personne dans les abattoirs ou les entreprises de transformation de viande sous le contrôle de l'AFSCA, sans seuil) et des activités telles que la livraison de béton prêt à l'emploi. Le nettoyage en est exclu depuis 2024 (il relève de CIAO), et l'agriculture, l'horticulture et la sylviculture sont expressément hors du champ d'application.
Qui enregistre, et comment
La responsabilité est partagée entre l'entité qui envoie quelqu'un sur le chantier (employeur, entrepreneur principal ou sous-traitant) et la personne qui effectue le travail. En pratique, l'employeur ou le donneur d'ordre enregistre le personnel, les sous-traitants et les indépendants via l'application sécurisée de l'ONSS ou via des méthodes automatisées (un badge sur le chantier, le scan du QR-code LIMOSA, une application mobile) ; les travailleurs et les sous-traitants indépendants peuvent s'enregistrer eux-mêmes si cela est convenu. L'enregistrement se fait quotidiennement, avant le début, et toutes les données sont centralisées dans la banque de données de l'ONSS et reliées à la déclaration de chantier (30bis) — chaque chantier soumis à l'obligation doit donc être déclaré au préalable pour obtenir un numéro de chantier.
Qu'est-ce que CIAO ?
CIAO (Check In And Out at Work) est le système plus récent destiné au secteur du nettoyage, en vigueur depuis le 1er septembre 2024. Il exige que chaque travailleur ou indépendant effectuant un nettoyage professionnel enregistre numériquement et en temps réel sur le chantier le début et la fin des activités — ainsi que les pauses. L'objectif reflète celui de CheckIn@Work : plus de transparence, moins de fraude sociale, des travailleurs plus en sécurité.
Il couvre l'entretien et le nettoyage de biens immobiliers pour des tiers — le nettoyage de l'intérieur/extérieur de bâtiments, bureaux, usines ou installations techniques, le nettoyage en profondeur après construction, le lavage de vitres, le balayage de rues, la désinfection de laboratoires ou de salles blanches. Exclus : le nettoyage domestique via titres-services, le nettoyage effectué en interne avec son propre personnel, et les travaux non liés au nettoyage (entretien technique, réparations, montage). Règle empirique : si le seul but de l'activité est de nettoyer un endroit (et non de le reconstruire ou de le réparer), elle relève de CIAO — dans les limites des seuils mentionnés ci-dessous.
Seuils & fonctionnement de l'enregistrement
Contrairement au seuil fixe de 500.000 € de CheckIn@Work, CIAO applique les seuils 30bis, adaptés au nettoyage :
- ≥ 30.000 € hors TVA sans sous-traitant
- ≥ 5.000 € avec un seul sous-traitant
- 0 € (pas de seuil) avec deux sous-traitants ou plus
CIAO exige deux opérations par personne et par jour — un enregistrement IN au début du nettoyage et un OUT à la fin, plus chaque pause. Chaque travailleur s'enregistre lui-même en temps réel, sur le chantier, via l'application ou l'appareil ; l'employeur ou le chef d'équipe ne peut pas le faire à sa place et ne peut pas enregistrer à l'avance. Le service en ligne officiel est disponible depuis le 1er janvier 2024, avec des méthodes telles que l'application web/mobile de l'ONSS (eID, Itsme, QR), une pointeuse mobile sur le chantier, ou des applications certifiées de tiers.
Erreurs fréquentes & sanctions
- Ne pas identifier les chantiers soumis à l'obligation (penser qu'un chantier est « trop petit ») ; scinder artificiellement un contrat peut constituer une infraction
- Oublier la déclaration de chantier (30bis) — sans cette déclaration, les enregistrements ne peuvent pas être reliés à un chantier valide
- Ne pas convenir qui enregistre qui lorsque plusieurs entreprises partagent un chantier
- Enregistrement tardif ou imprécis — un seul enregistrement au début du projet au lieu de quotidien, un mauvais numéro de chantier, ou enregistrer le OUT au dépôt au lieu du chantier du client
- Ne pas informer ou former le personnel
- Supposer qu'un système de badge interne suffit — les données doivent passer par les canaux officiels de l'ONSS
- Sous-estimer les amendes
Les peines prévues par le Code pénal social vont de 300 à 3.000 € (niveau 1) ou de 600 à 6.000 € (niveau 3) par travailleur ; les cas graves peuvent entraîner la fermeture du chantier ou une interdiction de travailler. CIAO a connu une période transitoire sans sanction jusqu'au 30 avril 2025 ; dans la construction, il n'y a pas de tolérance, et les contrôles incluent systématiquement CheckIn@Work.
Rester en conformité
Identifiez vos obligations (secteur, valeur du projet, sous-traitance), introduisez la déclaration 30bis avant le début du travail, choisissez et configurez les outils officiels (ou une intégration certifiée qui transmet automatiquement, comme Done-it), formez votre personnel, consignez par écrit les responsabilités, contrôlez les enregistrements quotidiennement, et archivez les données. Avec un outil comme Done-it, les travailleurs pointent via une seule application mobile (GPS, QR, badge) et les données sont automatiquement transmises à CheckIn@Work ou CIAO — il ne les remplace pas, il s'y relie — tout en ajoutant des extras opérationnels (localisation, heures, kilomètres, partage de documents et de photos).
