De digitale transformatie van facturatie zet stevig door in Europa, en België vormt hierop geen uitzondering. De Belgische overheid heeft een nieuwe wet goedgekeurd die vanaf 1 januari 2026 de B2B e-facturatie verplicht maakt.
Dit betekent dat vanaf die datum alle commerciële transacties tussen Belgische ondernemingen (onderworpen aan btw) via elektronische facturen in een gestructureerd formaat zullen moeten verlopen, met het Peppol-netwerk als uitwisselingskanaal.
De maatregel wil de fiscale efficiëntie verbeteren, fiscale controles vergemakkelijken en btw-fraude verminderen, volledig in lijn met de Europese digitaliseringstrend (het initiatief “VAT in the Digital Age” of ViDA van de EU).
In essentie zullen bedrijven geen papieren of PDF-facturen meer mogen gebruiken. Ze zullen hun verkoopfacturen (en ontvangen leveranciersfacturen) voortaan elektronisch moeten uitreiken en ontvangen, volgens gemeenschappelijke standaarden. Hieronder de belangrijkste punten van de Belgische wetgeving rond verplichte e-facturatie:
1 januari 2026: Vanaf die datum zijn alle in België gevestigde en btw-plichtige ondernemingen verplicht om uitsluitend elektronische facturen uit te reiken en te ontvangen bij B2B-transacties. Facturen aan consumenten (B2C) vallen voorlopig buiten het toepassingsgebied.
Facturen moeten voldoen aan de Europese norm EN 16931. In de praktijk betekent dit het gebruik van het Peppol BIS 3.0 (UBL XML)-formaat. Dit garandeert dat de inhoud homogeen gestructureerd is en automatisch kan verwerkt worden door software. Niet-gestructureerde formaten zoals PDF of papieren facturen zullen vanaf 2026 niet langer geldig zijn.
Het Peppol-netwerk wordt het standaardkanaal voor het verzenden en ontvangen van e-facturen. Peppol is een internationaal netwerk dat werkt met een gedecentraliseerd “5-hoekmodel” (zender, ontvanger en hun respectieve access points, verbonden via de Peppol-infrastructuur). Dit model verzekert interoperabiliteit: bedrijven volgen allemaal dezelfde standaard en hoeven geen bilaterale afspraken meer te maken. Voor gebruik sluit elk bedrijf zich aan bij een Peppol Access Point (via een softwareleverancier of ERP). Belangrijk: in dit systeem is een digitale handtekening niet verplicht, aangezien Peppol authenticiteit garandeert via het netwerk zelf.
Hoewel Peppol het standaardkanaal wordt, staat de wet toe dat verzender en ontvanger onderling een ander platform gebruiken (bijvoorbeeld een privé-EDI), zolang de facturen maar voldoen aan de Europese norm (EN 16931). Toch moeten alle bedrijven technisch klaar zijn om via Peppol te werken, zodat elke onderneming e-facturen kan ontvangen of verzenden via het gemeenschappelijke kanaal, ongeacht interne systemen.
De verplichting geldt voor binnenlandse B2B-transacties (tussen ondernemingen met een Belgisch btw-nummer). B2C-facturen (aan eindconsumenten) zijn voorlopig uitgesloten, waardoor ondernemingen nog steeds papieren of PDF-facturen aan particuliere klanten mogen bezorgen.
Wanneer de verzender of ontvanger van de factuur niet in België is gevestigd (internationale transacties), wordt de e-factuur enkel gebruikt mits toestemming van de buitenlandse ontvanger en volgens de afspraken tussen de partijen. Dit betekent dat bij transacties met klanten of leveranciers buiten België de e-factuur niet verplicht is, tenzij overeengekomen – al is het aanbevolen om ze ook internationaal geleidelijk in te voeren.
Hoewel de wet de algemene verplichting in 2026 voor alle bedrijven vastlegt, zouden de Belgische autoriteiten een gefaseerde invoering per stap kunnen voorzien. Er is zelfs sprake van drie fases volgens de ondernemingsgrootte (op basis van jaarlijkse omzet):
Op het moment van schrijven is er nog geen officieel gefaseerd tijdschema vastgelegd. Toch is het verstandig dat ook kmo’s zich tijdig voorbereiden, aangezien uiteindelijk alle bedrijven aan de verplichting van e-facturatie zullen moeten voldoen.
Samen met de e-facturatie veranderen enkele boekhoudregels, zoals het afrondingscriterium voor btw. Vanaf 2026 mag enkel nog het bedrag per btw-tarief afgerond worden (en niet per lijn), en dit enkel bij elektronische facturen. Dit technisch detail moet in rekening gebracht worden bij de configuratie van facturatiesystemen om verschillen op centniveau te vermijden.
De Belgische fiscus heeft aanzienlijke boetes voorzien voor ondernemingen die de technische vereisten van e-facturatie niet naleven:
Daarnaast kan het niet invoeren van e-facturatie ook indirecte gevolgen hebben, zoals het verlies van recht op btw-aftrek indien de factuur niet voldoet aan het vereiste formaat. Kortom: er zullen belangrijke financiële consequenties zijn voor ondernemingen die zich niet tijdig aanpassen.
De hoeksteen van de nieuwe regelgeving is het gebruik van Peppol als uitwisselingsnetwerk. Maar wat is Peppol precies?
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een standaard en een internationaal netwerk voor het versturen van elektronische documenten (facturen, bestellingen, leveringsbonnen, enz.) op een veilige, gestandaardiseerde en interoperabele manier. Het is in Europa ontstaan om elektronische overheidsopdrachten tussen overheden en leveranciers te vergemakkelijken en is vandaag uitgegroeid tot de voorkeursinfrastructuur voor grensoverschrijdende e-facturatie in de privésector.
In het Peppol-model versturen bedrijven hun facturen niet rechtstreeks via e-mail of andere kanalen. Elke partij sluit zich aan bij een gecertificeerd Peppol Access Point. Deze access points functioneren als knooppunten: de verzender stuurt zijn factuur vanuit zijn software of ERP naar het access point, dat de factuur via het netwerk doorstuurt. Het access point van de ontvanger ontvangt de factuur en levert deze af in het softwaresysteem van de klant. Het hele proces gebruikt gemeenschappelijke protocollen en formaten, waardoor maatwerkverbindingen tussen bedrijven overbodig worden.
Als jouw onderneming al een modern boekhoud- of beheerspakket gebruikt, is de kans groot dat dit binnenkort een Peppol-integratie zal aanbieden, of dat je leverancier die functionaliteit vóór 2026 beschikbaar maakt. Veel ERP’s en cloudoplossingen in België (zoals Odoo, SAP, enz.) zijn hier al mee bezig.
Kortom: investeren in een Peppol-connectie betekent niet enkel voldoen aan de wet van 2026, maar ook voorbereid zijn op een digitaal ecosysteem waarin facturatie en btw-aangifte volledig geïntegreerd zullen zijn.
Voor veel bedrijven, vooral kmo’s, betekent deze verandering een belangrijke update in hun manier van werken. Hieronder enkele aanbevelingen om je tijdig en zonder verrassingen aan te passen:
Het is essentieel om te begrijpen wat de nieuwe wet vraagt en hoe dit je onderneming beïnvloedt. Bepaal of je belangrijkste klanten en leveranciers in België actief zijn (binnenlandse B2B) en dus onder de verplichting vallen. Leid je administratief/boekhoudkundig team op in de nieuwe processen, formaten (UBL XML) en tools die ze zullen moeten gebruiken.
Gebruik je al boekhoud- of facturatiesoftware? Vraag dan aan je leverancier of deze compatibel zal zijn met Peppol en het EN 16931-formaat. Waarschijnlijk komen er in 2025 software-updates om aan deze vereisten te voldoen (veel systemen zullen een Peppol-module toevoegen). Werk je nog met manuele facturen (bv. in Word/PDF) of heel eenvoudige software, dan zal je moeten overstappen naar een geavanceerdere oplossing.
Kleine en middelgrote ondernemingen in België doen er goed aan gebruik te maken van bedrijfssoftware die e-facturatie integreert. Er bestaan al ERP’s en cloudplatformen (zoals Odoo, Zoho, SAP Concur, enz.) die aangepast zijn aan Peppol en de Belgische regelgeving. Een geïntegreerde oplossing maakt het proces eenvoudiger, omdat je “alles op één plek” kan beheren: projecten, gewerkte uren, kosten en documenten in één platform. Zo is de nodige informatie om elke factuur uit te reiken digitaal beschikbaar en in gestructureerd formaat. Sommige oplossingen bieden zelfs gratis Peppol-access points of hebben die inbegrepen in hun pakketten, wat de implementatiekosten verlaagt. Kijk bij het kiezen van software altijd naar pakketten met het label “Peppol-ready” of erkend door de FOD Financiën als officieel access point.
Wacht niet tot het laatste moment. Activeer indien mogelijk in 2025 vrijwillig e-facturatie met enkele vertrouwde klanten/leveranciers om ervaring op te doen. In België is het nu al toegestaan om e-facturen via Peppol te verzenden (bijvoorbeeld sturen veel bedrijven al elektronische facturen naar de overheid via het Mercurius-platform). Testen helpt om fouten op te sporen, te controleren of gegevens (btw-nummers, artikelcodes, enz.) correct worden doorgegeven en om zeker te zijn dat je ook facturen van derden kan ontvangen zonder problemen.
Heb je technische vragen (bv. hoe Peppol te integreren met je systeem, hoe voldoen aan EN 16931), dan is het zinvol om specialisten of je softwareleverancier te raadplegen. Veel leveranciers bieden al webinars, handleidingen en specifieke ondersteuning voor de overgang in België. Ook de overheid heeft gidsen gepubliceerd voor ondernemingen over deze verplichting. Blijf de officiële communicatie volgen voor het geval er nog concrete deadlines of specifieke details per bedrijfsgrootte worden vastgelegd.
Tot slot: onthoud dat de verplichte e-facturatie niet alleen een wettelijke verplichting is, maar ook een kans om je onderneming te moderniseren en te optimaliseren. Bedrijven die zich tijdig voorbereiden, kunnen hun facturatie- en betalingsprocessen versnellen, fouten verminderen (zoals het vermijden van verloren of verkeerd ingevoerde facturen) en de administratieve productiviteit verhogen.
Met het oog op 2026 gaat het niet enkel om het uitreiken van facturen in Peppol-formaat, maar vooral om de basisgegevens goed georganiseerd te hebben: gewerkte uren, verplaatsingen of taken per klant. Een digitale tool die al deze gegevens centraliseert – zoals Done-it – maakt e-facturen nauwkeuriger en zorgt ervoor dat de overgang naar dit nieuwe systeem veel eenvoudiger verloopt.
De verplichting tot e-facturatie in België vanaf 2026 markeert een belangrijke mijlpaal in de digitalisering van ondernemingen. Hoewel dit een aanpassingsuitdaging betekent, brengt het ook voordelen met zich mee: meer efficiëntie, papierbesparing en een beter financieel-fiscaal beheer. Het vroegtijdig inzetten van geschikte oplossingen – van Peppol-ready e-facturatiesoftware tot beheertools voor tijd en projecten zoals Done-it – is cruciaal om van deze verplichting een kans tot modernisering te maken.
Wie zich op voorhand voorbereidt, de nieuwe processen begrijpt en zijn team ondersteunt tijdens de overgang, kan er zeker van zijn dat e-facturatie vanaf 2026 een vlot, veilig en waardevol proces wordt voor het bedrijf. Aan de slag dus! Voldoen aan de wetgeving en je administratie naar het volgende digitale niveau tillen.
Vanaf 2027 zijn alle Belgische werkgevers wettelijk verplicht om de arbeidstijd van hun personeel te registreren. Lees hier wat dit betekent en hoe u zich efficiënt voorbereidt.
Lees meer
Praktische gids voor Belgische en Nederlandse bedrijven die over de grens werken: verplichtingen, urenregistratie, kilometervergoeding en sociale zekerheid.
Lees meerHeb je vragen of wil je meer weten over Done-it? Aarzel niet om contact met ons op te nemen.