Wettelijk en ethisch gebruik van GPS-tracking bij mobiele werknemers in België

Het gebruik van geolocatiesystemen (GPS) in bedrijven met mobiele werknemers wordt steeds gebruikelijker. Toch roept het geolokaliseren van werknemers belangrijke vragen op over privacy op de werkvloer en de naleving van regelgeving.

In België bestaat er nog geen specifieke wetgeving over deze systemen, maar de GDPR (Algemene Verordening Gegevensbescherming) is wel van toepassing, net als andere Europese regels en principes die voortvloeien uit aanbevelingen van instanties zoals de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA/APD), de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens en de Franse CNIL.

In dit artikel bekijken we:

• het geldende juridische kader,
• de principes van toestemming, proportionaliteit, transparantie en temporele beperking,
• gebruikelijke toepassingen (bouw, schoonmaak, technische diensten, transport...),
• richtlijnen voor een GPS-beleid dat in lijn is met de wet,
• voorbeelden van goede praktijken,
• risico’s en sancties bij onrechtmatig gebruik,
• en regionale verschillen (Vlaanderen vs. Wallonië) in interpretatie van deze regels.

1. Juridisch kader: België en Europa

Toepasselijke regelgeving

Hoewel er in België geen specifieke wet is die het gebruik van GPS op de werkvloer regelt, moeten bedrijven wel voldoen aan:

• de GDPR (AVG),
• de Belgische wet van 30 juli 2018 inzake de bescherming van persoonsgegevens,
• artikel 8 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens,
• en artikel 22 van de Belgische Grondwet.

GPS-tracking wordt beschouwd als een verwerking van persoonsgegevens. Daarom moeten bedrijven de volgende principes naleven:

• Rechtmatigheid en eerlijkheid
• Doelbeperking
• Dataminimalisatie
• Transparantie
• Gegevensbeveiliging

Autoriteiten en richtlijnen

De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA, vroeger de Privacycommissie) bracht al in 2005 een specifiek advies uit (advies nr. 12/2005), waarin zij benadrukte dat elk GPS-systeem moet voldoen aan de volgende principes:

• Wettelijkheid
• Legitiem doel
• Proportionaliteit
• Transparantie

De CNIL (Frankrijk) en de Autoriteit Persoonsgegevens (Nederland) hebben vergelijkbare richtlijnen gepubliceerd, waarin zij onder meer aandringen op:

• Geen monitoring buiten de werkuren
• Vermijden van permanente tracking
• Waarborgen van een legitiem en proportioneel belang

Geen specifieke wet, maar wel richtlijnen en cao's

Hoewel er geen specifieke Belgische wetgeving bestaat rond track & trace op de werkvloer, zijn er wel andere bronnen van regelgeving:

• Wetsvoorstellen in de Senaat (nog niet goedgekeurd)
• Collectieve arbeidsovereenkomsten in sectoren zoals de controleorganismen (Paritair Comité 219)
• Werkgroepen binnen de bouw- en handelssector
• Relevante rechtspraak over gegevensverwerking

In de praktijk is het juridisch kader gebaseerd op een combinatie van de GDPR, adviezen van de GBA en sectorale akkoorden.

Arbeidsrechtelijke verplichtingen

Naast de GDPR heeft het gebruik van GPS op de werkvloer ook gevolgen binnen het arbeidsrecht:

• Bij bedrijven met meer dan 50 werknemers moet het ondernemingsraad worden geraadpleegd.
• Het gebruik van GPS moet worden opgenomen in het arbeidsreglement en gecommuniceerd worden naar alle werknemers.
• In KMO’s zonder formele overlegorganen moet de info gedeeld worden met het preventiecomité of rechtstreeks met het personeel.
• Een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) is verplicht als het systeem veel werknemers betreft of structureel wordt ingezet.

2. Kernprincipes: legitimiteit, proportionaliteit, transparantie en (soms) toestemming

Legitiem doel

Een bedrijf mag GPS alleen gebruiken als er een duidelijke en gerechtvaardigde reden is. Voorbeelden van legitieme doeleinden zijn:

• Veiligheid van de werknemer
• Voorkomen van diefstal
• Optimalisatie van routes en reistijden
• Bevestiging van uitgevoerde diensten

Algemeen gebruik “voor de zekerheid” of om werknemers op heterdaad te betrappen zonder voorafgaande aanleiding is niet toegestaan.

Proportionaliteit

Het systeem moet zo weinig mogelijk inbreuk maken op de privacy:

• Geen 24/7-tracking
• Geen tracking buiten de werkuren
• Mogelijkheid voor de werknemer om GPS uit te schakelen in persoonlijke tijd
• Alleen noodzakelijke gegevens bewaren, en voor een beperkte periode (bijv. maximaal 2 maanden volgens de CNIL)

Transparantie

De werknemer moet duidelijk geïnformeerd worden over:

• Welke gegevens worden verzameld
• Voor welk doel ze worden gebruikt
• Wie toegang heeft tot de gegevens
• Hoe lang ze worden bewaard
• Welke rechten hij of zij heeft

Dit alles moet schriftelijk vastgelegd worden, in duidelijke taal, binnen een toegankelijke beleidsverklaring.

Is toestemming van de werknemer nodig?

Het hangt ervan af:

• Niet nodig als GPS onmisbaar is voor de activiteit (bijv. koeriers, ambulances, dringende installaties).
• Wel nodig als het gebruik niet essentieel is en er alternatieve manieren bestaan om de activiteit te organiseren. In dat geval moet de toestemming vrij, geïnformeerd, specifiek en herroepbaar zijn.

3. Toegestane vs. verboden toepassingen

4. Praktijkvoorbeelden in veelvoorkomende sectoren

Bouw

• GPS voor het coördineren van leveringen en het beschermen van voertuigen of machines.
• Verplichte uitschakeling buiten de werkuren.
• Als Checkin-at-work al wordt gebruikt, mag GPS deze aanwezigheidscontrole niet dupliceren.

Schoonmaak en facility services

• Geschikt voor routeplanning door supervisors of coördinatie van meerdere klanten.
• Vermijd het voortdurend tracken van elke medewerker zonder gegronde reden.
• Aanbevolen: apps gebruiken met enkel check-in en check-out, zonder continue tracking tijdens verplaatsingen.

Technische diensten, onderhoud en logistiek

Dit omvat onder andere:

• Elektriciens
• Loodgieters
• Tuinmannen
• Installateurs van verwarming of airconditioning
• Netwerk-, telecom- en alarminstallateurs
• Koeriers en logistiek personeel

Voor deze profielen kan GPS bijdragen aan:

• Snellere responstijden
• Route-optimalisatie
• Veiligheid bij ongevallen

Belangrijk: Geen automatische sancties (bijvoorbeeld voor snelheidsovertredingen) op basis van GPS. Het is een goede praktijk om een “privémodus” te voorzien of de werknemer de mogelijkheid te geven tracking uit te schakelen tijdens niet-werkgerelateerde tijd (pauzes, woon-werkverkeer).

5. Goede praktijken in Belgische bedrijven

• Automatische uitschakeling van GPS buiten de werkuren.
• Duidelijk en toegankelijk beleid, beschikbaar in de taal van de werknemer.
• Voorafgaand overleg met vertegenwoordigers (ook in kmo’s).
• Dataminimalisatie: enkel strikt noodzakelijke gegevens verzamelen.
• Audit van toegangen en gebruik van GPS-gegevens.
• Uitvoering van een DPIA vóór implementatie.
• Voortdurende opleiding voor leidinggevenden en personeel over hun verplichtingen en rechten.

6. Risico’s en sancties bij onrechtmatig gebruik

• Boetes volgens de AVG: tot 20 miljoen € of 4% van de jaarlijkse omzet.
• Ongeldige bewijzen in arbeidsrechtbanken: ontslagen op basis van niet-aangekondigde tracking kunnen worden vernietigd.
• Vorderingen van werknemers of vakbonden.
• Inspecties door FOD WASO indien het arbeidsreglement niet wordt nageleefd.
• Verslechtering van het werkklimaat en reputatieschade voor het bedrijf.

7. Verschillen tussen Vlaanderen en Wallonië?

Er zijn geen juridische verschillen: de AVG en de Belgische wet van 2018 gelden in het hele land. Er zijn echter wel culturele nuances:

• In Vlaanderen ligt de nadruk op het arbeidsreglement en voorafgaand overleg.
• In Wallonië wordt vaak verwezen naar de doctrine van de Franse CNIL en het recht op ontkoppeling.

Beide regio’s delen dezelfde kernprincipes: transparantie, proportionaliteit en overleg met de werknemer.

GPS legaal, ja, maar verstandig gebruiken

Het geolokaliseren van werknemers in België is een nuttig en juridisch haalbaar hulpmiddel, mits het op een proportionele en transparante manier wordt toegepast.

Om conflicten te vermijden, moet een bedrijf:

• De doeleinden van GPS-gebruik duidelijk definiëren
• Werkuren en persoonlijke privacy respecteren
• Overleggen met het personeel en hun vertegenwoordigers
• Duidelijke regels opstellen en correct communiceren

Geolocatietechnologie kan de productiviteit, veiligheid en efficiëntie verhogen. Maar bij verkeerd gebruik kan ze leiden tot sancties, conflicten en verlies van vertrouwen.

En hoe zit het met Done-it?

Systemen zoals Done-it.app bieden oplossingen die legaliteit en functionaliteit in balans brengen. In plaats van constant te tracken, activeert Done-it de GPS alleen tijdens het in- en uitklokken of wanneer de medewerker onderweg is voor het werk, waardoor het proportionaliteitsbeginsel wordt nageleefd en de privacy buiten werktijd wordt gerespecteerd.

Zo kunnen bedrijven hun werking verbeteren zonder te overdrijven, en weten werknemers dat hun persoonlijke tijd beschermd is.