Intelligente tijdregistratie in België: verbeter stiptheid, aanwezigheid en kostenbeheer met Done‑it

Ontdek hoe je de wettelijk verplichte tijdregistratie kunt omzetten in een nuttig instrument voor kleine ondernemingen in België zonder HR-afdeling.

Verplichte tijdregistratie via Check In and Out at Work

Sinds 1 september 2024 zijn alle Belgische ondernemingen verplicht om in realtime de start, stop en pauzes van hun werknemers te registreren bij werkzaamheden in vastgoed, vleesbereiding en schoonmaak via het Checkinatwork-systeem :contentReference[oaicite:0]{index=0}.

• Elke aanwezige persoon (werknemer, zelfstandige, uitzendkracht, stagiair) moet geregistreerd worden :contentReference[oaicite:1]{index=1}.
• “In” bij de start, “Out” bij einde, inclusief pauzes, allemaal in realtime op de werkplek :contentReference[oaicite:2]{index=2}.
• Fouten mogen binnen 30 dagen worden gecorrigeerd :contentReference[oaicite:3]{index=3}.
• Zowel de werkgever als werknemer kunnen verantwoordelijk worden gehouden :contentReference[oaicite:4]{index=4}.

Bij niet-naleving kunnen boetes oplopen tot enkele honderden of duizenden euro’s per overtreding, en zelfs tot €8 000 bij ernstige gevallen :contentReference[oaicite:5]{index=5}.

Voordelen van intelligente tijdregistratie met Done‑it

Betere stiptheid en aanwezigheid

• Nauwkeurige registratie voorkomt valse starts of stops.
• Realtime waarschuwingen bij ontbrekende registraties zorgen voor directe correctie.
• Je krijgt inzicht in patronen van te laat komen of onregelmatige aanwezigheid.

Voorbeeld: een bedrijf reduceerde foutieve registraties van 15 % naar 5 % dankzij realtime opvolging.

Efficiënt beheer van uren en kosten

• Je ziet precies hoeveel uren er effectief gewerkt zijn en voorkomt onterecht uitbetalen.
• Zicht op inefficiënties zoals wachten of onnodige verplaatsingen.
• Overuren worden accuraat geregistreerd, zonder verborgen kosten.

Data voor strategische beslissingen

• Wekelijkse en maandelijkse rapporten geven inzicht in aanwezigheid, vertragingen en overuren.
• Vergelijk gegevens voor en na implementatie om de impact aan te tonen.
• Deze gegevens zijn nuttig voor boekhouder, auditor of inspectie.

Implementatiegids voor kleine ondernemingen

1. Installeer Done‑it en stel werf- of klantlocaties in.
2. Voer een test uit met 2–3 medewerkers, registreer start, pauzes en einde gedurende een week.
3. Activeer realtime waarschuwingen bij registratiefouten.
4. Bekijk het eerste rapport: uren, foutregistraties en overuren.
5. Rol het systeem uit naar het hele team; geen HR nodig.
6. Plan maandelijkse check-ins om de werkwijze te optimaliseren.

Zo maak je van een wettelijke verplichting een dagelijks voordeel.

Wettelijke naleving zonder moeilijkheden

• Done‑it genereert rapporten die voldoen aan Checkinatwork: tijd, pauzes, plek en correcties kunnen volledig worden gedocumenteerd :contentReference[oaicite:6]{index=6}.
• Gegevens worden veilig bewaard, met encryptie en toegang zoals vereist door GDPR/Belse wetgeving.
• Bij inspectie kun je eenvoudig gestructureerde gegevens aanbieden per medewerker, per dag, per locatie.

Veelgestelde vragen

Wat als iemand vergeet te registreren?

Done‑it stuurt automatisch een melding, zodat registraties in realtime kunnen worden gecorrigeerd.

Hoe omgaan met werken op meerdere locaties op één dag?

Je kunt meerdere werf- of klantlocaties instellen; elke in- of uitcheck wordt afzonderlijk vastgelegd per locatie.

Mijn medewerker maakte een fout bij registratie, kan dat gecorrigeerd worden?

Ja, correcties kunnen binnen de wettelijke periode van 30 dagen worden doorgevoerd met volledige auditgeschiedenis.

Slotbeschouwing

De verplichte tijdregistratie in België kan je bedrijf versterken op drie domeinen:
– Wettelijke naleving op een eenvoudige manier
– Betere punctualiteit en lagere arbeidskosten
– Data om je onderneming strategisch te sturen

Probeer onze gratis testomgeving of vraag een demo van 10 minuten en ontdek hoe Done‑it je efficiëntie kan verhogen.