Algemene voorwaarden

Door de volgende voorwaarden te aanvaarden, gaat u (hierna de "Klant") een contract aan met Done-it International BV, met statutaire zetel te 2000 Antwerpen, Adriaan Brouwerstraat 27, en ondernemingsnummer 0863.363.148 (hierna "Done-it International" of "DII").

Beide partijen worden hierna gezamenlijk aangeduid als de Partijen.

Done-it International levert de Done-it software (hierna de Software) aan de Klant via een Licentie. De Software biedt een digitale oplossing om check-ins en check-outs bij aankomst en vertrek op een project of locatie te registreren via een applicatie die is gekoppeld aan een specifieke locatie. Daarnaast biedt de Software ook digitaal beheer van functiebeschrijvingen, contactgegevens, afwezigheden, enz.

Door ondertekening van deze Overeenkomst verklaart de Klant dat Done-it International hem volledig heeft geïnformeerd over de mogelijkheden en beperkingen van de Software.

Front-end gebruiker: Elke gebruiker van de Klant die door de Klant is gemachtigd om de Licentie te gebruiken en niet als Back-end gebruiker wordt aangemerkt.

Back-end gebruiker: Elke gebruiker van de Klant die door de Klant is gemachtigd om de Licentie te gebruiken om de registraties en input van de Front-end gebruikers in de Software te lezen en te verwerken voor de interne bedrijfsstructuur van de Klant.

Licentie: Het recht om de Software te gebruiken, inclusief periodiek onderhoud en ondersteuning.

Software: De "Done-it" applicatie en de daarbij behorende gebruikersdocumentatie.

Toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming:

Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 inzake de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG ("AVG"),

De wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens,

Alle andere toepasselijke wetten en voorschriften inzake gegevensbescherming en privacy met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de Overeenkomst, en

Alle wijzigingen of vervangingen van de bovengenoemde wetgeving, indien van toepassing.

Gebruikers: Front-end gebruikers en Back-end gebruikers samen.

Done-it International verleent de Klant een niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie om de Software te gebruiken voor interne bedrijfsdoeleinden van de Klant.

De Licentie omvat het recht om toegang te verlenen aan Front-end en Back-end gebruikers binnen de interne bedrijfsstructuur van de Klant, in overeenstemming met de voorwaarden van deze Overeenkomst.

Deze overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van één jaar.

Aan het einde van deze periode, tenzij de Klant uiterlijk drie maanden voor het einde van de overeenkomst schriftelijk opzegt, wordt de overeenkomst automatisch omgezet in een overeenkomst voor onbepaalde tijd, die kan worden beëindigd met een opzegtermijn van drie maanden.

5.1 De Klant betaalt een minimaal basispakket van 90 EUR/maand. Dit basispakket omvat tien Front-end gebruikers en twee Back-end gebruikers.

5.2 Indien de Klant meer dan tien Front-end gebruikers wil aansluiten, betaalt hij een extra bedrag van 6 EUR/maand per extra gebruiker.

5.3 De prijs wordt bepaald op basis van het hoogste aantal Front-end gebruikers dat door de Klant is aangesloten tijdens een factureerbare maand.

5.4 Als de Klant persoonlijke begeleiding wenst voor de installatie, georganiseerd op het kantoor van de Klant, worden kosten in rekening gebracht van 275 EUR per halve dag, plus een vervoersvergoeding van 0,40 EUR per kilometer, berekend vanaf de standplaats van de regionale contactpersoon.

De prijs, zoals bepaald in Artikel 5, is vast tot de tweede verjaardag van de Overeenkomst. Indien Done-it International haar prijzen verhoogt, zal zij de Klant vier maanden van tevoren schriftelijk informeren, waarbij de Klant de mogelijkheid heeft om de Overeenkomst te beëindigen. De beëindigingsdatum zal samenvallen met de datum waarop de prijsverhoging van kracht wordt.

Indien de Klant niet binnen een maand reageert op deze schriftelijke kennisgeving, wordt geacht dat hij de prijsverhoging heeft aanvaard.

7.1 Done-it International zal de Licentie halfjaarlijks factureren, telkens voorafgaand aan de betreffende periode. Betalingen moeten worden uitgevoerd via overschrijving naar het rekeningnummer van Done-it International met IBAN BE08 7330 1830 2213.

7.2 De facturering is gebaseerd op het aantal actieve gebruikers van de Klant op het moment van facturering. Aan het einde van elke halfjaarlijkse periode wordt een aanpassing gemaakt op basis van het daadwerkelijke aantal gebruikers van de Klant tijdens de voorgaande periode.

7.3 Facturen moeten worden betaald binnen veertien dagen na factuurdatum. Bij laattijdige betaling, en zonder voorafgaande ingebrekestelling, is de Klant een nalatigheidsinterest verschuldigd van 12%, evenals een vaste schadevergoeding van 10% van het openstaande factuurbedrag, met een minimum van 150 EUR. Indien een factuur niet tijdig wordt betaald, worden alle facturen opeisbaar, inclusief de facturen die nog niet vervallen zijn.

7.4 Geschillen over facturen moeten door de Klant schriftelijk worden gemeld aan Done-it International binnen acht dagen na ontvangst van de factuur.

Om Done-it International in staat te stellen periodieke ondersteuning en onderhoud te bieden, moet de Klant:

- Alle redelijke informatie verstrekken die hij bezit bij het melden van een fout;
- Done-it International te allen tijde alle redelijke informatie en samenwerking verstrekken. Dit omvat onder meer het verstrekken van de benodigde faciliteiten of toegang tot het systeem, de infrastructuur of de locatie van de Klant.

Ondersteuning wordt verleend via het volgende e-mailadres: eric@done-it.app

Indien de Klant een wijziging in de Software voorstelt, maar Done-it International besluit deze wijziging niet door te voeren in de Software, kan de Klant verzoeken dat de aanpassing of uitbreiding wordt ontwikkeld op kosten van de Klant.

Indien Done-it International akkoord gaat om deze aanpassing of uitbreiding voor de Klant te ontwikkelen, zal Done-it International een schatting maken van de tijd die nodig is voor de ontwikkeling. Ontwikkelingskosten worden in rekening gebracht tegen een tarief van 95 EUR per uur.

Done-it International kan maatwerkaanpassingen of uitbreidingen weigeren indien dergelijke aanpassingen buitensporige gevolgen zouden hebben voor de goede werking van de Software, of om andere geldige redenen.

10.1 Done-it International zal de Klant toegang verlenen tot het systeem voor de in deze Overeenkomst beschreven diensten via gebruiksvriendelijke software.

10.2 Done-it International zal zich inspannen om de hoogst mogelijke continuïteit van het gebruik van de Software te waarborgen.

10.3 Done-it International zal binnen een redelijke termijn een Software-update uitvoeren wanneer deze noodzakelijk is. Het uitvoeren van een dergelijke update kan leiden tot een korte onderbreking van de Software. Done-it International zal deze updates bij voorkeur 's nachts en in het weekend uitvoeren.

10.4 Done-it International kan geen ononderbroken toegang tot het systeem en internet garanderen. Done-it International biedt het meest efficiënte en hoogst ontwikkelde systeem dat momenteel op de markt beschikbaar is. Het zal de nodige zorgvuldigheid betrachten bij het uitvoeren van haar diensten en haar verantwoordelijkheden onder deze Overeenkomst tijdig en zorgvuldig nakomen, in overeenstemming met de geldende normen in de sector.

11.1 De Klant zal zijn betalingsverplichtingen nakomen zoals bepaald in de artikelen 5, 6 en 7 van deze Overeenkomst.

11.2 De Klant zal de Software, handleidingen of andere rechten die voortvloeien uit deze Overeenkomst alleen voor intern gebruik aanwenden en niet beschikbaar stellen aan derden, noch rechtstreeks noch indirect, tegen vergoeding of kosteloos, tenzij Done-it International hiervoor uitdrukkelijk schriftelijke toestemming verleent.

11.3 De Klant is niet gerechtigd om wijzigingen aan te brengen in de Software of deze te gebruiken voor andere doeleinden dan die in deze Overeenkomst zijn beschreven.

11.4 De Klant dient te allen tijde met de nodige zorgvuldigheid te handelen.

11.5 De Klant zal Done-it International zo spoedig mogelijk schriftelijk informeren over eventuele wijzigingen in relevante gegevens.

11.6 De Klant is verantwoordelijk voor:

- De lokale opslag van gegevens van Front-end gebruikers,
- Naleving van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming,
- De vertrouwelijkheid van gebruikersnamen en wachtwoorden,
- Het virusvrij houden van bestanden,
- De netwerkverbinding met het internet,
- Het verstrekken van de benodigde hardware om de software te gebruiken.

11.7 De Klant dient zich te onthouden van het belemmeren van andere klanten of het veroorzaken van schade aan het systeem. Het is de Klant verboden om processen of programma's te starten waarvan hij weet of vermoedt dat deze overlast of directe of indirecte schade aan andere klanten kunnen veroorzaken.

11.8 De Klant verleent Done-it International toegang tot de Software om in te loggen en de nodige ondersteuning te bieden zoals voorzien in deze Overeenkomst.

11.9 De Klant verleent Done-it International hierbij toestemming om zijn persoonsgegevens op te nemen in het persoonlijke dossier van Done-it International, dat nodig is voor administratieve en beheersdoeleinden. Dit persoonlijke dossier zal niet aan derden worden verstrekt, tenzij Done-it International daartoe wettelijk of gerechtelijk verplicht is.

11.10 De Klant is niet gerechtigd zijn betalingsverplichtingen op te schorten indien de Software tijdelijk buiten dienst is.

11.11 Adviezen of suggesties van de Klant die kunnen leiden tot een aanpassing of uitbreiding van de Software zullen onder geen enkele omstandigheid leiden tot compensatie.

12.1 Done-it International is alleen aansprakelijk voor een tekortkoming in de uitvoering van de Overeenkomst indien de Klant Done-it International onmiddellijk en correct op de hoogte stelt van de tekortkoming en een redelijke termijn biedt om het gebrek te verhelpen. Indien Done-it International er binnen deze termijn niet in slaagt haar verplichtingen na te komen, kan zij aansprakelijk worden gesteld. De melding moet gedetailleerd zijn, zodat Done-it International adequaat kan reageren. Done-it International is onder geen enkele omstandigheid aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit:

- Handelingen van andere klanten buiten normaal gebruik;
- Het ontbreken van back-upgegevens veroorzaakt door een fout van de Klant;
- Fouten gemaakt door een leverancier of partner die contractueel alleen aan de Klant is gebonden;
- Onzorgvuldig of onjuist gebruik van de diensten;
- Defecte hardware, internetverbinding of mobiele telefoonservice van de Klant;
- De aanwezigheid van virussen in het systeem of in gegevens of software verkregen via internet.

12.2 De totale vergoeding voor aansprakelijkheid van Done-it International voortvloeiend uit de uitvoering van de Overeenkomst is beperkt tot directe schade en zal in geen geval hoger zijn dan het totaalbedrag dat de Klant heeft betaald tijdens de betreffende semester van de Overeenkomst.

12.3 Done-it International is onder geen enkele omstandigheid aansprakelijk voor indirecte schade die voortvloeit uit een tekortkoming. Indirecte schade omvat onder andere winstderving, financiële of commerciële verliezen, verhoogde algemene kosten, verhoogde personeelskosten, verlies van klanten, enz.

12.4 De bovengenoemde aansprakelijkheidsbeperkingen zijn niet van toepassing in geval van opzettelijk wangedrag of grove nalatigheid van Done-it International.

13.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op de software, apparatuur of andere materialen die zijn ontwikkeld of beschikbaar gesteld onder deze Overeenkomst, zoals analyses, ontwerpen, documentatie, rapporten, offertes en voorbereidende materialen daarvan, zijn exclusief eigendom van Done-it International. De Klant verkrijgt slechts een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht met betrekking tot de intellectuele eigendom voor de duur van de Overeenkomst.

13.2 De Klant zal zich onthouden van het illegaal reproduceren, publiceren of verspreiden van de Software en bijbehorende materialen.

13.3 De Klant mag geen copyright, handelsmerk, handelsnaam of andere intellectuele eigendomsrechten van de Software verwijderen of wijzigen, inclusief aanduidingen betreffende het vertrouwelijke karakter en de geheimhouding van de Software.

13.4 Done-it International kan technische maatregelen implementeren om de Software te beschermen. Indien de Software technisch is beveiligd, mag de Klant deze beveiliging niet verwijderen of omzeilen.

Beide partijen verbinden zich ertoe alle informatie verkregen over elkaars bedrijven, organisaties of relaties strikt vertrouwelijk te behandelen. Informatie wordt in ieder geval als vertrouwelijk beschouwd indien dit door de partijen is aangeduid. De vertrouwelijkheidsverplichting die in dit artikel wordt beschreven, geldt gedurende de looptijd van het Contract en blijft van kracht na de beëindiging van deze Overeenkomst.

Elke Partij moet te allen tijde voldoen aan hun respectieve verplichtingen onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens onder deze Overeenkomst.

Indien Done-it International persoonsgegevens verwerkt namens de Klant, blijft de Klant verantwoordelijk als verwerkingsverantwoordelijke voor het bepalen van het doel en de middelen van de verwerking, terwijl Done-it International optreedt als verwerker en de redelijke instructies van de Klant opvolgt.

Op verzoek van een van de Partijen zullen de Partijen een verwerkersovereenkomst aangaan.

Geen van de Partijen is verplicht om hun verplichtingen onder deze Overeenkomst na te komen in geval van overmacht.

In geval van overmacht moet de partij die zich daarop wil beroepen de andere partij onmiddellijk schriftelijk op de hoogte stellen.

17.1 Indien enige bepaling van deze Overeenkomst nietig is, blijven de overige bepalingen van deze Overeenkomst van kracht. De nietige bepaling of het nietige deel wordt vervangen door een geldige bepaling die de intentie van de Partijen het beste weerspiegelt en hetzelfde of een zo gelijkwaardig mogelijk economisch effect heeft als de nietige bepaling.

17.2 Belgisch recht is van toepassing op deze Overeenkomst. De toepassing van het Weens Koopverdrag is uitdrukkelijk uitgesloten.

17.3 In geval van een geschil zijn de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen bevoegd om de zaak te behandelen.

Door de bovenstaande voorwaarden te aanvaarden, wordt het Contract gesloten op de datum van de eerste betaling.