Hvorfor manuelle kjørelogger feiler
Når arbeidere fyller inn kilometer ved slutten av uken, rekonstruerer de ruter fra hukommelsen. Resultatet: avrundede tall, manglende turer og tvister ved månedsslutt. Lønn er for høy eller for lavt refundert, og selskapet har ikke noe forsvarbart revisjonsspor.
Hvordan automatisk fangst ser ut
Et GPS-basert system logger avgangspunkt, ankomstpunkt, faktisk rute og nøyaktig distanse for hver tur — i bakgrunnen, mens arbeideren kjører. Ingen manuell registrering. Dataene er tidsstemplet, knyttet til riktig kunde eller prosjekt, og umiddelbart tilgjengelige i baksystemet.
Arbeideren velger transporttype ved starten av turen (egen bil, firmabil, samkjøring, sykkel). Systemet bruker riktig refusjonssats automatisk og flagger alt over terskelen som krever bevis på reelle kostnader.
Hva det sparer
- Administrasjon: ingen jakt på papirkjørebøker eller korrigering av regnearkfeil ved månedsslutt
- Tvister: GPS-bekreftede data er objektive — kunder og arbeidere ser de samme tallene
- Kostnad: kilometer som aldri ville kommet inn på en utgiftsnote fanges automatisk
- Samsvar: et fullstendig revisjonsspor per arbeider, per tur, per prosjekt — klart for inspeksjon
Hva du bør se etter i et kjørelengdeverktøy
- Automatisk fangst via GPS — ingen manuell registrering for arbeidere
- Flere transporttyper med konfigurerbare satser
- Turknytting per prosjekt eller per kunde
- GDPR-sikker: GPS aktiv kun i arbeidstiden, data lagret i EU
- Eksportklare rapporter som mater inn i lønn eller fakturering
Hvordan Done-it håndterer det
Done-it fanger turer automatisk via Trax-it — GPS logger ruten, arbeideren velger transporttypen, og systemet bruker riktig sats. Alt knyttes til riktig prosjekt eller kunde. Rapporter eksporteres direkte inn i lønn eller e-fakturering, uten manuell avskrift.
