In de huidige Belgische arbeidswetgeving (die binnenkort zal worden aangepast) bestaat er geen algemene verplichting voor werkgevers om de gewerkte uren van hun medewerkers systematisch te registreren. Alleen in specifieke situaties is een tijdsregistratie verplicht: zo moeten bijvoorbeeld deeltijdse werknemers met variabele uurroosters of medewerkers in glijdende uurroosters (glijdende uurroosters) de afwijkingen ten opzichte van hun normale werkrooster bijhouden.
Buiten deze uitzonderingen werken de meeste Belgische bedrijven vandaag niet met een formeel systeem van prikklokken of digitale tijdsregistratie, omdat dit tot nu toe geen algemene wettelijke verplichting was.
Toch heeft België al aanwezigheidsregistratie ingevoerd in bepaalde sectoren als onderdeel van de strijd tegen sociale fraude. Zo is het momenteel verplicht om de aanwezigheid van werknemers te registreren in sectoren zoals:
De CIAO-regelgeving is op 1 september 2024 in werking getreden en verplicht schoonmaak- en onderhoudsbedrijven om de in- en uitcheck van hun werknemers digitaal te registreren op elke werkplek. Deze verplichting geldt ook voor buitenlandse ondernemingen die in België actief zijn. Zo moeten bijvoorbeeld Nederlandse bedrijven met personeel net over de grens eveneens voldoen aan de CIAO-regels.
Deze sectorale initiatieven hebben als doel om de transparantie te vergroten, de arbeidsomstandigheden te verbeteren en niet-geregistreerd werk tegen te gaan. Er vinden actieve controles plaats door de bevoegde inspectiediensten, en bij niet-naleving lopen bedrijven het risico op sancties.
De ervaring in deze sectoren toont aan dat digitale tijdsregistratie perfect haalbaar is en helpt om misbruik te voorkomen, zoals bijvoorbeeld onbetaalde overuren, in omgevingen waar vroeger weinig of geen controle bestond.
In lijn met de Europese tendensen zal België vanaf 1 januari 2027 een algemene verplichting invoeren om de arbeidstijd van alle werknemers te registreren. Deze wijziging werd op 27 november 2025 aangekondigd als onderdeel van het federale begrotingsakkoord. Het is de bedoeling dat alle Belgische werkgevers, zowel in de private als in de publieke sector, beschikken over een objectief, betrouwbaar en flexibel systeem om de gepresteerde uren van elke werknemer te registreren.
De concrete vorm van de registratie blijft in principe aan de werkgever overgelaten. Met andere woorden: bedrijven kunnen zelf de technologie of methode kiezen (bijvoorbeeld een digitale prikklok, een mobiele app of een ander systeem), zolang die oplossing voldoet aan het criterium van een objectieve en betrouwbare registratie van de arbeidstijd.
Deze nieuwe verplichting vindt haar oorsprong in het Europese recht. Het Hof van Justitie van de EU heeft in 2019 geoordeeld dat lidstaten werkgevers moeten verplichten een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem in te voeren dat toelaat de duur van de dagelijkse arbeidstijd van elke werknemer te meten. Tot nu toe had België zich verzet tegen een algemene verplichting en werd vanuit de FOD Werkgelegenheid vaak gesteld dat de nationale wetgeving zo’n brede verplichting niet expliciet voorzag. Met de aankondiging van de regering in 2025 lijnt België zich nu alsnog uit met deze Europese vereiste en wordt de weg voorbereid voor de inwerkingtreding in 2027.
Belangrijk is dat de definitieve wettekst nog niet gepubliceerd is, waardoor er nog verschillende details onduidelijk blijven. Zo moet blijken of de verplichting tot registratie ook zal gelden voor categorieën van werknemers die vandaag vaak uitgezonderd zijn van de klassieke arbeidstijdregels, zoals bepaalde leidinggevende functies of mobiele werknemers. Er wordt ook verwacht dat de wet zal verduidelijken hoe de informatie moet worden bewaard en welke sancties bedrijven riskeren bij niet-naleving.
In eerdere voorstellen werd bijvoorbeeld vermeld dat ondernemingen de aanwezigheids- of tijdsregistraties minstens vijf jaar zouden moeten bijhouden, en dat het ontbreken van een correct systeem aanleiding kan geven tot boetes of andere sancties
De invoering van een verplichte registratie van de arbeidstijd betekent een belangrijke verandering voor vele Belgische bedrijven. Omdat er tot nu toe geen algemene verplichting bestond, beschikken veel ondernemingen nog niet over een systeem voor arbeidstijdregistratie. Dit houdt in dat alle bedrijven tegen 2027 hun interne procedures moeten aanpassen en een mechanisme van tijdregistratie moeten invoeren.
Voor sommige organisaties kan dit een extra administratieve belasting vormen en mogelijk de flexibiliteit beperken waarmee werkroosters vandaag worden geregeld. België heeft al een strikte regelgeving rond arbeidstijd en overuren, waardoor deze maatregel de beschikbare flexibiliteit voor werkgevers en werknemers verder kan verminderen. Het ontbreken van een systeem houdt bovendien juridische risico’s in: een Belgisch vonnis stelde dat wanneer er geen registraties bestaan, de bewijslast volledig bij de werkgever ligt om aan te tonen dat er geen overuren zijn gepresteerd — bijna onmogelijk zonder objectieve tijdsregistratie. Hierdoor kan een onderneming blootgesteld worden aan claims voor niet-vergoede uren.
Anderzijds zijn de doelstellingen van de hervorming gericht op arbeidsrechten en welzijn. De maatregel wil verzekeren dat werknemers geen ongewenste of onbetaalde overuren presteren en dat de work-life balance verbetert. Ze is het resultaat van lange onderhandelingen tussen overheid, vakbonden en werkgeversorganisaties, met als doel meer transparantie en eerlijkheid op de werkvloer te creëren, misbruik te vermijden en gezondheidsproblemen door werkoverbelasting te voorkomen. Veel partijen beschouwen deze stap dan ook als positief voor de bescherming van werknemers en het terugdringen van een cultuur van overuren.
Tegelijk maken sommige bedrijven zich zorgen over de mogelijke operationele impact: men vreest extra administratie en minder ruimte om uurroosters flexibel af te stemmen. Beide visies zijn aanwezig in het publieke debat. Hoe dan ook, zodra de regelgeving in werking treedt, zullen alle bedrijven ze moeten naleven, ongeacht hun mening over de maatregel.
Naleving wordt cruciaal. Het is waarschijnlijk dat de wet zal worden ondersteund door inspecties en sancties, zoals vandaag al gebeurt bij Checkinatwork en CIAO. De Belgische autoriteiten hebben in sectoren zoals de schoonmaak reeds duidelijk gemaakt dat bedrijven die het verplichte digitale registratiesysteem niet invoeren boetes riskeren. Een betrouwbaar systeem voorkomt niet alleen sancties, maar zorgt ook voor correcte bewijsvoering bij controles of arbeidsconflicten.
In essentie: hoewel de invoering inspanningen vraagt, zal arbeidstijdregistratie vanaf 2027 een noodzakelijk onderdeel worden van het personeelsbeheer in België — net zo essentieel als de loonadministratie en de socialezekerheidsbijdragen.
Om de omvang van de verandering te begrijpen, is het nuttig te kijken naar sectoren waar aanwezigheidsregistratie al jarenlang een wettelijke verplichting is in België. In de bouwsector en aanverwante activiteiten (werken aan onroerende goederen, levering van beton) en in de vleesindustrie moet de aanwezigheid van elke werknemer al dagelijks worden geregistreerd. Dit gebeurt via het federale platform Checkinatwork, waarbij zowel werkgever als werknemer verantwoordelijk zijn voor het registreren van de aanwezigheid vóór de start van de werkdag.
De werknemer kan zichzelf registreren (bijvoorbeeld via een webapp), of de werkgever kan dit doen. In alle gevallen moet er een elektronisch bewijs zijn van wie er aanwezig is, waar men werkt en op welk tijdstip. Deze verplichting werd ingevoerd om transparantie te verhogen en sociale fraude te bestrijden.
In de schoonmaaksector werd recent het systeem Check In and Out at Work (CIAO) ingevoerd. Dit verplicht een realtime-registratie van zowel het begin als het einde van de schoonmaakactiviteiten, inclusief pauzes. De regelgeving trad in werking op 1 september 2024 en geldt voor werknemers, zelfstandigen, uitzendkrachten en stagiairs die schoonmaakdiensten uitvoeren in gebouwen.
Elke persoon moet in- en uitchecken op het exacte moment dat hij of zij begint, pauzeert of stopt, via de door het bedrijf voorziene digitale kanalen — meestal een mobiele app of een elektronisch toestel. Vooraf registreren of achteraf handmatig invoeren is niet toegestaan; alles moet gebeuren in realtime.
Figuur: Medewerkers in de schoonmaaksector registreren hun werktijd via een digitaal systeem op de werkplek. Elektronische terminals (rechts aan de muur) maken een nauwkeurige registratie in realtime mogelijk en versterken de naleving van de regelgeving.
CIAO werd ingevoerd om transparantie te vergroten, de arbeidsomstandigheden te verbeteren en niet-geregistreerd werk tegen te gaan. Er zijn actieve inspecties en bedrijven riskeren boetes wanneer ze de verplichting niet naleven.
De ervaring in deze pionierssectoren toont dat technologie het naleven van de regels praktisch maakt. Digitalisering vermijdt papieren lijsten of manuele registraties — die vroeger makkelijk omzeild konden worden — en vermindert de administratieve last doordat gegevens automatisch worden opgeslagen. In de schoonmaaksector volstaat vaak een simpele klik in een mobiele app of het scannen van een badge, waarna de gegevens direct beschikbaar zijn voor rapportage en controles.
Deze ervaring kan nu op nationale schaal worden benut: de technologie bestaat al, is getest in de praktijk en bewijst dat digitale tijdsregistratie zowel haalbaar als efficiënt is.
Omdat de wetgeving werkgevers vrij laat kiezen welk registratiesysteem ze gebruiken — zolang het objectief en betrouwbaar is — kunnen bedrijven verschillende technologische oplossingen inzetten om te voldoen aan de nieuwe verplichting.
In alle gevallen is het essentieel dat het systeem de begin- en einduur van elke werkdag vastlegt (en indien van toepassing de pauzes) en dat de gegevens veilig worden opgeslagen. Digitale oplossingen genereren rapporten die overzicht geven van gewerkte uren, overuren en eventuele afwijkingen — nuttig voor zowel HR als voor inspecties. Een goed systeem verlaagt bovendien de administratieve last en vermindert fouten bij het opvolgen van werktijden. Veel oplossingen bieden extra functies zoals waarschuwingen bij te veel uren, beheer van afwezigheden of koppelingen met de loonadministratie.
Een cruciaal element is de betrouwbaarheid en objectiviteit van het systeem. Het moet manipulatie voorkomen (bijvoorbeeld dat iemand voor een collega inklokt). Dit vraagt om individuele inloggegevens, persoonlijke badges of — waar gepast — geolocatie of biometrische verificatie. De Belgische regelgeving benadrukt dat het registratiesysteem een objectieve en waarheidsgetrouwe weergave moet bieden van de effectief gepresteerde uren.
Het begrip flexibel betekent dat het systeem bruikbaar moet zijn voor uiteenlopende werkregelingen: glijdende uurroosters, nachtdiensten, projectmatig werk, wisselende locaties, enz. Moderne registratiesystemen zijn configureerbaar en kunnen aangepast worden aan de interne regels van het bedrijf (kernuren, marges in start/stop, meerdere sites, enz.). Elke onderneming kan dus de oplossing kiezen die het best aansluit bij haar werking, zolang het resultaat een volledig en verifieerbaar overzicht biedt van de gewerkte uren van elke werknemer.
Hoewel 2027 nog ver lijkt, is dit hét moment voor bedrijven om zich voor te bereiden. De nieuwe Belgische wet zal vereisen dat alle ondernemingen de gewerkte uren van hun werknemers registreren — iets wat vandaag enkel verplicht is in sectoren zoals bouw en schoonmaak. Dit betekent dat de wijziging alle bedrijven zal treffen, zowel groot als klein.
Een digitaal tijdregistratiesysteem invoeren biedt niet alleen een antwoord op de toekomstige wettelijke verplichting, maar verbetert ook de dagelijkse organisatie: meer duidelijkheid over gewerkte uren, minder fouten, minder discussies en een betere planning van middelen. Bovendien helpt het om werkbelasting te monitoren en tijdig overbelasting bij werknemers op te merken.
In plaats van te investeren in dure fysieke systemen kiezen veel bedrijven voor volledig mobiele oplossingen, zoals Done-it. Met deze app kunnen werknemers inklokken via hun smartphone en beschikt het bedrijf over een wettig en overzichtelijk tijdsregister dat altijd toegankelijk is. Done-it biedt bovendien track & trace functionaliteit om te zien waar medewerkers werken, en genereert automatisch rapporten voor audits of loonadministratie.
Samengevat: tijdregistratie wordt in 2027 een verplichting voor iedereen. Nu starten met een oplossing zoals Done-it is de meest eenvoudige, moderne en veilige manier om aan de nieuwe wet te voldoen — én om de interne organisatie vandaag al te verbeteren.
Descubre cómo la geolocalización laboral transforma la gestión de equipos móviles. Comparamos rastreadores en vehículos y aplicaciones móviles para ayudarte a elegir la mejor solución para tu empresa.
Leer más
Descubre cómo las políticas de reincorporación progresiva pueden mejorar el bienestar de los empleados y la productividad, reduciendo las tasas de ausencia a largo plazo.
Leer más¿Tienes preguntas o quieres saber más sobre Done-it? No dudes en ponerte en contacto con nosotros.