Gastos de kilometraje en empresas en 2025: cómo controlarlos, calcularlos y optimizarlos

Gestiona los gastos de kilometraje en 2025 con Trax-it de Done-it. Reembolso de 0,26 €/km, registro automático, cumplimiento fiscal y optimización de rutas para reducir costes y maximizar eficiencia.

En muchas empresas, los gastos de kilometraje representan una parte importante del presupuesto asignado a los desplazamientos laborales. Saber cómo gestionar estos gastos de forma adecuada es clave para mantener el control financiero, garantizar la transparencia y cumplir con la normativa vigente. A continuación, te explicamos todo lo que necesitas saber sobre los gastos de kilometraje en los negocios, desde su cálculo hasta cómo optimizarlos.

¿Qué son los gastos de kilometraje y por qué son importantes?

Los gastos de kilometraje son aquellos costes que las empresas reembolsan a sus empleados por utilizar sus vehículos personales para fines laborales. Estos gastos cubren el combustible, el desgaste del coche, los seguros y otros gastos asociados.

Importancia de controlarlos:

Evita reclamaciones excesivas o incorrectas.
Cumple con las políticas internas y la normativa fiscal.

¿Cuánto se paga por kilómetro en 2025?

En España, el importe exento de tributación en el IRPF para los desplazamientos en vehículo privado ha sido actualizado en 2025 a 0,26 €/km, según la Orden HFP/793/2023. Este aumento refleja los costes crecientes de combustible y mantenimiento del vehículo.

Factores que influyen en la tarifa por kilómetro:

Tipo de vehículo utilizado (coche, motocicleta, etc.).
Costes de mantenimiento y desgaste del vehículo.
La distancia recorrida.
Las condiciones del viaje (por ejemplo, rutas frecuentes o viajes excepcionales).

¿Cómo calcular correctamente los gastos de kilometraje?

Para calcular los gastos de kilometraje, se utiliza una fórmula básica:

Kilómetros recorridos × Tarifa por kilómetro = Reembolso total

Por ejemplo:
Si un empleado ha recorrido 500 km y la empresa reembolsa 0,26 €/km, el reembolso total sería:

500 km × 0,26 €/km = 130 euros

Documentación necesaria para justificar los gastos:

Parte de kilometraje o reporte de viajes: Con detalles como la fecha del desplazamiento, los puntos de origen y destino, y el motivo del viaje.
Facturas de peajes o parkings: Cuando corresponda.
Registro automático mediante Trax-it: La solución de Done-it para gestionar y registrar el kilometraje.

¿Cómo controlar los gastos de kilometraje de los empleados?

Un control deficiente de los gastos de kilometraje puede llevar a fraudes, errores de cálculo o discrepancias en los informes. Para evitarlo, las empresas deben implementar sistemas eficaces de monitoreo.

1. Uso de Trax-it: La solución ideal para el control del kilometraje

Trax-it, un producto de Done-it, es una herramienta diseñada para monitorizar y registrar automáticamente los desplazamientos de los empleados. Sus principales ventajas son:

Registro automático de rutas y distancias recorridas
Generación de informes detallados para una compensación precisa.
Optimización de rutas para reducir costes y mejorar la eficiencia operativa.
Verificación mediante geolocalización, asegurando la precisión de los datos.

Implementar Trax-it no solo simplifica la gestión administrativa de los gastos de kilometraje, sino que también garantiza el cumplimiento de las normativas fiscales y evita reclamaciones incorrectas.

2. Establecer políticas claras

Una política de gastos de kilometraje bien definida debe especificar:

Cuánto se reembolsa por kilómetro.
Qué tipo de desplazamientos son reembolsables.
La documentación necesaria para justificar los gastos.

Cómo optimizar los gastos de kilometraje en empresas

1. Verificación mediante GPS y sistemas integrados

El uso de herramientas como Trax-it garantiza que los desplazamientos registrados sean precisos y verificados mediante geolocalización. Esto evita discrepancias y posibles fraudes.

2. Fomentar el uso de vehículos compartidos

El uso compartido de vehículos puede reducir significativamente los costes de kilometraje. Al compartir el coche, varios empleados pueden dividir el coste del viaje, optimizando los recursos.

3. Revisar rutas y métodos de transporte alternativos

En algunos casos, los gastos de kilometraje pueden reducirse si los empleados optan por otros medios de transporte, como trenes o autobuses. También es importante revisar si las rutas seguidas por los empleados son las más eficientes.

Aspectos fiscales y deducciones aplicables

Los gastos de kilometraje son deducibles en el Impuesto de Sociedades siempre que estén debidamente justificados y vinculados a la actividad empresarial. Para ello:

Es necesario conservar los documentos que prueben el gasto.
El reembolso debe ajustarse a las normativas fiscales vigentes.

En caso de inspección fiscal, contar con reportes precisos y completos (por ejemplo, generados por Trax-it) puede evitar problemas legales.

Errores comunes en la gestión de gastos de kilometraje

Falta de documentación adecuada: No presentar facturas, informes o justificantes puede generar problemas ante una auditoría.
Cálculos incorrectos: No verificar la distancia recorrida puede llevar a reembolsos excesivos o insuficientes.
Desconocimiento de la normativa fiscal: Algunas empresas no aplican correctamente los límites exentos de impuestos.

La importancia de un buen control de los gastos de kilometraje

Un correcto control y gestión de los gastos de kilometraje no solo reduce el riesgo de errores o fraudes, sino que también contribuye a la optimización de los recursos empresariales. Utilizar herramientas digitales como Trax-it, establecer políticas claras y realizar auditorías periódicas son pasos esenciales para lograrlo.

Si tu empresa busca una forma eficiente de gestionar los gastos de kilometraje, considera implementar Trax-it. Esta solución te ayudará a mantener el control y la transparencia en la gestión de desplazamientos.

Prueba 30 días gratis

¿Quieres saber más?