Dlaczego ręczne rejestry przebiegu zawodzą
Gdy pracownicy uzupełniają kilometry na koniec tygodnia, odtwarzają trasy z pamięci. Efekt: zaokrąglone liczby, brakujące przejazdy i spory na koniec miesiąca. Płace są zawyżane lub zaniżane, a firma nie ma możliwego do obrony śladu audytowego.
Jak wygląda automatyczna rejestracja
System oparty na GPS rejestruje punkt wyjazdu, punkt przybycia, rzeczywistą trasę i dokładną odległość dla każdego przejazdu — w tle, podczas gdy pracownik prowadzi. Bez ręcznego wprowadzania. Dane są opatrzone znacznikiem czasu, powiązane z właściwym klientem lub projektem i natychmiast dostępne w panelu administracyjnym.
Pracownik wybiera rodzaj transportu na początku przejazdu (własny samochód, pojazd służbowy, wspólny dojazd, rower). System automatycznie stosuje właściwą stawkę zwrotu i oznacza wszystko powyżej progu, co wymaga udokumentowania rzeczywistych kosztów.
Co pozwala zaoszczędzić
- Biurokracja: koniec z gonieniem za papierowymi rejestrami czy poprawianiem błędów w arkuszach na koniec miesiąca
- Spory: dane potwierdzone przez GPS są obiektywne — klienci i pracownicy widzą te same liczby
- Koszty: kilometry, które nigdy nie trafiłyby na notę kosztową, są rejestrowane automatycznie
- Zgodność: pełny ślad audytowy w podziale na pracownika, przejazd i projekt — gotowy do kontroli
Na co zwrócić uwagę przy wyborze narzędzia do rejestracji przebiegu
- Automatyczna rejestracja przez GPS — bez ręcznego wprowadzania przez pracowników
- Wiele rodzajów transportu z konfigurowalnymi stawkami
- Powiązanie przejazdów z projektem lub klientem
- Zgodność z RODO: GPS aktywny tylko w godzinach pracy, dane hostowane w UE
- Raporty gotowe do eksportu, które zasilają płace lub fakturowanie
Jak radzi sobie z tym Done-it
Done-it rejestruje przejazdy automatycznie za pomocą Trax-it — GPS rejestruje trasę, pracownik wybiera rodzaj transportu, a system stosuje właściwą stawkę. Wszystko łączy się z właściwym projektem lub klientem. Raporty eksportują się bezpośrednio do płac lub e-fakturowania, bez ręcznego przepisywania.
