Warum manuelle Kilometerprotokolle scheitern
Wenn Mitarbeitende die Kilometer am Ende der Woche eintragen, rekonstruieren sie die Routen aus dem Gedächtnis. Das Ergebnis: gerundete Zahlen, fehlende Fahrten und Streitigkeiten zum Monatsende. Die Lohnabrechnung ist überhöht oder zu niedrig erstattet, und das Unternehmen hat keinen belastbaren Prüfpfad.
So sieht automatische Erfassung aus
Ein GPS-basiertes System erfasst Abfahrtspunkt, Ankunftspunkt, tatsächliche Route und exakte Distanz für jede Fahrt — im Hintergrund, während der Mitarbeitende fährt. Keine manuelle Eingabe. Die Daten sind mit einem Zeitstempel versehen, dem richtigen Kunden oder Projekt zugeordnet und sofort im Back Office verfügbar.
Der Mitarbeitende wählt zu Beginn der Fahrt die Transportart aus (eigenes Auto, Firmenfahrzeug, Fahrgemeinschaft, Fahrrad). Das System wendet den korrekten Erstattungssatz automatisch an und kennzeichnet alles oberhalb der Schwelle, das einen Nachweis der tatsächlichen Kosten erfordert.
Was es spart
- Verwaltung: kein Hinterherjagen nach Papier-Fahrtenbüchern und keine Korrektur von Tabellenfehlern zum Monatsende
- Streitigkeiten: GPS-bestätigte Daten sind objektiv — Kunden und Mitarbeitende sehen dieselben Zahlen
- Kosten: Kilometer, die nie auf eine Spesenabrechnung gekommen wären, werden automatisch erfasst
- Compliance: ein vollständiger Prüfpfad pro Mitarbeitendem, pro Fahrt, pro Projekt — bereit zur Kontrolle
Worauf Sie bei einem Kilometer-Tool achten sollten
- Automatische Erfassung per GPS — keine manuelle Eingabe für Mitarbeitende
- Mehrere Transportarten mit konfigurierbaren Sätzen
- Verknüpfung von Fahrten pro Projekt oder pro Kunde
- DSGVO-konform: GPS nur während der Arbeitszeit aktiv, Daten in der EU gehostet
- Exportfertige Berichte, die in die Lohnabrechnung oder Rechnungsstellung einfließen
Wie Done-it das handhabt
Done-it erfasst Fahrten automatisch über Trax-it — GPS protokolliert die Route, der Mitarbeitende wählt die Transportart, und das System wendet den richtigen Satz an. Alles wird mit dem richtigen Projekt oder Kunden verknüpft. Berichte werden direkt in die Lohnabrechnung oder E-Rechnung exportiert, ohne manuelle Übertragung.
