Últimas novedades en el registro laboral en España (2025): nuevas regulaciones, retos para empresas y derechos para trabajadores

En 2025 el registro horario vuelve al primer plano del debate laboral en España, impulsado por la frustración en el Congreso del proyecto de jornada de 37,5 horas y por recientes pronunciamientos europeos. El Gobierno de Yolanda Díaz ha decidido avanzar por real decreto para endurecer las reglas del registro de la jornada, aprovechando que no se precisa tramitación parlamentaria. De hecho, la ministra ha advertido que la regulación actual es “absolutamente vulneradora de la normativa comunitaria” y que el Tribunal de Justicia de la UE ya ha condenado a España por ello. Con el rechazo de la ley de jornada reducida, Trabajo activó inmediatamente una consulta pública para rehacer la parte del registro horario, iniciando trámites desde septiembre de 2025 (Infobae). Esto significa que, además de mantener las reglas vigentes desde 2019, se aprobarán nuevos requisitos obligatorios para las empresas, junto con cambios en sanciones y garantías para los trabajadores.

Cambios normativos recientes

Tras el bloqueo de la reducción de jornada, el Ministerio de Trabajo confirmó que implementará las reformas del registro por decreto. Se prevé un Real Decreto que actualice el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores; este decreto no necesita pasar por el Congreso, ya que desarrollaría reglamentariamente normas ya existentes. El calendario apunta a que, tras la consulta pública abierta el 11 de septiembre de 2025 y cerrada el 26 de septiembre (Infobae), el texto pasará al Consejo de Estado y luego al Consejo de Ministros en las próximas semanas (ABC).

No hay anuncios de cambios inmediatos en la ley de sanciones (LISOS) mediante decreto, por lo que elevar las multas máximas (actualmente 7.500 € por empresa) requeriría ley y parece descartado por el momento (El País, Business Insider). En resumen, las reformas urgentes se centrarán en digitalizar y concretar el registro horario, pero la modificación de sanciones deberá esperar.

Principales exigencias del nuevo registro horario

Los borradores del decreto recogen varias novedades obligatorias sobre cómo deben registrarse las horas de trabajo:

Registro exclusivamente digital. Queda prohibido el fichaje en papel o Excel. Todas las anotaciones (entrada, salida, pausas) deben hacerse en un sistema informático seguro y fiable. Se descarta el uso de sistemas biométricos (huella, reconocimiento facial) porque la UE los considera de alto riesgo para la privacidad (Control Laboral). En su lugar, se habilitan herramientas digitales (apps móviles, lectores RFID/QR, fichaje por mensajería electrónica, etc.) que garanticen integridad y trazabilidad de los datos.

Fichaje personal, directo e inalterable. Cada trabajador registrará su jornada personalmente, al inicio y fin de su turno, de modo que la empresa no pueda manipular los registros (El País). El sistema debe identificar inequívocamente a cada empleado y documentar cualquier modificación posterior. Además, se exigirá que el registro recoja de forma transparente todas las pausas e interrupciones relevantes (almuerzo, descansos, tiempo de disponibilidad, etc.) que afecten al cómputo de la jornada.

Detección de tipos de horas. El trabajador deberá indicar si cada hora es ordinaria, extraordinaria o de disponibilidad/complementaria. Este desglose permitirá identificar incumplimientos. Por ejemplo, el borrador señala que se podrá especificar si el tiempo es “efectivo” o de “disponibilidad”, y si las horas son ordinarias o extra (Infobae). Cada pausa (como descansos o desplazamientos) debe registrarse y sumarse al fin de calcular correctamente la jornada activa.

Acceso inmediato y remoto. El registro horario debe estar siempre accesible a los propios trabajadores, a sus representantes legales y a la Inspección de Trabajo. El sistema debe permitir consultas in situ en el centro de trabajo de forma instantánea, pero también ser accesible telemáticamente y en tiempo real para los inspectores y los delegados de personal (Control Laboral). Esto implica que los datos deben estar almacenados en una base interoperable o en la nube, de modo que la Inspección pueda conectarse y visualizar los registros sin desplazarse. Para asegurar la veracidad, los sistemas pueden incorporar sellos de tiempo o mecanismos avanzados de verificación de identidad que acrediten que el empleado realizó el fichaje.

Formatos comprensibles y agregados mensuales. El texto exige usar formatos de registro claros y uniformes. Por ejemplo, se demanda que en la nómina aparezca el total mensual de horas extraordinarias realizadas, sin importar cómo se compensen (El País). También se prevé emitir resúmenes mensuales a los trabajadores: al final de cada mes, la empresa entregaría junto al recibo de salario un informe de todas las horas ordinarias y extraordinarias realizadas. Esto refuerza el derecho a la información del empleado y facilita la revisión de la empresa sobre su propio cumplimiento.

En conjunto, las exigencias buscan garantizar que el registro sea «objetivable, verificable en tiempo real y, por supuesto, digital», eliminando el uso de medios analógicos o fácilmente manipulables (El País). En palabras del Ministerio, la meta es “garantizar la trazabilidad” de la jornada laboral y detectar “prácticas irregulares” como fichajes masivos o firmas en papel (Control Laboral).

Implicaciones prácticas para las empresas

Para las empresas esto implica nuevos costes y adaptaciones tecnológicas y organizativas. Las pymes y negocios con recursos limitados deben evaluar qué software o hardware adquirir; existen soluciones variadas (apps de móvil, relojes electrónicos, plataformas en la nube, etc.) que deben cumplir los requisitos de seguridad y trazabilidad descritos. Será necesario capacitar al personal tanto en el uso del sistema (para evitar errores o incumplimientos) como en los nuevos procedimientos internos de control. Además, hay que asegurar el correcto tratamiento de los datos personales: se recomienda realizar una evaluación de impacto en protección de datos y actualizar las políticas de privacidad, dado que el registro contiene información sensible sobre horarios y situación laboral de cada empleado.

Las empresas tendrán la obligación de distinguir tipos de horas (tal como exige el borrador): deberán parametrizar su software para marcar horas ordinarias frente a extraordinarias o de disponibilidad (Infobae). Igualmente deberán permitir que el trabajador consulte o solicite copias de su propio registro (y que los representantes sindicales tengan acceso periódico a los datos del colectivo). Todo registro debe conservarse al menos cuatro años y estar siempre disponible ante una posible inspección (Control Laboral).

En caso de incumplimiento, los riesgos de sanción serán mayores. Aunque el Gobierno ha adelantado que no podrá legalmente elevar las multas en lo que apruebe por decreto, las cuantías actuales no bajan de 751 € (infracciones leves) a 7.500 € (muy graves) por empresa. Anteriores propuestas contemplaban multas de hasta 10.000 € por trabajador afectado, pero al no haberse reformado aún la LISOS mediante ley, en la práctica seguirán imponiéndose las sanciones clásicas (Business Insider). Sin embargo, se advierte que la Inspección de Trabajo reforzará el control: podrá entrar en remoto a cualquier hora y en cualquier momento al registro, lo cual dificulta eludir vigilancia. Esto hace imperativo que las empresas tengan los informes y registros siempre en orden.

Los retos varían según el tipo de empresa. En el teletrabajo o actividades móviles, las soluciones digitales (aplicaciones, registro vía email o llamadas, etc.) permiten fichar desde cualquier lugar, pero se deben tomar medidas para los empleados sin acceso regular a internet o cobertura (por ejemplo, en zonas rurales o en trabajos de campo). La propia Inspección ha señalado la necesidad de contemplar excepciones o medidas alternativas para quienes no dispongan de móvil o señal (ABC).

En turnos rotativos o 24 horas, el sistema debe poder gestionar cambios de turno y sobreposiciones; esto exige una organización previa de calendarios y controles. Para todas las empresas, en general, supone incorporar políticas internas de conciliación y desconexión digital: aunque no es estrictamente parte del registro de fichajes, el Ministerio está vinculando estas reformas con el derecho de desconexión, por lo que es aconsejable incluir cláusulas que dejen claro que no habrá represalias por no contestar mensajes fuera de jornada (Jorn-ada).

Derechos de los trabajadores y garantías

Los cambios también fortalecen varias garantías para la plantilla. En primer lugar, aumentará la transparencia: con un registro detallado y accesible, el trabajador podrá verificar las horas reales que ha trabajado y reclamar en caso de discrepancias. Se refuerzan las obligaciones de la empresa de informar sobre las horas extras; como se indicó, deben reflejarse en la nómina y entregarse resúmenes mensuales (El País). Con un mayor control oficial, la posibilidad de horas extra no retribuidas o de jornadas fraudulentas disminuye. Por ejemplo, el proyecto insta a “garantizar los tiempos máximos de trabajo y los descansos mínimos, evitando la realización de horas extraordinarias ilegales” (Infobae), lo cual respalda la salud laboral y la conciliación.

También se blindan derechos ya reconocidos: los registros completos (inicio, fin e interrupciones) deben ponerse a disposición de los delegados sindicales y del propio trabajador (ABC). De hecho, el Tribunal Supremo ha señalado que los datos del registro de jornada son cesión “pertinente” y pueden compartirse con la representación legal sin vulnerar la protección de datos (Wolters Kluwer).

Asimismo, las consultas públicas incluyen normas sobre la desconexión digital: se prevé regular que los empleados no sufran represalias por no atender comunicaciones fuera de su horario (Jorn-ada). Por último, el consentimiento del trabajador es clave si se usan mecanismos de verificación como el móvil personal; la Sociedad de Inspectores de Trabajo subraya que cualquier uso del dispositivo privado debe hacerse con consentimiento explícito, en cumplimiento de la ley de protección de datos.

En resumen, el nuevo régimen promete reforzar los derechos del trabajador a un registro certero y transparente. Sindicatos como UGT y CCOO han remarcado que el registro horario que se planea es plenamente compatible con la legislación actual, incluyendo la normativa europea y de privacidad (ABC).

Desafíos y controversias

La reforma plantea también zonas grises y debates legales. El principal punto conflictivo es la privacidad de datos. Permitir el acceso directo e instantáneo de la Inspección a los registros de todos los trabajadores ha generado dudas: “puede haber un posible impedimento de esta iniciativa por la Ley de Protección de Datos”, alerta el abogado laboralista Alejandro Gil (ABC). Hasta ahora, la Inspección accede a información laboral a través de bases de datos de la Seguridad Social, pero el registro horario contiene detalles más sensibles (horas trabajadas, descansos, pluses). Para compatibilizarlo, los expertos sugieren salvaguardas como acceso limitado o autorizado, e incluso ajustar el Estatuto de los Trabajadores si fuera necesario.

Por otro lado, las empresas reclaman viabilidad técnica y costes. Asociaciones como la CEOE advierten que muchas compañías carecen de infraestructura digital o formación para cumplir estos requisitos de forma inmediata (Business Insider). La inversión en sistemas nuevos, soporte tecnológico y formación puede ser elevada, especialmente para las pymes. También temen la brecha digital: oficinas con buena conectividad tendrían menos problemas que fábricas, obras o zonas rurales, donde la señal a veces es deficiente (ABC).

En el plano político, PP y otros partidos de la oposición cuestionan la legalidad de aprobarlo por decreto, acusando al Gobierno de saltarse el Parlamento. El Ejecutivo, en cambio, defiende que existen “evidentes razones de urgencia social” y que el decreto no requiere convalidación parlamentaria (El País). Los sindicatos, por su parte, piden que la norma sea lo más dura posible y se apruebe cuanto antes en Consejo de Ministros. En suma, persisten incógnitas legales y resistencia en algunos sectores, lo que pone de relieve la complejidad de armonizar eficacia inspectora con derechos fundamentales.

Estado del proceso y calendario

A día de hoy (septiembre 2025) el trámite está en fase de consulta pública. El documento del real decreto –incluido en el anteproyecto de ley de jornada de 37,5 horas– se abrió a aportaciones el 11 de septiembre y quedó disponible hasta el 26 de septiembre (Infobae). A continuación, el texto pasará al Consejo de Estado para su informe y, en principio, se prevé que sea aprobado en Consejo de Ministros durante el otoño de 2025 (ACA Consultores).

La entrada en vigor se espera rápida, aunque algunos expertos prevén un periodo transitorio. Por ejemplo, una guía de cumplimiento laboral sugiere que, una vez publicado el decreto en el BOE, podría establecerse un plazo de adaptación de seis meses desde su publicación (Jorn-ada). Es decir, las empresas tendrían medio año para poner en marcha los nuevos sistemas antes de que empiecen a aplicarse sanciones. Aunque no se ha publicado la versión final, la intención declarada del Ministerio es “tenerlo listo a corto plazo” (ABC).

En cualquier caso, conviene actuar cuanto antes: incluso antes de la aprobación formal, las empresas pueden ir auditando su situación actual y diseñando un plan de acción para cumplir con las exigencias (digitalización, formación, adecuación de convenios, etc.).

Conclusiones y recomendaciones prácticas

En definitiva, el registro horario en España está a punto de dar un salto: pasará de ser un requisito meramente formal a un sistema digital robusto, con fuerte supervisión pública. Para las empresas, la mejor estrategia es anticiparse y adaptarse ya. Esto incluye:

• Auditar el sistema actual de control horario: comprobar si puede integrarse con nómina, RRHH y si permite reportes individuales y colectivos.
• Elegir un proveedor tecnológico fiable: existen soluciones (app móvil, web, dispositivos físicos) que cumplen con los nuevos criterios de seguridad y accesibilidad. Conviene buscar software certificado o validado legalmente (con cifrado, sellos de tiempo, historial de cambios).
• Formar e informar a los trabajadores: explicar cómo funciona el nuevo fichaje y por qué se implementa, enfatizando los beneficios en transparencia y derechos para evitar resistencias internas.
• Revisar la normativa interna: actualizar reglamentos de empresa y acuerdos colectivos para incorporar el registro digital y la desconexión, garantizando que las políticas de privacidad cubran el tratamiento de datos del fichaje.
• Preparar contingencias: prever alternativas para trabajadores sin acceso digital habitual (registro telefónico o en oficina central) y establecer protocolos claros de soporte técnico.

En este proceso, Done It puede acompañar a las empresas como consultora experta. Nuestro equipo de especialistas en derecho laboral y soluciones tecnológicas puede ayudar a implementar sistemas de registro horario conformes a la normativa, revisar contratos y convenios, y formar a los equipos de RRHH y laborales. Además, ofrecemos asesoría para gestionar adecuadamente los datos personales (cumpliendo RGPD) y planificar la transición. En un entorno normativo en evolución, contar con asesoramiento profesional reduce riesgos y optimiza la implantación. En definitiva, prepararse cuanto antes minimizará costes y sanciones futuras, convirtiendo el registro horario digital en una ventaja en lugar de una carga.