Factura electrónica VeriFactu: Cómo adaptarse y evitar sanciones

¿Qué es VeriFactu y por qué llega ahora?

VeriFactu es la normativa española que regula los sistemas informáticos de facturación para asegurar la integridad y trazabilidad de cada factura. Surge del Real Decreto 1007/2023 (conocido como “Reglamento VeriFactu”) y la Ley Antifraude, que obliga a que los programas de facturación (SIF) garanticen la inalterabilidad de los registros.

En la práctica, eso significa que al emitir cada factura el sistema debe generar un registro electrónico (un resumen con código hash y enlace al registro anterior) y, además, incorporar un código QR en la factura. El QR contiene datos clave y apunta a la sede electrónica de la Agencia Tributaria para su verificación.

En modo VERIFACTU, el software envía automáticamente este registro a Hacienda en el momento de emisión, de modo que la Administración registra la factura al instante. En cualquier caso, la normativa no impone un formato único de factura: se puede seguir facturando en papel o en formato electrónico, siempre que la factura lleve el QR y cumpla los nuevos requisitos. Más información en la sede de la AEAT.

¿Quiénes están obligados y cuáles son los plazos?

VeriFactu afecta a todas las empresas y autónomos con obligación de emitir facturas, que no estén bajo el Suministro Inmediato de Información (SII). Es decir, empresas que no pertenezcan a REDEME, con facturación anual inferior a 6.010.121,04 € y sin grupo de IVA, o que no hayan optado voluntariamente por enviar facturas como el SII. Fuente: Andersen.

También quedan fuera regímenes forales (Navarra y País Vasco) y facturas hechas “a mano” sin sistema informático.

Los plazos están definidos por la normativa: inicialmente se fijó el 1 de julio de 2025 para que los fabricantes de software tuvieran sus programas adaptados, y enero/julio de 2026 para las empresas y autónomos (enero 2026 para sociedades; julio 2026 para el resto). De hecho, el RD 254/2025 amplió el plazo: las sociedades deben cumplir para el 1 de enero de 2026 y los demás obligados, el 1 de julio de 2026. Hasta entonces, los proveedores de sistemas deben ofrecer versiones adaptadas en un plazo de 9 meses tras la publicación de la orden técnica (aproximadamente julio 2025). Fuente: BOE.

Implicaciones legales y operativas

La nueva regulación exige varios cambios operativos. En concreto, cada factura (incluidas las simplificadas) debe llevar un código QR visible. Este código codifica información de la factura y una URL a la sede electrónica de la AEAT, y permite al receptor validar fácilmente con su móvil si la factura ha sido registrada en Hacienda. En la modalidad “VeriFactu”, las facturas (papel o electrónicas) incorporan además la leyenda “factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o simplemente VERIFACTU. Más información en la AEAT.

Técnicamente, el software de facturación debe generar dos ficheros por factura: el Registro de Facturación de Alta (y, en caso de anulación, uno de anulación), con datos estandarizados, identificación del sistema y marcas de seguridad (hash encadenado). Este registro no sustituye a la factura, pero queda grabado en el programa y/o enviado a Hacienda.

En la modalidad no VeriFactu (conservación local), el sistema debe añadir firma electrónica a los registros y llevar un “registro de eventos” con medidas de seguridad análogas. A fin de cuentas, la norma no cambia lo esencial de la factura –todavía se facturan los mismos datos–, pero obliga a un control mucho más estricto: facturas inalterables, con código QR y trazabilidad completa. Fuente: AEAT.

¿Qué sanciones establece Hacienda?

El incumplimiento de VeriFactu está tipificado como infracción grave. Según la Ley General Tributaria, se prevén sanciones severas.

• Para fabricantes o comercializadores de software que vendan sistemas de facturación no adaptados, la multa es fija de 150.000 € anuales por tipo de sistema no certificado.
• Para los usuarios (empresas/autónomos) que utilicen un programa sin la homologación correspondiente o lo alteren, la multa es fija de 50.000 € anuales.

En resumen, Hacienda advierte de sanciones de hasta 50.000 € por ejercicio si no se factura con un sistema conforme. Más información en la AEAT.

Cómo elegir un software de facturación homologado

Para cumplir con VeriFactu es crucial elegir un programa que esté adaptado al RD 1007/2023. En la práctica, esto significa que tu proveedor de software debe ofrecer una versión certificada y actualizada.

Debe incluir todas las funcionalidades exigidas: generar facturas de forma segura sin posibilidad de manipulación, registrar cada factura con su QR y la marca “VERIFACTU”, y enviar automáticamente los datos a la AEAT. Además, conviene que la herramienta sea intuitiva y accesible desde la nube, para facturar también desde un móvil o tablet.

Por ello se recomienda comprobar que el software permite integrarse con tu contabilidad o ERP actual, facilita el envío a Hacienda y ofrezca soporte técnico. Como resumen, lo ideal es un programa “homologado” (adaptado legalmente), con interfaz sencilla, integraciones contables y opciones de movilidad. Más información en Software del Sol.

Done-it: digitalización laboral y contable en un solo paso

Las pymes con equipos itinerantes tienen retos especiales de digitalización. Done-it es una aplicación pensada precisamente para esto: ayuda a llevar el registro de horas y proyectos en movilidad.

Con Done-it puedes mantener un registro preciso de las horas trabajadas por cada empleado y relacionarlas directamente con el proyecto o cliente correspondiente. Este registro digital del trabajo (con geolocalización y detalles de proyecto) facilita enormemente la facturación y la contabilidad posteriores.

Al captar los datos laborales en formato electrónico, se reduce el papeleo físico y se mejora la trazabilidad contable. Así, cuando llega el momento de facturar al cliente, dispones de toda la información actualizada en tu sistema compatible con VeriFactu (por ejemplo, horas dedicadas por proyecto), garantizando facturas más precisas y cumpliendo la normativa.

Tabla comparativa: software de facturación compatible con VeriFactu

Entre las soluciones reales del mercado ya adaptadas destacan tanto opciones gratuitas como de bajo coste. Por ejemplo, plataformas como Billin, ContaSimple y FacturaDirecta ofrecen planes gratuitos o muy económicos y aseguran la generación de facturas con QR conforme al reglamento. También hay proyectos específicos dedicados, como VeriFactuGratis.es, que proporciona un facturador web gratuito con envío instantáneo a la AEAT.

La siguiente tabla muestra una comparativa de cuatro de estas opciones:

Las fuentes citadas confirman que todas estas soluciones están preparadas para VeriFactu. Además, la Agencia Tributaria planea lanzar próximamente su propia aplicación gratuita de facturación homologada para VeriFactu, siguiendo el ejemplo del punto FACe de facturas públicas. Más información en Holded.

Preguntas frecuentes (FAQs)