O problema das folhas de horas manuais
Os trabalhadores no terreno preenchem as horas de memória, muitas vezes dias depois. O arredondamento é a norma. As horas vão parar ao projeto ou cliente errado. A folha de pagamento é uma aproximação. E quando um cliente contesta uma fatura — ou aparece um inspetor — não há um registo objetivo a que recorrer.
O que significa realmente o registo digital de tempos
O registo digital significa que um trabalhador toca para registar a entrada na obra, o sistema marca a data e a hora com confirmação por GPS, e as horas ficam automaticamente associadas ao projeto ou cliente certo. No fecho do mês, a exportação para a folha de pagamento é gerada com um clique — sem andar atrás de ninguém, sem reconciliações, sem erros.
O back office obtém uma visão em tempo real: quem está em cada obra, quantas horas foram registadas em cada projeto e se algum trabalho está a ultrapassar o orçamento. Essa visibilidade muda a forma como gere — os problemas surgem em tempo real, em vez de só no fecho do mês.
O que procurar numa ferramenta de registo de tempos para equipas no terreno
- Check-in e check-out confirmados por GPS — sem terminal, sem leitor de cartões
- Associação de horas por projeto ou por cliente, não apenas um total diário
- Visão em tempo real das horas restantes por projeto, para que os excessos de orçamento sejam visíveis antes de acontecerem
- Registo de horas extraordinárias com pagamento flexível ou conversão em tempo de descanso
- Gestão de férias e ausências, incluindo o carregamento digital de atestados médicos
- Exportação para a folha de pagamento com um clique, compatível com o seu secretariado social ou sistema de RH
Objeções comuns — respondidas
Os trabalhadores não vão usar. Na prática, um check-in com um toque demora menos tempo do que preencher uma folha de horas em papel no fim da semana. A adesão é quase sempre mais rápida do que o esperado. É demasiado caro. O Done-it começa em 19 €/mês de base — menos do que o custo de um único erro na folha de pagamento. Somos demasiado pequenos. Não existe dimensão mínima de equipa.
A dimensão da conformidade
A maioria dos países da UE está a reforçar as exigências em torno do registo das horas de trabalho — impulsionada pelo acórdão do Tribunal de Justiça Europeu de 2019, segundo o qual os empregadores têm de dispor de um sistema objetivo e fiável para medir o tempo de trabalho diário. Uma ferramenta digital que produz um registo inviolável por trabalhador, por dia e por projeto satisfaz qualquer implementação local dessa norma.
