Para onde vai o tempo
Para uma empresa com 10 a 20 trabalhadores no terreno, a preparação da folha de pagamento demora normalmente um a dois dias por mês. Alguém recolhe as folhas de horas (em papel ou por WhatsApp), introduz tudo numa folha de cálculo, reconcilia com os registos dos projetos, corrige os erros inevitáveis e produz uma exportação para o secretariado social ou para o prestador da folha de pagamento. Todos os passos são manuais. Todos os passos têm pontos de falha.
Os estrangulamentos
- As folhas de horas chegam atrasadas ou incompletas — os trabalhadores estão na estrada, não a uma secretária
- As horas são registadas no projeto ou cliente errado, exigindo correção manual
- Os registos de horas extraordinárias e ausências vivem num sistema separado (ou num post-it)
- A exportação para a folha de pagamento tem um formato diferente do que o secretariado espera
O que muda um sistema digital
Quando os trabalhadores fazem check-in e check-out via GPS no telemóvel, as horas são registadas no momento em que acontecem — associadas ao projeto certo, com horas exatas e sem arredondamentos. No fecho do mês, a exportação é gerada com um clique. Os números já estão corretos. Não há nada para reconciliar.
As horas extraordinárias são registadas à medida que acontecem. As ausências são submetidas digitalmente pelo trabalhador. Os saldos de férias atualizam-se automaticamente. O trabalho do gestor passa a ser rever um painel, e não construí-lo a partir de dados em bruto.
O que as equipas relatam
- Preparação da folha de pagamento reduzida de dois dias para menos de uma hora
- Erros na folha de pagamento drasticamente reduzidos — sem introdução manual não há erros de transcrição
- O apuramento de custos a posteriori por projeto torna-se possível — horas reais por trabalho, e não aproximações
- Os trabalhadores até preferem assim — sem folha de horas para preencher no fim da semana
Como começar
O Done-it leva a maioria das equipas do registo às primeiras horas monitorizadas na mesma tarde. Sem hardware, sem projeto de TI. Os trabalhadores descarregam a aplicação e fazem check-in. As horas aparecem no painel. A exportação para a folha de pagamento fica pronta no fecho do mês. O período de experiência é de 30 dias gratuitos — sem necessidade de cartão.
