CheckIn@Work & CIAO: verplichtingen, fouten en tips voor kmo’s in België

Belgische kmo’s die actief zijn in de bouw, renovatie, schoonmaak en andere technische diensten moeten voldoen aan de wettelijke verplichtingen voor aanwezigheidsregistratie op werven en werkplaatsen. In 2025 bestaan er twee systemen naast elkaar: CheckIn@Work en CIAO (Check In And Out at Work). Ze hebben als doel zwartwerk te bestrijden en de veiligheid op de werkplek te waarborgen, maar gelden voor verschillende sectoren en kennen uiteenlopende modaliteiten. Niet-naleving kan leiden tot zware sancties.

In dit artikel verduidelijken we de verschillen tussen CheckIn@Work en CIAO in België: betrokken sectoren, drempelbedragen, wettelijke verplichtingen en verantwoordelijkheden van werkgevers, onderaannemers of opdrachtgevers. We bespreken de meest voorkomende fouten, de mogelijke sancties en bieden een checklist om uw onderneming in regel te houden. Tot slot tonen we hoe een oplossing zoals Done-it het beheer van deze officiële registraties in de dagelijkse praktijk kan vereenvoudigen.

Wat is CheckIn@Work?

CheckIn@Work is het Belgische systeem voor elektronische aanwezigheidsregistratie op werven voor vastgoedwerken (bouw, burgerlijke bouwkunde, renovatie, enz.) en in bepaalde andere specifieke sectoren (socialsecurity.be). Het bestaat sinds 2014 en verplicht tot de dagelijkse registratie van elke persoon (werknemer of zelfstandige) die vastgoedwerken uitvoert in de zin van de wet, zodra het project een bepaalde drempel overschrijdt. Deze drempel is vastgelegd op 500 000 € (excl. btw) voor werven waarvan de werken gestart zijn na 1 maart 2016 (voorheen was dit 800 000 €). Concreet betekent dit dat voor elke bouw- of renovatiewerf die dit bedrag bereikt, elke betrokkene zich elke dag moet registreren vóór de start van het werk op de site.

Oorspronkelijk was CheckIn@Work ontworpen voor de bouwsector, maar de reikwijdte werd uitgebreid. Het geldt ook voor de vleessector: alle personen die werken in slachthuizen of vleesverwerkende bedrijven die onder toezicht staan van het FAVV moeten via dit systeem geregistreerd worden, zonder drempelbedrag. Andere activiteiten zijn toegevoegd, zoals de levering van stortklaar beton. Daarentegen zijn schoonmaakactiviteiten sinds 2024 uitgesloten (zie sectie CIAO hieronder). Sectoren zoals landbouw, tuinbouw of bosbouw zijn expliciet uitgesloten van de toepassing.

Wie moet registreren en hoe?

De verantwoordelijkheid wordt gedeeld tussen de entiteit die iemand naar de werf stuurt (werkgever, hoofdaannemer of onderaannemer) en de persoon die het werk daadwerkelijk uitvoert (workinginbelgium.be). In de praktijk kan de werkgever of opdrachtgever zijn werknemers, onderaannemers en zelfstandigen registreren via de beveiligde online applicatie van de RSZ, of via geautomatiseerde methodes (badge op de werf, scannen van de Limosa-QR-code, mobiele app, enz.). Werknemers en zelfstandige onderaannemers kunnen zich ook zelf registreren indien dit zo overeengekomen is. De registratie moet elke werkdag gebeuren, vóór de start van de werkzaamheden van de persoon op de site. Alle geregistreerde aanwezigheden worden gecentraliseerd in de databank van de RSZ en gekoppeld aan de werfaangifte (30bis-aangifte) die ermee verbonden is. Elke werf die aan de registratieplicht onderworpen is, moet dus vooraf officieel worden aangegeven, om een sitenummer te verkrijgen waaraan de registraties gekoppeld worden.

Wat is CIAO (Check In And Out at Work)?

CIAO (Check In And Out at Work) is een nieuw verplicht registratiesysteem voor prestaties in de schoonmaaksector, dat in België van kracht werd op 1 september 2024 (socialsecurity.be). Het verplicht elke werknemer – of zelfstandige – die professionele schoonmaakactiviteiten uitvoert om digitaal het begin en het einde van zijn activiteiten, evenals pauzes, op de werkplek te registreren. Het doel is vergelijkbaar met CheckIn@Work: transparantie versterken, sociale fraude bestrijden en de veiligheid van schoonmaakpersoneel verbeteren.

Welke activiteiten vallen onder CIAO?

De Programmawet van 26 december 2022 heeft het toepassingsgebied van CIAO vastgelegd. Het gaat om onderhouds- en schoonmaakactiviteiten van onroerende goederen voor rekening van derden (barreaudeliege-huy.be). Concreet: zodra een bedrijf op een bepaalde site taken uitvoert met als doel een gebouw of installatie schoon te maken, valt het onder deze verplichtingen. Dit omvat bijvoorbeeld: het reinigen van de binnen- of buitenkant van gebouwen, kantoren, fabrieken of technische installaties; de grote schoonmaak na bouwwerken of renovaties; ramen wassen; het vegen van straten; het desinfecteren van laboratoria of cleanrooms, enz.

Sommige activiteiten zijn daarentegen uitgesloten, zoals: huishoudelijke schoonmaak via dienstencheques (sector van huishoudhulpen); schoonmaak die intern door een bedrijf met eigen personeel wordt uitgevoerd (bv. een school die eigen poetsploeg in dienst heeft); of werkzaamheden die niet op schoonmaak gericht zijn (technisch onderhoud, herstellingen, montage/demontage die geen deel uitmaken van de schoonmaak). Een praktische regel om te onthouden: als de activiteit enkel tot doel heeft de plaats schoon te maken (en niet te verbouwen of te herstellen), valt ze onder CIAO – uiteraard mits de financiële drempels hieronder worden gerespecteerd.

Drempelbedragen en aangifte

In tegenstelling tot CheckIn@Work (dat een uniforme drempel van 500 000 € oplegt in de bouw), neemt CIAO de drempelvoorwaarden van de 30bis-werkenaangifte over, aangepast voor schoonmaak (paycover.be).

• ≥ 30 000 € (excl. btw) als er geen onderaannemer betrokken is
• ≥ 5 000 € als er slechts één onderaannemer aanwezig is
• ≥ 0 € (geen drempel) als er twee of meer onderaannemers betrokken zijn

In de praktijk betekent dit dat zelfs een schoonmaakcontract van lage waarde onder CIAO kan vallen indien er sprake is van ketenonderaanneming. Omdat deze drempels afgestemd zijn op artikel 30bis, moet schoonmaak doorgaans worden aangegeven zodra ze bereikt worden. Op basis van deze aangifte kan het CIAO-systeem functioneren (identificatie van de werkplek, betrokken partijen, enz.).

Hoe werkt de registratie via CIAO?

In tegenstelling tot de klassieke check-in vereist CIAO twee acties per dag en per persoon: een “IN-registratie” op het moment dat de werknemer met zijn schoonmaakprestatie start, en een “OUT-registratie” bij het einde, plus de registratie van elk begin en einde van eventuele pauzes. Elke werknemer moet zichzelf in real time registreren, ter plaatse, via de voorziene app of apparatuur. De werkgever (of ploegbaas) mag dit niet in zijn plaats doen en mag ook niet vooraf registreren. De officiële online dienst Check In and Out at Work van de RSZ is beschikbaar sinds 1 januari 2024 (socialsecurity.be). Concreet zijn er meerdere methodes mogelijk: de web-/mobiele app van de RSZ (via e-ID, Itsme, QR-code, enz.), een mobiele prikklok op de site of een integratie via gecertificeerde externe applicaties (paycover.be).

Verplichtingen van elke partij

Net zoals bij CheckIn@Work maakt de wet zowel de werkgever (of aannemer) als de werknemer verantwoordelijk voor het naleven van de registratieplicht. De entiteit die de werken laat uitvoeren, moet ervoor zorgen dat het systeem aanwezig en toegankelijk is, en de persoon die het werk uitvoert, moet erop toezien dat zijn aanwezigheid correct wordt geregistreerd. In de praktijk moeten schoonmaakbedrijven interne procedures opzetten (opleiding, toezicht, dagelijkse controle) zodat elke in- en uitcheck correct door het personeel op het terrein wordt uitgevoerd.

Belangrijkste verschillen tussen CheckIn@Work en CIAO

Beide systemen hebben hetzelfde doel (aanwezigheidsregistratie) en een gelijkaardig wettelijk kader, maar er zijn duidelijke verschillen wat betreft de sectoren die ze dekken, de manier van registreren en de verantwoordelijkheden. De onderstaande vergelijkende tabel vat de kernpunten van CheckIn@Work vs. CIAO samen om kmo’s te helpen deze verplichtingen goed te onderscheiden:

Belangrijkste verschillen tussen CheckIn@Work en CIAO

Beide systemen hebben hetzelfde doel (aanwezigheidsregistratie) en een gelijkaardig wettelijk kader, maar er zijn duidelijke verschillen in sectoren, registratiemodaliteiten en verantwoordelijkheden. De onderstaande vergelijkende tabel vat de kernpunten van CheckIn@Work vs. CIAO samen om kmo’s te helpen deze verplichtingen goed te onderscheiden:

Opmerking: de FOD Werkgelegenheid en de RSZ stellen brochures en affiches ter beschikking om bedrijven en werknemers te helpen deze verplichtingen te begrijpen (affiches voor op de werf, praktische gidsen) (socialsecurity.be). Het is aangeraden hiervan gebruik te maken om alle betrokkenen bewust te maken.

Veelgemaakte fouten en mogelijke sancties

1. Werven niet correct identificeren die onder de verplichting vallen
   Een vaak voorkomende fout is de verplichting van CheckIn@Work negeren omdat men denkt dat de werf “te klein” is of dat er toch geen controle zal zijn. Herinner: in de bouw is dagelijkse registratie verplicht zodra het totale bedrag 500 000 € overschrijdt (socialsecurity.be). In de schoonmaak gelden de drempels (30 000 €, 5 000 €, enz.) eveneens. Het onderschatten van onderaannemers of het kunstmatig opsplitsen van een contract kan leiden tot inbreuken. Tip: controleer systematisch bij elke offerte of contract of de drempels een 30bis-aangifte en dus CheckIn@Work of CIAO vereisen.
2. De wervenverklaring (DUC – “30bis”) vergeten
   Dit is een absolute voorwaarde. Zonder officiële aangifte van de werf via het RSZ-portaal kunnen uw registraties niet aan een geldige werkplek worden gekoppeld. De aangifteplichtige aannemer moet de verklaring indienen vóór de start van de werken (socialsecurity.be) en het nummer doorgeven aan de andere partijen (bv. QR-code op de werf). Fout om te vermijden: een werf starten zonder bevestiging van het aangiftenummer.
3. Niet duidelijk maken “wie wie registreert”
   Op een grote werf of tijdens een schoonmaak met meerdere bedrijven moet vooraf duidelijk worden afgesproken wie instaat voor de registratie. Is het elke werkgever voor zijn eigen personeel? Of de hoofdaannemer voor iedereen? De wet bepaalt dat alle partijen ervoor moeten zorgen dat de registratie effectief gebeurt (workinginbelgium.be). Zonder duidelijke afspraken kunnen allen gesanctioneerd worden. Zet in uw contract wie verantwoordelijk is en zorg dat u toegang hebt tot de gegevens (via e-Box of een tool zoals Done-it).
4. Foutieve (of laattijdige) registratie
   Bij CheckIn@Work: slechts één keer registreren bij de start van het project in plaats van dagelijks; een foutief werfnummer gebruiken; of een check-in niet annuleren bij onverwachte afwezigheid – de RSZ raadt aan dezelfde dag te annuleren.
   Bij CIAO: IN/OUT te vroeg of te laat registreren (bv. “out” pas op het depot i.p.v. op de klantensite). Elke werknemer moet zichzelf in real time registreren – nooit de werkgever in zijn plaats (socialsecurity.be). Leid uw teams op met de mobiele app en voorzie herinneringen om vergeten registraties te vermijden.
5. Personeel niet informeren of opleiden
   Schoonmakers moeten een nieuwe gewoonte van registreren aannemen. Zonder duidelijke communicatie (dienstnota, affiches, enz. paycover.be) komen fouten vaak voor. Voorzie smartphones, toegangs­codes of badges en begeleid medewerkers die minder digitaal vaardig zijn. In de bouw bestaat het systeem al jaren, maar nieuwe arbeiders of buitenlandse werknemers moeten ook worden geïnformeerd (bv. via de Limosa QR-code workinginbelgium.be).
6. Denken dat een intern systeem volstaat
   Sommige kmo’s geloven dat hun interne badgingsysteem voldoende is. Dat klopt niet: de gegevens moeten via de officiële RSZ-kanalen worden doorgestuurd. Interne tijdsregistratie (loon, projectbeheer) is niet hetzelfde als de wettelijke registratie. Sociale inspecteurs aanvaarden geen interne documenten als u niet in regel bent met CheckIn@Work/CIAO.
7. Sancties onderschatten
   Niet-naleving wordt gestraft door het Sociaal Strafwetboek: boetes van 300 € tot 3 000 € (niveau 1) of 600 € tot 6 000 € (niveau 3) per betrokken werknemer (securex.be). In ernstige gevallen zijn bijkomende straffen mogelijk (werfsluiting, verbod om uit te baten). Elke werknemer die zich niet registreert, pleegt een inbreuk, ook al ligt de verantwoordelijkheid in eerste instantie bij de werkgever.
   Goed nieuws: voor CIAO geldt een overgangsperiode zonder sancties tot 30 april 2025 (socialsecurity.be). Nadien wordt geen enkele reden meer aanvaard. In de bouw is er geen enkele tolerantie meer: controles omvatten systematisch CheckIn@Work.

Checklist: in regel zijn met CheckIn@Work / CIAO

Om uw kmo te helpen deze verplichtingen correct na te leven en boetes te vermijden, vindt u hieronder een praktische checklist:

• ✅ Identificeer uw verplichtingen: Analyseer uw activiteiten en contracten. Bent u actief op bouwwerven ≥ 500 000 €? Voert u schoonmaak uit voor derden (excl. dienstencheques)? Is er onderaanneming? Deze eerste stap bepaalt of CheckIn@Work en/of CIAO op u van toepassing zijn. Vergeet niet: soms vallen ook kmo’s buiten PC bouw/schoonmaak onder de verplichting (bv. een loodgieter die een grote werf coördineert moet check-in doen). (barreaudeliege-huy.be)
• ✅ Dien vooraf de verklaringen in (30bis): Zodra een project de drempel bereikt, voer de Aangifte van werken in op het portaal van de Sociale Zekerheid. Zonder deze verklaring krijgt u geen werfnummer en kunt u geen aanwezigheden registreren. De RSZ stuurt soms een herinnering (socialsecurity.be), maar reken daar niet op: anticipeer! Communiceer het nummer vervolgens aan uw teams (bv. affiche met QR-code op de werf).
• ✅ Kies en configureer de registratietools: Voor CheckIn@Work: via PC, smartphone (RSZ-app of QR Limosa-scan), of badge/pointeuse. Voor CIAO: standaard via de RSZ-web/mobile app (Itsme, eID, QR-codes). Tip: vindt u de officiële interface niet handig? Gebruik dan een geïntegreerde oplossing zoals Done-it (RSZ-gecertificeerd) die automatisch de gegevens doorstuurt.
• ✅ Informeer en train uw personeel: Organiseer infosessies om uit te leggen wat er moet gebeuren (check-in/out, tijdstip, app) en waarom. Verspreid brochures of affiches (socialsecurity.be). In de schoonmaak: gebruik de affiches en materialen die door de overheid worden voorzien (multilinguaal). Zorg dat ploegbazen nieuwe werknemers begeleiden.
• ✅ Leg verantwoordelijkheden vast intern en met partners: Bent u opdrachtgever, specificeer in uw contracten wie de aanwezigheden registreert. Bent u onderaannemer, ga er niet van uit dat de hoofdaannemer dit doet: maak duidelijke afspraken. Benoem intern een verantwoordelijke CheckIn@Work/CIAO (bv. werfleider, projectleider) die dagelijks controleert dat iedereen geregistreerd is.
• ✅ Controleer regelmatig de registraties: Raadpleeg elke ochtend de aanwezigheidslijst van de vorige dag (CheckIn@Work) of controleer het CIAO-platform. Reageer onmiddellijk bij vergeten registraties (herinnering, correctie indien mogelijk). Bij CIAO kan een gemiste registratie niet achteraf worden ingevoerd – preventie is dus cruciaal.
• ✅ Bewaar bewijsstukken en documenten: Archiveer de rapporten van de RSZ, nuttig bij controles. Noteer uitzonderlijke situaties (storing, geen netwerk…) in een intern logboek. Voorzie een back-up plan bij technische problemen (bv. papieren procedure of SMS, zoals door RSZ voorzien). (paycover.be)
• ✅ Blijf up-to-date: De sociale regelgeving evolueert (drempels, uitbreiding CIAO, enz.). Abonneer u op de infoflashes van FOD Werk of RSZ, of volg de actualiteit (Securex, Partena…). Voorbeeld: in 2024 werd CIAO ingevoerd in de schoonmaak; morgen misschien andere sectoren.

Door deze checklist te volgen creëert u een cultuur van naleving in uw bedrijf. Het vraagt wat dagelijkse discipline, maar de gevolgen van een fout kunnen veel duurder zijn dan de inspanning om in regel te blijven.

De registratie van CheckIn@Work en CIAO eenvoudiger maken met Done-it

Het gelijktijdig toepassen van CheckIn@Work en CIAO kan voor kmo’s een administratieve uitdaging vormen, zeker wanneer meerdere werven en mobiele teams moeten worden beheerd. Hier biedt een digitale oplossing zoals Done-it een belangrijke meerwaarde. Done-it is een tijdregistratie- en projectbeheertool, speciaal ontworpen voor bedrijven op het terrein (bouw, technische diensten, schoonmaak, enz.), die een rechtstreekse integratie met de officiële registratiesystemen voorziet.

Hoe werkt het in de praktijk?

Met Done-it registreren werknemers hun uren via een gebruiksvriendelijke mobiele app (met GPS-geolocatie, QR-scan, badge, enz.). De gegevens worden vervolgens automatisch doorgestuurd naar het officiële platform Check In and Out at Work van de RSZ. Zo hoeft u niet langer elke aanwezigheid handmatig in te voeren op de RSZ-website: Done-it verzorgt dit proces volledig op de achtergrond en voldoet aan de wettelijke vereisten. Uw werknemers hebben maar één interface nodig.

Voorbeeld: een arbeider scant zijn badge bij aankomst op een grote werf via de Done-it app. Zijn aanwezigheid wordt onmiddellijk doorgestuurd naar CheckIn@Work – geen dubbele invoer meer of vergeten registraties. Een schoonmaakmedewerkster kan op haar smartphone eenvoudig “In” en “Out” aanduiden in de Done-it app. Deze gegevens worden in realtime doorgestuurd naar de CIAO-databank én blijven beschikbaar voor interne doeleinden zoals loonadministratie of facturatie.

Meer dan enkel conformiteit

Naast wettelijke naleving biedt Done-it ook meer operationeel inzicht. U ziet in realtime wie aanwezig is op welke werf, en hoe lang. Centrale dashboards maken dit eenvoudig overzichtelijk. Bovendien voegt Done-it extra functies toe die de officiële tools niet bieden: locatie van de registraties, automatische berekening van werktijden, kilometerregistratie, delen van documenten of foto’s van de werf, enz. Deze “businesslaag” helpt u de dagelijkse organisatie te optimaliseren en tegelijk conform te blijven met de RSZ.

Geen vervanging, maar een aanvulling

Done-it vervangt CheckIn@Work of CIAO niet, maar koppelt zich eraan om uw conformiteit moeiteloos te garanderen zonder onderbreking van uw bestaande processen. Bij een controle zijn de doorgestuurde gegevens gewoon beschikbaar in de officiële RSZ-database, net alsof ze manueel werden ingevoerd.

Samengevat

Done-it fungeert als een digitale assistent voor kmo’s: het centraliseert de wettelijke en interne aanwezigheidsregistraties in één gebruiksvriendelijk platform. Geen tijdverlies meer met dubbele invoer of vergeten registraties – u wint tijd, beperkt menselijke fouten en kan zich focussen op uw werven met gemoedsrust.

Ontdek Done-it en start vandaag nog uw gratis proefperiode

Nuttige link

Lees ook ons gerelateerd artikel: “Onderaannemers in België: de basis om boetes te vermijden (Dimona, LIMOSA, CheckIn@Work, CIAO…)” voor een volledig overzicht van de andere sociale verplichtingen en hoe Done-it u ook daarbij kan ondersteunen.