Où en est la Belgique aujourd'hui
Le droit du travail belge (qui est sur le point de changer) ne prévoit aujourd'hui aucune obligation générale d'enregistrer systématiquement les heures. Cela n'est obligatoire que dans des cas spécifiques — les travailleurs à temps partiel avec des horaires variables et le personnel à horaire flottant, qui doivent enregistrer les écarts par rapport à leur horaire normal. En dehors de ces exceptions, la plupart des entreprises n'utilisent pas encore de pointeuse formelle ni d'enregistrement numérique.
Pourtant, la Belgique impose déjà dans certains secteurs un enregistrement de présence dans le cadre de la lutte contre la fraude sociale :
- Construction (travaux immobiliers, livraison de béton) — via CheckIn@Work
- Le secteur de la viande — également via CheckIn@Work
- Le nettoyage de bâtiments — via CIAO (Check In And Out at Work)
CIAO est entré en vigueur le 1er septembre 2024 et oblige les entreprises de nettoyage et d'entretien à enregistrer numériquement l'entrée et la sortie de leurs travailleurs sur chaque lieu de travail — y compris les entreprises étrangères actives en Belgique. Ces initiatives sectorielles visent à accroître la transparence, à améliorer les conditions de travail et à lutter contre le travail au noir ; les contrôles sont actifs et le non-respect est sanctionné.
La nouvelle loi de 2027
Conformément aux tendances européennes, la Belgique instaure à partir du 1er janvier 2027 une obligation générale d'enregistrer le temps de travail de chaque travailleur. La modification a été annoncée le 27 novembre 2025 dans le cadre de l'accord budgétaire fédéral. Chaque employeur, privé et public, devra disposer d'un système objectif, fiable et flexible pour enregistrer les heures de chaque travailleur.
La forme concrète est laissée à l'employeur : vous choisissez vous-même la technologie ou la méthode (une pointeuse numérique, une application mobile ou un autre système), pour autant qu'elle produise un enregistrement objectif et fiable. L'obligation découle du droit de l'UE — la Cour de justice a jugé en 2019 que les États membres doivent obliger les employeurs à mettre en place un système objectif, fiable et accessible mesurant le temps de travail quotidien. La Belgique s'est jusqu'à présent opposée à une obligation générale.
Important : le texte légal définitif n'est pas encore publié, de sorte que les détails restent ouverts — quels groupes souvent exemptés des règles classiques du temps de travail (certaines fonctions dirigeantes, les travailleurs mobiles) y seront soumis, comment les enregistrements devront être conservés, et les sanctions en cas de non-respect. Des propositions antérieures mentionnaient que les enregistrements devraient être conservés au moins cinq ans.
Impact et objectifs
Pour beaucoup d'entreprises, il s'agit d'un changement profond, étant donné que la plupart n'ont pas encore de système — toutes les entreprises devront adapter leurs procédures d'ici 2027. Pour certaines, cela signifie davantage d'administration et moins de flexibilité dans la planification. Il y a aussi un aspect juridique : une décision belge a jugé qu'en l'absence d'enregistrements, la charge de la preuve repose entièrement sur l'employeur pour démontrer qu'aucune heure supplémentaire n'a été prestée — quasi impossible sans enregistrement objectif — ce qui expose l'entreprise à des réclamations pour heures impayées.
Les objectifs de la réforme sont la protection et le bien-être du travailleur : prévenir les heures supplémentaires non souhaitées ou impayées, un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et davantage de transparence et d'équité. L'application reflétera probablement celle de CheckIn@Work et de CIAO — contrôles et sanctions — de sorte qu'un système fiable permet à la fois d'éviter les amendes et de fournir une preuve solide lors de contrôles ou de litiges.
Leçons des secteurs qui le font déjà
Dans la construction et le secteur de la viande, la présence de chaque travailleur doit déjà être enregistrée quotidiennement via CheckIn@Work, avant le début de la journée de travail ; le travailleur peut s'enregistrer lui-même ou l'employeur peut le faire, mais il doit y avoir une preuve électronique de qui est présent, où et quand. Dans le nettoyage, CIAO exige un enregistrement en temps réel du début et de la fin des activités, pauses comprises ; il s'applique aux travailleurs, aux indépendants, aux intérimaires et aux stagiaires, et le pré-enregistrement ou l'antidatage manuel n'est pas autorisé.
Ces secteurs pionniers démontrent que l'enregistrement numérique est réalisable et efficace : un clic dans une application ou un scan de badge, avec des données immédiatement disponibles pour le reporting et les contrôles. La technologie existe et a fait ses preuves sur le terrain.
Comment être en règle : vos options
- Applications mobiles — le travailleur enregistre le début/la fin (et les pauses) depuis un smartphone, avec l'heure exacte et, en option, la géolocalisation ; idéal pour un personnel réparti sur plusieurs sites ou des équipes mobiles
- Terminaux / pointeuses — des appareils physiques sur lesquels le personnel pointe avec un badge, un code PIN, un bracelet ou la biométrie ; adaptés aux lieux de travail fixes
- Logiciels de bureau / cloud — saisie manuelle, ou systèmes qui détectent l'activité à la connexion/déconnexion et marquent les pauses en cas d'inactivité
Quel que soit votre choix, le système doit enregistrer le début et la fin de chaque journée de travail (et les pauses lorsque c'est pertinent), conserver les données de manière sécurisée, et générer des rapports d'heures, d'heures supplémentaires et d'écarts. Il doit prévenir la manipulation (connexions individuelles, badges personnels, géotagging ou biométrie) et être suffisamment flexible pour les horaires flottants, les équipes de nuit, le travail par projet et les sites multiples — afin que vous disposiez d'un aperçu complet et vérifiable des heures de chaque travailleur.
Commencez à vous préparer dès maintenant
2027 semble loin, mais c'est le moment de vous préparer. Un système numérique n'est pas seulement une réponse à la future obligation — il améliore aussi l'organisation quotidienne : des heures plus claires, moins d'erreurs et de litiges, une meilleure planification des ressources, et une détection plus précoce des surcharges. Beaucoup d'entreprises optent pour une solution entièrement mobile comme Done-it plutôt que pour du matériel coûteux : le personnel pointe via smartphone, vous obtenez un registre des heures légal, toujours accessible, avec track & trace, et les rapports pour les contrôles ou l'administration des salaires sont générés automatiquement.
