Wohin die Zeit geht
Für ein Unternehmen mit 10–20 Außendienstmitarbeitern dauert die Lohnvorbereitung typischerweise ein bis zwei Tage pro Monat. Jemand sammelt die Stundenzettel ein (Papier oder WhatsApp), gibt sie in eine Tabelle ein, gleicht sie mit den Projektaufzeichnungen ab, korrigiert die unvermeidlichen Fehler und erstellt einen Export für das Sozialsekretariat oder den Lohnabrechnungsanbieter. Jeder Schritt ist manuell. Jeder Schritt hat Fehlerquellen.
Die Engpässe
- Stundenzettel treffen verspätet oder unvollständig ein — die Mitarbeitenden sind unterwegs, nicht am Schreibtisch
- Stunden werden auf dem falschen Projekt oder Kunden erfasst und müssen manuell korrigiert werden
- Überstunden- und Abwesenheitsaufzeichnungen befinden sich in einem separaten System (oder auf einem Notizzettel)
- Der Lohnexport ist anders formatiert, als das Sekretariat es erwartet
Was ein digitales System verändert
Wenn Mitarbeitende per GPS auf ihrem Telefon ein- und auschecken, werden die Stunden in dem Moment erfasst, in dem sie anfallen — verknüpft mit dem richtigen Projekt, mit exakten Zeiten, ohne Runden. Zum Monatsende wird der Export mit einem Klick erstellt. Die Zahlen sind bereits korrekt. Es gibt nichts abzugleichen.
Überstunden werden erfasst, während sie anfallen. Abwesenheiten werden vom Mitarbeitenden digital eingereicht. Die Urlaubssalden aktualisieren sich automatisch. Die Aufgabe der Führungskraft besteht darin, ein Dashboard zu prüfen, nicht eines aus Rohdaten zu erstellen.
Was Teams berichten
- Lohnvorbereitung von zwei Tagen auf unter eine Stunde reduziert
- Lohnabrechnungsfehler stark gesunken — keine manuelle Eingabe bedeutet keine Übertragungsfehler
- Projektnachkalkulation wird möglich — echte Stunden pro Auftrag, keine Annäherungen
- Mitarbeitende bevorzugen es sogar — kein Stundenzettel, der am Wochenende auszufüllen ist
Erste Schritte
Done-it bringt die meisten Teams noch am selben Nachmittag von der Anmeldung zu den ersten erfassten Stunden. Keine Hardware, kein IT-Projekt. Mitarbeitende laden die App herunter und checken ein. Die Stunden erscheinen im Dashboard. Der Lohnexport ist zum Monatsende bereit. Die Testphase ist 30 Tage kostenlos — keine Karte erforderlich.
