Verplichte B2B e-facturatie via PEPPOL in België vanaf 1 januari 2026

De Europese Unie zet volop in op de digitalisering van btw-processen via het initiatief VAT in the Digital Age (ViDA). Dit project wil internationale transacties harmoniseren door het gebruik van gestructureerde elektronische facturen, waarbij btw-gegevens bijna in realtime gedeeld worden met de belastingdiensten.

Volgens schattingen van de Europese Commissie kan dit systeem jaarlijks tot €11 miljard aan btw-fraude voorkomen en meer dan €4,1 miljard besparen aan administratieve kosten. Om dit mogelijk te maken, passen de lidstaten hun wetgeving aan en bouwen ze gemeenschappelijke infrastructuren voor e-facturatie.

België sluit zich aan bij deze Europese strategie en heeft gekozen voor een geleidelijke invoering van elektronische facturatie. Sinds 2022 is e-facturatie verplicht bij overheidsopdrachten (B2G), volgens een gefaseerde invoering:

• 1 november 2022
• 1 mei 2023
• 1 maart 2024

Alle leveranciers van Belgische overheidsdiensten moeten sindsdien hun facturen elektronisch aanleveren via het PEPPOL-netwerk, via het nationale platform Mercurius. Dit zorgt voor een veilige en gestandaardiseerde uitwisseling van documenten.

In maart 2024 heeft het Belgisch parlement een wet goedgekeurd die deze verplichting verder uitbreidt naar de privésector: vanaf 1 januari 2026 wordt gestructureerde e-facturatie verplicht voor alle B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige bedrijven.

De uitwisseling van deze facturen zal gebeuren via het PEPPOL-kanaal, dat als standaard is aangeduid. Op die manier bouwt België voort op het succesvolle model in de publieke sector en krijgen bedrijven voldoende tijd om zich aan te sluiten op PEPPOL vóór 2026.

Wat zijn de verwachte voordelen?

De overstap naar gestructureerde elektronische facturatie is meer dan een wettelijke verplichting — het is een kans om fiscale en boekhoudkundige processen te moderniseren. De belangrijkste doelstellingen zijn:

• Digitalisering en operationele efficiëntie: Het digitaliseren van facturatie en btw-aangiftes zorgt voor een snellere verwerking, minder handmatig werk en meer automatisering in de hele keten.
• Fraudebestrijding: Door de verhoogde traceerbaarheid van facturen wordt btw-fraude sneller opgespoord. In België bedroeg de btw-kloof in 2018 nog 10,8% — goed voor een verlies van ongeveer €3,6 miljard. Met massale e-facturatie kunnen zulke discrepanties veel sneller worden ontdekt.
• Administratieve vereenvoudiging: Facturen worden automatisch verwerkt, fouten worden beperkt en bedrijven besparen tijd en kosten. Volgens de Europese Commissie kan e-facturatie leiden tot een besparing van meer dan €4,1 miljard per jaar op administratieve lasten. Vooral voor kmo’s is dit een enorme stap vooruit.

Implementatiekalender: stap voor stap

De invoering van de verplichting verloopt in fases, zodat bedrijven zich kunnen aanpassen:

• 2024: De uitbreiding van e-facturatie naar alle overheidsopdrachten (B2G) is afgerond. In maart wordt de wet aangenomen die de B2B-verplichting vanaf 2026 voorbereidt.
• 2025: Het Koninklijk Besluit volgt met technische details, waaronder toegelaten factuurformaten (zoals Peppol-BIS), uitwisselingsprotocollen en afrondingsregels. De overheid voorziet ook een gedoogperiode van januari tot en met maart 2026, waarin geen sancties worden opgelegd aan bedrijven die aantoonbaar werken aan hun overstap.
• 2026: Vanaf 1 januari 2026 geldt de verplichting voor alle Belgische btw-plichtige bedrijven: ze moeten hun B2B-facturen elektronisch en gestructureerd verzenden en ontvangen via het PEPPOL-netwerk. Tijdens het eerste kwartaal blijft er enige flexibiliteit, maar vanaf april 2026 worden papieren facturen of PDF’s niet langer aanvaard.

Wat is PEPPOL?

PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement Online en is een internationaal netwerk dat door de Europese Unie werd ontwikkeld om het elektronisch uitwisselen van zakelijke documenten te standaardiseren. Sinds de oprichting in 2008 verbindt PEPPOL bedrijven, overheden en organisaties via gecertificeerde Access Points.

Via zo’n PEPPOL Access Point kunnen ondernemingen op een veilige en gestandaardiseerde manier elektronische facturen verzenden en ontvangen, ongeacht de software van de andere partij. Je hoeft enkel je boekhoudsoftware te koppelen aan een erkende PEPPOL-provider — vanaf dat moment kan je communiceren met alle andere aangesloten partijen binnen Europa, zonder aparte integraties.

België kiest ervoor om PEPPOL als standaardkanaal te gebruiken voor B2B-e-facturatie. Op die manier wordt de pan-Europese interoperabiliteit gegarandeerd, en wordt vermeden dat bedrijven met uiteenlopende of onverenigbare systemen moeten werken.

Wat is een “gestructureerde elektronische factuur”?

Een gestructureerde e-factuur is een factuur in digitaal formaat waarbij alle gegevens (zoals leverancier, klant, bedragen, btw, producten, enzovoort) op een vaste manier georganiseerd zijn in vooraf bepaalde velden. Meestal gaat het om een XML-bestand in het UBL- of Peppol-BIS-formaat.

In tegenstelling tot een PDF of een gescand document, is een gestructureerde e-factuur machineleesbaar. Dat betekent dat boekhoudsoftware automatisch alle gegevens kan uitlezen en verwerken — zonder manuele invoer of foutgevoelige interpretatie.

Voor bedrijven, en in het bijzonder voor kmo’s en zelfstandigen, betekent dit een aanzienlijke vereenvoudiging van hun administratie. Minder manueel werk, minder fouten en een snellere verwerking van inkomende en uitgaande facturen leiden tot meer overzicht én een efficiënter betalingsbeheer.

Veelgestelde vragen over de verplichting

Hieronder beantwoorden we enkele van de meest voorkomende praktische vragen over de nieuwe e-facturatieverplichting via PEPPOL:

Wat als een bedrijf PEPPOL niet tijdig implementeert?

Er zijn geldboetes voorzien bij niet-naleving. Toch geldt er van januari tot en met maart 2026 een gedoogperiode waarin de FOD Financiën geen sancties oplegt, op voorwaarde dat het bedrijf kan aantonen dat het tijdig en redelijk inspanningen heeft geleverd om zich aan te passen.

Na deze periode worden oplopende boetes toegepast, bijvoorbeeld: €1.500 bij een eerste overtreding, €3.000 bij een tweede en €5.000 bij een derde. In de praktijk is het belangrijk om alle stappen en voorbereidingen goed te documenteren — zoals softwareaanpassingen, interne communicatie of testverzendingen — om latere sancties te vermijden.

Wat als een klant of leverancier nog niet is aangesloten op PEPPOL?

Elke partij moet over een PEPPOL-ID beschikken via een officieel Access Point. Voor verzending controleer je of de ontvanger al geregistreerd is in de PEPPOL-directory — dat geldt als een impliciete toestemming om elektronische facturen te ontvangen.

Is dat nog niet het geval, dan neem je contact op met de klant of leverancier om registratie op te starten. Intussen mag je geen dubbele verzending doen (zowel een e-factuur als een PDF), want dat leidt tot verwarring en foutieve verwerking.

Een tijdelijke oplossing kan zijn dat beide partijen akkoord gaan om tijdelijk een PDF of ander formaat te gebruiken, maar dit moet dan wel omgezet kunnen worden naar het Europese standaardformaat EN16931. Het blijft aanbevolen om af te stemmen en zo snel mogelijk over te schakelen op PEPPOL, zonder gemengde systemen.

Wat als het facturatiesysteem tijdelijk uitvalt?

Bij een technische storing activeer je best een noodprocedure: bijvoorbeeld tijdelijk factureren via PDF per e-mail, en de klant informeren over de situatie.

Documenteer de storing (datum, duur, oorzaak) en licht eventueel je boekhouder in. Gedurende het eerste kwartaal van 2026 wordt er begrip getoond voor zulke situaties, zolang je kunt aantonen dat je volop bezig bent met de implementatie.

Van zodra het systeem opnieuw werkt, moet je de oorspronkelijke factuur alsnog correct via PEPPOL versturen om in regel te zijn.

Hoe worden fouten of uitzonderingen behandeld?

Elektronische facturatie sluit menselijke fouten niet uit. Als er fouten sluipen in een factuur (verkeerde gegevens, duplicaten), gelden de gebruikelijke correctieprocedures: een kredietnota opstellen of een verbeterde factuur opnieuw verzenden.

De meeste e-facturatiesystemen of PEPPOL-providers geven een foutcode of melding wanneer een verzending faalt of door de ontvanger wordt geweigerd. In dat geval is het belangrijk om de klant snel te contacteren, het probleem op te lossen en de juiste versie opnieuw te versturen.

Net als bij papieren facturatie blijft het principe: correctie, communicatie en herverzending. Transparantie en een duidelijke audit trail zijn essentieel om fouten recht te zetten en juridische of fiscale problemen te voorkomen.

Mag ik nog een PDF-factuur per e-mail sturen als de klant akkoord gaat?

In principe niet. Vanaf 2026 voldoet een gewone PDF die via e-mail wordt verstuurd niet meer aan de wettelijke vereisten voor gestructureerde e-facturatie. Enkel in uitzonderlijke gevallen, en mits wederzijds schriftelijk akkoord, kunnen partijen een alternatief formaat gebruiken — bijvoorbeeld een PDF — zolang die achteraf omgezet kan worden naar het Europese standaardformaat EN16931.

Met andere woorden: een PDF mag enkel als de ontvanger uitdrukkelijk afstand doet van de verplichting én ervoor zorgt dat de gegevens automatisch kunnen worden verwerkt. Tijdens de eerste maanden van 2026 zal men tijdelijk soepel omgaan met dergelijke afspraken, maar de bedoeling blijft dat alle facturatie structureel via PEPPOL verloopt.

Wat betekent dit voor kmo’s, zelfstandigen of starters?

Kleine ondernemingen moeten zich zeker voorbereiden, maar kunnen gebruikmaken van steunmaatregelen. De Belgische overheid heeft fiscale stimuli aangekondigd: vanaf 1 januari 2025 geldt een verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale uitrusting, en voor de boekjaren 2024-2027 mogen kleine ondernemingen en zelfstandigen een verhoogde aftrek van 120% toepassen op softwarekosten voor e-facturatie.

Bovendien bestaan er vandaag al veel betaalbare of gratis software-oplossingen voor kleine volumes, speciaal ontwikkeld voor zelfstandigen of microbedrijven. De beste aanpak is om zo snel mogelijk een geschikte PEPPOL-provider te kiezen, de aftrek toe te passen en te starten met testen. De gedoogperiode van drie maanden (jan-mrt 2026) geeft nog extra ruimte om alles op punt te stellen.

Is er een overgangsperiode voorzien en hoe werkt die?

Ja. De overheid heeft aangekondigd dat er van 1 januari tot 31 maart 2026 een tolerantiebeleid geldt. In deze periode worden geen sancties opgelegd aan bedrijven die aantoonbaar werk maken van hun overstap naar e-facturatie, maar geconfronteerd worden met redelijke obstakels — zoals technische problemen, afhankelijkheid van softwareleveranciers, of nog lopende implementatie.

Het is in die periode essentieel om aan te tonen dat je tijdig en met de juiste inspanningen hebt gehandeld (bijvoorbeeld: contract met softwarepartner, interne testen, communicatie met klanten). Let op: dit is geen officieel uitstel van de verplichting — de wet is vanaf 1 januari van kracht, alleen wordt de naleving in het begin soepeler gecontroleerd. Vanaf april 2026 gelden de normale regels en boetes opnieuw.

Wat met buitenlandse klanten?

De Belgische e-facturatieverplichting is uitsluitend van toepassing op binnenlandse B2B-transacties. Voor facturen aan buitenlandse klanten (binnen of buiten de EU) blijven de traditionele formaten toegestaan na 2026.

Concreet: als je factureert aan een onderneming buiten België, ben je niet verplicht om PEPPOL te gebruiken, tenzij jullie daar uitdrukkelijk voor kiezen. Voor verkopen aan particulieren (B2C) of ondernemingen zonder vaste inrichting in België blijft een PDF of papieren factuur mogelijk onder de algemene btw-regels.

Als de buitenlandse klant wél e-facturatie wenst, kunnen partijen onderling afspreken om toch via PEPPOL te werken. Zoniet, blijft het systeem zoals voorheen.

Praktische tips

Begin vandaag nog met de voorbereiding. Kies software of een leverancier die PEPPOL ondersteunt, informeer je klanten en leveranciers over de nieuwe regels, en documenteer elke stap die je neemt in het proces. Zo vermijd je verrassingen én ben je juridisch beschermd.

Op de website van de FOD Financiën (e-facture) vind je handige materialen en communicatiekits om klanten en partners te informeren over deze overstap.