Porque é que os registos manuais de quilómetros falham
Quando os trabalhadores preenchem os quilómetros no final da semana, estão a reconstruir os trajetos de memória. O resultado: números arredondados, deslocações em falta e litígios no fecho do mês. A folha de pagamento fica inflacionada ou sub-reembolsada, e a empresa não dispõe de um registo de auditoria defensável.
Como é o registo automático
Um sistema baseado em GPS regista o ponto de partida, o ponto de chegada, o trajeto efetivo e a distância exata de cada deslocação — em segundo plano, enquanto o trabalhador conduz. Sem introdução manual. Os dados têm data e hora, ficam associados ao cliente ou projeto certo e ficam imediatamente disponíveis no back office.
O trabalhador seleciona o tipo de transporte no início da deslocação (viatura própria, viatura de empresa, boleia partilhada, bicicleta). O sistema aplica automaticamente a taxa de reembolso correta e assinala tudo o que ultrapasse o limiar que exige comprovativo de custos reais.
O que poupa
- Administração: sem andar atrás de cadernetas em papel nem corrigir erros de folha de cálculo no fecho do mês
- Litígios: os dados confirmados por GPS são objetivos — clientes e trabalhadores veem os mesmos números
- Custo: os quilómetros que nunca teriam chegado a uma nota de despesa são registados automaticamente
- Conformidade: um registo de auditoria completo por trabalhador, por deslocação, por projeto — pronto para inspeção
O que procurar numa ferramenta de quilometragem
- Registo automático via GPS — sem introdução manual por parte dos trabalhadores
- Vários tipos de transporte com taxas configuráveis
- Associação de deslocações por projeto ou por cliente
- Conforme com o RGPD: GPS ativo apenas durante o horário de trabalho, dados alojados na UE
- Relatórios prontos para exportação que alimentam a folha de pagamento ou a faturação
Como o Done-it resolve isto
O Done-it regista as deslocações automaticamente através do Trax-it — o GPS regista o trajeto, o trabalhador seleciona o tipo de transporte e o sistema aplica a taxa certa. Tudo fica associado ao projeto ou cliente correto. Os relatórios são exportados diretamente para a folha de pagamento ou para a faturação eletrónica, sem qualquer transcrição manual.
