Wetgeving & referenties
- Officiële kilometervergoeding — vanaf 1 juli 2025 bedraagt het maximum €0,4449/km (jaarlijks geïndexeerd tarief tot 30 juni 2026), met kwartaalbedragen rond €0,4309/km; vrij van belasting en bijdragen binnen het maximum, en enkel voor het eigen voertuig van een werknemer (bij een bedrijfswagen draagt de werkgever de kost rechtstreeks)
- Fietsvergoeding (cao 164) — verplicht sinds 1 mei 2023; €0,29/km in 2025, belastingvrij tot €0,36/km met een jaarplafond van €3.610 (een lagere sectorale cao heeft voorrang)
- Verplichte e-facturatie (PEPPOL) vanaf 1 januari 2026 — een pdf per e-mail volstaat niet meer, registreer verplaatsingen dus digitaal om gestructureerde facturen te voeden
De verplaatsingskilometers berekenen
Eigen vs bedrijfswagen: verplaatsingen met het eigen voertuig geven recht op de officiële vergoeding; een bedrijfswagen heeft geen aparte vergoeding, waarbij de werkgever de brandstof en het onderhoud draagt — maar registreer de kilometers hoe dan ook, voor de onkostennota of uw eigen kostprijsberekening. Vergeet de parking en de tol niet.
Andere vervoerswijzen: sommige medewerkers verplaatsen zich met de fiets, de trein, de tram, de bus of te voet — houd een consequent beleid aan. Openbaar vervoer kan worden terugbetaald aan de werkelijke ticketprijs (trein/tram/bus hebben 0% btw in België); een enkele verplaatsing kan meerdere vervoerswijzen combineren, dus uw systeem moet toelaten om verschillende vervoerstypes per rit te registreren.
Verplaatsingstijd kan arbeidstijd zijn: volgens het EU-Tyco-arrest (2015) geldt voor werknemers zonder vaste werkplek de verplaatsing van thuis naar de eerste klant en van de laatste klant terug naar huis als arbeidstijd. Dat betekent niet dat u alles moet aanrekenen, maar het personeel moet correct worden betaald en de planning moet er rekening mee houden — beslis vooraf of de verplaatsingstijd wordt gefactureerd.
Tarieven bepalen & afspraken met klanten
De officiële vergoeding regelt vooral de interne terugbetaling; commercieel bent u vrij om uw eigen verplaatsingstarief te bepalen (sommigen rekenen het forfaitaire tarief door, anderen een hoger tarief of een vast voorrijbedrag). Er is geen wettelijk maximum, maar het telt als belastbaar inkomen, dus baseer het op iets redelijks om zowel klanten niet af te schrikken als uw kosten te dekken.
Wees transparant: zeg vooraf in de offerte of de verplaatsing inbegrepen is of apart wordt aangerekend, en toon ze op de factuur als een aparte lijn — bv. 'Verplaatsing – bezoek ter plaatse aan [locatie] – 50 km'. Voor de btw volgen doorgerekende kosten doorgaans het tarief van de hoofddienst (dus 21% als de dienst 21% is), met een mogelijke uitzondering van 0% voor zuivere tickets van openbaar vervoer; veel bedrijven passen voor de eenvoud gewoon het standaardtarief toe. Houd dit gescheiden van uw eigen aftrekbaarheid, waar brandstof- en autokosten slechts gedeeltelijk aftrekbaar zijn volgens de CO₂-coëfficiënten.
Uren en kilometers op de factuur brengen
Kilometers en uren met de hand bijhouden is traag en foutgevoelig. De registratie integreren met uw facturatie bespaart administratie en verbetert de nauwkeurigheid — en met de PEPPOL-e-facturatie vanaf 2026 is digitale integratie een noodzaak, geen luxe. Leg de ritten en uren van een dag vast, koppel elk aan de juiste klant of het juiste project, en de gegevens vloeien rechtstreeks naar een factuur per klant — geen afstanden meer opzoeken of tijden hertypen, en een gestructureerde (Peppol BIS) factuur met één klik die correct en volledig is.
Hoe Done-it helpt
Done-it registreert ritten automatisch via geolocatie (Trax-it) — vertrek- en aankomstpunten, de werkelijke route en de exacte afstand — wat manuele invoer en opgeblazen kilometers uitsluit. U definieert vervoerstypes (leasewagen, eigen wagen, carpool met bestuurder/passagier, fiets, openbaar vervoer) met hun eigen regels en tarieven, bekijkt routes op een kaart gekoppeld aan klant/project/taak, en combineert het met tijdsregistratie voor een volledig beeld. Het genereert automatisch rapporten (datum, adressen, kilometers) 'volgens ernstige normen', past de officiële geïndexeerde tarieven toe, signaleert de drempel van 24.000 km en respecteert de GDPR (geen tracking buiten de werkuren) — klaar om te exporteren naar de boekhouding of e-facturatie.
