Facturatie van verplaatsingen naar klanten: hoe kilometers correct registreren en aanrekenen

Correcte facturatie van verplaatsingen helpt Belgische kmo’s transparant werken, kosten beheersen en voldoen aan Peppol 2026. Done-it registreert automatisch uren, km en routes

Voor veel Belgische kmo’s in sectoren zoals schoonmaak, techniek, onderhoud en bouw zijn verplaatsingen naar klanten dagelijkse kost. Transparantie rond deze verplaatsingskosten is essentieel om vertrouwen te behouden en verrassingen op de factuur te vermijden. Klanten willen duidelijk weten waarvoor ze betalen, terwijl bedrijven hun eigen kosten (brandstof, tijd van medewerkers, slijtage van voertuigen, enz.) correct willen recupereren. Een helder beleid rond het registreren en factureren van kilometers draagt bij tot professioneel klantbeheer én een soepel intern HR-beleid. Daarnaast helpt het om discussies of onduidelijkheden te voorkomen en blijft uw onderneming wettelijk in orde.

Wetgeving en referenties

Een correcte kilometeradministratie is niet alleen goed voor de klantrelatie, maar ook verplicht vanuit de wetgeving. Enkele belangrijke referenties voor kmo’s in België:

Officiële kilometervergoeding: De federale overheid publiceert regelmatig een maximaal toegelaten kilometervergoeding voor professionele verplaatsingen met een privévoertuig. Vanaf 1 juli 2025 is dit maximum vastgesteld op €0,4449 per kilometer (jaarlijks geïndexeerd bedrag tot 30 juni 2026), terwijl de kwartaalbedragen rond €0,4309 per km schommelen. Deze vergoedingen zijn vrij van belastingen en sociale bijdragen zolang men binnen de officiële maxima blijft. Het volgen van deze normen wordt gezien als “handelen volgens ernstige normen” door de fiscus. Belangrijk: deze vergoeding geldt enkel wanneer werknemers hun eigen wagen gebruiken voor het werk. Bij gebruik van een bedrijfsvoertuig (bv. leasewagen) zijn de kosten doorgaans door de werkgever gedragen en is er geen aparte kilometervergoeding van toepassing.
Fietsvergoeding en CAO 164: Duurzaam woon-werkverkeer wordt aangemoedigd via een verplichte fietsvergoeding. Sinds 1 mei 2023 moeten werkgevers die nog geen fietsvergoeding aanboden, een kilometervergoeding voorzien voor medewerkers die met de fiets naar het werk komen, overeenkomstig cao nr. 164. Het bedrag is jaarlijks indexeerbaar: van €0,28/km in 2024 naar €0,29 per km in 2025. Vrijgesteld van belastingen en RSZ tot een plafond (€0,36/km en een jaarplafond van €3.610 in 2025). Let wel: cao 164 is suppletief. Indien een sectorale cao al een (lagere) fietsvergoeding voorziet, primeert die regeling. Hoewel deze vergoeding hoofdzakelijk over woon-werkverkeer gaat, onderstreept dit hoe belangrijk de wetgever verplaatsingskosten en duurzaam vervoer vindt.
Verplichte e-facturatie (Peppol) vanaf 2026: Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen hun onderlinge facturen als gestructureerde e-facturen via Peppol versturen. Een PDF per e-mail volstaat niet meer. Dit verplicht kmo’s om hun administratie te digitaliseren en e-facturatie software te implementeren. Voor verplaatsingskosten betekent dit: registreer ze meteen digitaal, zodat ze automatisch correct kunnen worden opgenomen in elektronische facturen. Wie niet tijdig klaar is, riskeert sancties én mist de voordelen van efficiëntere administratie.

Hoe bereken je verplaatsingskilometers?

Het correct berekenen van kilometers voor verplaatsingen naar klanten begint bij goede afspraken en een accurate registratie. Enkele aandachtspunten:

Verschil tussen bedrijfswagen en privéwagen: Zoals hierboven aangegeven, krijgen werknemers die met hun privéwagen professionele verplaatsingen doen, meestal een kilometervergoeding volgens de officiële tarieven. Bij een bedrijfswagen is er geen dergelijke vergoeding aan de werknemer; de werkgever draagt de autokosten rechtstreeks. Voor de facturatie aan klanten betekent dit verschil dat u intern anders omgaat met de kostprijs: bij privéwagens moet u rekening houden met de onkostenvergoeding aan de werknemer, bij bedrijfswagens met de brandstof- en onderhoudskost van het voertuig. In beide gevallen is het zinvol om alle gereden kilometers te registreren – ofwel voor de onkostennota van de werknemer, ofwel voor uw eigen kostenberekening en eventuele aanrekening op de klant. Vergeet niet dat ook parkings, tol of andere reiskosten deel kunnen uitmaken van de verplaatsingskost.
Andere vervoersmiddelen (fiets, openbaar vervoer, te voet): Niet elke medewerker rijdt met de auto naar de klant. Sommige verplaatsen zich (al dan niet gedeeltelijk) met de fiets, trein, tram, bus of zelfs te voet. Het is belangrijk hier een consistent beleid voor te voeren. Voor werknemers die bijvoorbeeld met de fiets klantbezoeken doen, kan de werkgever vrijwillig een fietsvergoeding toekennen (tot het fiscale maximum van ongeveer €0,36/km) – al is dit niet verplicht zoals bij woon-werkverkeer. Reiskosten per openbaar vervoer kunnen vergoed worden op basis van de werkelijke ticketkosten of via een forfait. Vaak is het eenvoudiger om gewoon de ticketprijs terug te betalen (eventueel 100% voor trein/tram/bus tijdens werkuren). Houd er rekening mee dat bijvoorbeeld de trein en tram in België onder een 0% btw-tarief vallen; indien u die ticketkost doorrekent aan de klant, moet u dat aspect ook fiscalitair juist behandelen. Ook wandelen tussen twee locaties kost in principe niets in out-of-pocket onkosten, maar wel tijd – wat voor personeel als arbeidstijd geldt en voor klanten mogelijk als gepresteerde uren kan worden aanzien.
Combinatieverplaatsingen en duurzaam vervoer: In de praktijk combineren werknemers soms verschillende transportmodi om een bestemming te bereiken (bijvoorbeeld met de auto naar het station en dan de trein, of eerst met de wagen en laatste kilometers met de plooifiets). Stimuleer gerust dergelijke duurzame opties binnen uw bedrijf – ze kunnen kosten en CO₂-uitstoot verlagen – maar voor de facturatie is het cruciaal om duidelijke afspraken te hebben hoe ze worden aangerekend. U kunt bijvoorbeeld overeenkomen om de autokilometers aan een tarief X te rekenen en openbaar vervoer aan kostprijs door te rekenen. Zorg dat uw registratiesysteem toelaat om meerdere vervoerstypes voor één traject in te geven, zodat de volledige route gedocumenteerd is. Moderne tools laten toe om per rit het transportmiddel te specificeren en eventueel automatische vergoedingen eraan te koppelen. Zo behoudt u een volledig overzicht, ook bij gecombineerde ritten.
Reistijd tussen klanten als arbeidstijd: Een belangrijk HR-aspect is dat reistijd in veel gevallen moet worden beschouwd als arbeidstijd. De Europese rechtspraak (het Tyco-arrest van het EU-Hof in 2015) bepaalde dat voor werknemers zonder vaste werkplek de tijd die ze van thuis naar de eerste klant en van de laatste klant terug naar huis reizen, onder de definitie van werkuren valt. Concreet: als uw technieker of vertegenwoordiger ’s ochtends van thuis uit rechtstreeks naar een klant rijdt, telt die reistijd als werk. Dit betekent niet automatisch dat u die uren ook volledig moet doorrekenen aan de klant, maar het heeft wel implicaties: medewerkers moeten correct vergoed worden volgens de arbeidsregels (loon of overuren) en de planning moet rekening houden met deze reistijd. Bespreek intern of met klanten of reistijd al dan niet wordt gefactureerd. Sommige kmo’s kiezen ervoor om reisuren (of een deel ervan) tegen een uurtarief te factureren, anderen rekenen enkel de kilometers aan en beschouwen de reistijd als verrekend in de algemene prijs. Kies een methode die eerlijk is voor zowel de klant als de werknemer, en leg dit duidelijk vast.

Tariefbepaling en afspraken met klanten

Het bepalen van het juiste tarief voor verplaatsingen is een evenwichtsoefening tussen kosten dekken, marktconformiteit en transparantie. Enkele richtlijnen:

Officiële vergoedingen vs. commerciële tarieven: De officiële kilometervergoeding (zoals die €0,43–€0,44/km) is vooral van belang voor interne afhandeling en onkostenvergoedingen aan personeel. Als ondernemer bent u vrij om aan uw klanten een eigen tarief aan te rekenen voor verplaatsingen. Sommige kmo’s rekenen precies dat forfait door aan de klant, anderen hanteren een hoger tarief (bijvoorbeeld om ook de reistijd of extra kosten te dekken) of een vast bedrag per interventie (bv. “forfait verplaatsingskost €20”). Er bestaan geen wettelijke maxima voor wat u commercieel mag vragen voor transport naar de klant – dat bedrag geldt immers als normale inkomsten voor uw bedrijf en is dus belastbaar. Denk hierbij aan zelfstandigen: zij mogen hun reiskosten doorrekenen op de factuur zonder limiet, maar het wordt beschouwd als omzet en geen onkostenvergoeding. Het is echter verstandig om uw tarief te baseren op redelijke gronden (bv. de officiële km-prijs, brandstofprijzen, enz.) om discussies te vermijden. Een té hoog bedrag kan klanten afschrikken, terwijl een te laag bedrag uw kosten niet dekt.
Transparantie in offertes en facturen: Communiceer altijd op voorhand over eventuele verplaatsingskosten. Vermeld in uw offerte of prijsafspraak duidelijk of verplaatsingen inbegrepen zijn in de prijs dan wel apart gefactureerd worden. Zo staat niemand voor verrassingen. Op de factuur zelf is het aan te raden om verplaatsingskosten als een aparte lijn te vermelden, bijvoorbeeld: “Verplaatsingskost – bezoek ter plaatse te [locatie] – 50 km” met het overeenstemmende bedrag. Door dit expliciet te tonen, begrijpt de klant precies waarvoor hij betaalt. Bovendien straalt het professionaliteit uit: u laat zien dat u de kilometers zorgvuldig hebt bijgehouden en niet zomaar een willekeurig bedrag aanrekent. Heldere afspraken vooraf en duidelijke vermelding op de factuur voorkomen misverstanden achteraf.
BTW-regels rond verplaatsingskosten: Let op de btw-behandeling van doorgerekende kosten. In België geldt de regel dat wanneer u kosten doorfactureert die verband houden met een dienst, u dezelfde btw moet aanrekenen als op de hoofddienst. Concreet: indien uw dienst aan 21% btw onderworpen is, dan zullen ook de vervoerskosten meestal tegen 21% btw gefactureerd moeten worden. Uitzonderingen zijn mogelijk voor bepaalde openbaarvervoerkosten: zo is nationaal personenvervoer (trein, tram, bus) vrijgesteld van btw – als u bijvoorbeeld treintickets puur doorrekent aan kostprijs, zou daar geen btw op zitten. In de praktijk kiezen veel bedrijven er echter voor om alle verplaatsingskosten gewoon aan het standaardtarief te factureren, zeker als het maar een klein onderdeel is van de totale factuur. Dit is administratief eenvoudiger en meestal aanvaard door de klant, mits u het duidelijk communiceert. Belangrijk is in elk geval dat u de btw-categorie van elke kost kent en correct toepast, om problemen met de btw-administratie te voorkomen. Ten slotte: verwar de btw op doorrekenen niet met de aftrekbaarheid voor uw eigen bedrijf; brandstof en autokosten zijn voor uw bedrijf immers slechts gedeeltelijk aftrekbaar volgens de bekende CO₂-coëfficiënten, maar dat is een intern boekhoudkundig aspect en staat los van de klantfacturatie.

Integratie van uren en kilometers in facturen

Het manueel bijhouden van gereden kilometers en gepresteerde uren is tijdrovend en foutgevoelig. Gelukkig kan technologie dit proces enorm vereenvoudigen. Door uren- en kilometerregistratie te integreren met uw facturatiesysteem bespaart u niet alleen administratieve rompslomp, u verhoogt ook de nauwkeurigheid van uw facturen. En met de komende invoering van e-facturatie via Peppol in 2026 is digitale integratie geen luxe meer, maar een noodzaak.

Stel: uw medewerker rijdt ’s ochtends naar drie klanten en besteedt bij elk een uur werktijd. Als u dit traject digitaal volgt, kan het systeem bijvoorbeeld registreren dat er in totaal 80 km is afgelegd en 3 uur gewerkt. Deze gegevens kunnen vervolgens automatisch ingelezen worden in de facturatietool, zodat op de klantfacturen zowel de werkuren als de verplaatsingskilometers verschijnen. U hoeft dan niet handmatig afstanden op te zoeken of tijden over te typen – wat niet alleen tijd scheelt maar ook fouten voorkomt. Bovendien krijgt de klant zo een gedetailleerde factuur, wat de professionaliteit ten goede komt.

Belangrijk hierbij is wel dat u de verplaatsingen correct koppelt aan de juiste klant of project. Een goede urenregistratie- en facturatiesoftware laat toe om bij het registreren van een rit meteen de klant of opdracht te selecteren. Hierdoor bouwt u per klant een logboek op van gepresteerde uren én kilometers. Bij de facturatie kunt u dan per klant eenvoudig alle bijhorende ritten en prestaties oplijsten en aanrekenen. Dit is bijvoorbeeld handig voor dienstensectoren waarbij een technieker of consultant meerdere klanten per dag bezoekt.

Daarnaast betekent integratie dat u klaar bent voor de digitale factuurrevolutie. Zoals vermeld, zullen e-facturen via Peppol de standaard worden. Wanneer uw uren- en kilometerregistratiesysteem gekoppeld is aan uw facturatiesoftware, kunt u met één klik een gestructureerde factuur aanmaken die volledig voldoet aan de nieuwe normen (zoals de Peppol BIS-indeling). Dit versnelt niet alleen uw administratie, maar garandeert ook dat uw facturen meteen correct en volledig zijn. Geen vergeten kilometers meer of twijfel over hoeveel uur er precies aan welke klant besteed werd – alle data zit centraal. Veel kmo’s schakelen nu al over op een geïntegreerde e-facturatie software in België om dit proces te stroomlijnen en klaar te zijn voor 2026. Het resultaat is minder papierwerk, snellere betaling (digitale facturen worden vaak sneller verwerkt door de klant) en een up-to-date administratief overzicht.

Rol van technologie en Done-it

Illustratie: digitale tools zoals Done-it automatiseren de registratie van verplaatsingen en uren, waardoor kmo’s minder administratie hebben en toch nauwkeurige gegevens voor facturatie en loonberekening verkrijgen.

Innovatieve software-oplossingen spelen een cruciale rol in het professioneel beheren van verplaatsingskosten. Een voorbeeld hiervan is Done-it, een platform voor mobiele tijdsregistratie en projectbeheer. Deze tool werd ontworpen met kmo’s in gedachten die teams op de baan hebben, en pakt heel wat pijnpunten aan in het proces van kilometerregistratie en facturatie:

Automatische registratie via track & trace: In plaats van medewerkers hun kilometers zelf te laten noteren (met alle mogelijke fouten van dien), registreert Done-it de ritten automatisch via geolocatie. Met de Trax-it technologie legt de software nauwkeurig de vertrek- en aankomstpunten vast, de effectief afgelegde route en de precieze afstand. Dit gebeurt op de achtergrond, zonder dat de werknemer handmatig iets moet ingeven, wat de betrouwbaarheid sterk verhoogt. Fouten of zelfs fraude (zoals “afgeronde” kilometers naar boven toe) worden hiermee uitgesloten. Bovendien zijn deze gegevens zeer gedetailleerd en controleerbaar, wat handig is bij een eventuele inspectie door fiscus of RSZ.
Verschillende vervoersmiddelen en situaties ondersteunen: Done-it is flexibel en begrijpt dat niet elke rit met dezelfde soort wagen gebeurt. U kan zelf transporttypes definiëren in de software – bijvoorbeeld leasewagen, privéwagen, carpooling (chauffeur/begeleider), te voet, fiets, openbaar vervoer, enz. Aan elk van deze transporttypes kunt u specifieke regels of vergoedingen koppelen. Rijdt een medewerker met zijn eigen wagen naar de klant? Dan kan Done-it automatisch de kilometervergoeding berekenen volgens het juiste tarief. Gebruikt een andere medewerker de trein? Dan kan die rit als “openbaar vervoer” gelabeld worden en kan bijvoorbeeld de ticketkost toegevoegd worden. Zelfs combinaties zijn mogelijk: u krijgt een totaaloverzicht van alle gereden kilometers, ongeacht het vervoersmiddel, en de bijbehorende kosten. Ook bijzonderheden zoals carpooling worden gedekt (de software kan bv. bijhouden wie de bestuurder is en wie meerijdt, zodat u niet dubbel telt).
Visuele weergave en koppeling aan urenregistratie: Een moderne tool als Done-it presenteert de geregistreerde verplaatsingen op een interactieve kaart. Zo kunt u achteraf routes bekijken en verifiëren of de gereden weg overeenstemt met de planning. Daarnaast kan elke rit rechtstreeks gekoppeld worden aan een klant, project of taak. Combineert u dit met de geïntegreerde urenregistratie, dan krijgt u een volledig beeld: niet alleen waar en hoe ver er gereden is, maar ook wanneer en hoe lang er gewerkt is bij de klant. Done-it registreert immers niet alleen kilometers, maar kan ook de begin- en eindtijd van een opdracht loggen (desgewenst met gps-bepaling van aankomst- en vertrektijd). Voor HR biedt dit het voordeel van een sluitende urenstaat en het makkelijker berekenen van lonen, overuren of mobiliteitsvergoedingen. Voor facturatie kunt u dankzij deze koppeling feilloos de gepresteerde uren én kilometers samen rapporteren.
Minder fouten, minder administratie: Door het gebruik van dergelijke technologie slaat u twee vliegen in één klap: u vermindert de administratie voor zowel uw personeel als uw backoffice én u verhoogt de nauwkeurigheid en wettelijke conformiteit. Done-it genereert bijvoorbeeld automatisch rapporten met alle ritten per periode, inclusief datum, begin/eindadres en aantal kilometers – precies wat de fiscus vereist als bewijs “volgens ernstige normen”. U hoeft niet langer manueel papieren rittenblaadjes in te tikken of Excel-bestanden te controleren op tikfouten. Alles staat centraal in één digitaal systeem en kan vlot geëxporteerd worden, bijvoorbeeld naar uw boekhouding of voor het opmaken van e-facturen. Ook de komende Peppol-verplichting wordt zo eenvoudiger: correcte data in het systeem leidt tot correcte data op de elektronische factuur, zonder overtypen.
Naleving van wetgeving en gemoedsrust: Software als Done-it is gebouwd met oog op de complexe Belgische regels. Automatische indexeringen van de officiële tarieven, waarschuwingen bij overschrijding van de 24.000 km-grens per werknemer, en respect voor privacy (GDPR) door bijvoorbeeld geen GPS-tracking buiten werkuren – het zit erin vervat. Dit geeft u als zaakvoerder gemoedsrust: u weet dat alle gegevens accuraat en juridisch onderbouwd zijn. Zo vermijdt u boetes en discussies. Bovendien biedt de realtime inzage in waar uw teams zijn en wat ze aan het doen zijn, extra controle en efficiëntie in de planning. Uiteindelijk draait het om vertrouwen en professionalisme: zowel uw werknemers als uw klanten varen er wel bij als u gebruikmaakt van een geïntegreerde oplossing die alles netjes bijhoudt.

Tot daar!

Het correct registreren en factureren van verplaatsingen naar klanten is geen louter administratieve last; het is een kans voor kmo’s om hun dienstverlening te professionaliseren. Door transparant te communiceren over verplaatsingskosten, voorkomt u misverstanden en bouwt u een vertrouwensrelatie op met uw klanten. Door up-to-date te blijven met de wetgeving – van kilometervergoedingen tot verplichte e-facturatie – zorgt u dat uw bedrijf compliant is en vermijdt u sancties. En door te investeren in slimme digitale tools voor uren- en kilometerregistratie bespaart u niet alleen tijd, maar verkleint u ook de foutenmarge.

In een tijd van toenemende mobiliteitskosten en digitalisering kan een efficiënt beheer van verplaatsingen zelfs een competitief voordeel zijn. U houdt de kosten onder controle, kunt nauwkeurig analyseren waar tijd en kilometers naartoe gaan, en u bent klaar om de stap te zetten naar de digitale toekomst (zoals Peppol 2026) zonder stress. Kortom, verplaatsingsfacturatie is veel meer dan kilometers optellen – het is een integraal onderdeel van uw bedrijfsprocessen waarbij HR, finance en technologie elkaar ontmoeten.

Met Done-it registreert u automatisch ritten, inclusief uren, kilometers en routes op kaart, en kunt u verschillende vervoersmiddelen aanduiden (wagen, fiets, openbaar vervoer, enz.). Zo beschikt u over betrouwbare data die rechtstreeks inzetbaar zijn in uw facturatie en administratie. Door het slim aan te pakken, bent u als kmo niet alleen wettelijk in orde, maar ook een stap voor op administratief vlak, wat u toelaat te focussen op wat echt telt: uw kernactiviteiten en tevreden klanten.