Kjerneregelen: forholdsmessighet
GPS-sporing av ansatte er lovlig under GDPR — men bare når den er forholdsmessig til et legitimt forretningsformål. Å koordinere leveranser, bekrefte servicebesøk, sikre arbeidersikkerhet: alt gyldig. Å spore noens hver bevegelse «for sikkerhets skyld»: ikke gyldig.
Fire ting du må gjøre
- Definer formålet: ruteoptimalisering, sikkerhet, servicebekreftelse — og skriv det ned
- Begrens sporing til kun arbeidstiden: arbeidere må kunne slå av GPS i fritiden
- Informer teamet ditt tydelig: hva som samles inn, hvorfor, hvem som kan se det, hvor lenge det oppbevares
- Dokumenter det: inkluder GPS-bruk i arbeidsreglementet ditt og kjør en DPIA hvis sporingen er storskala eller strukturell
Hva du ikke må gjøre
- Spore døgnet rundt — sporing utenfor arbeidstiden bryter GDPRs forholdsmessighet
- Bruke GPS-data til automatiske sanksjoner (f.eks. fartsvarsler som utløser disiplin) uten forhåndsvarsel
- Lagre stedsdata lenger enn nødvendig — CNIL anbefaler maksimalt to måneder
- Hoppe over å informere arbeidere — uoppgitt sporing kan ugyldiggjøre bevis i enhver senere tvist
Bransjespesifikke merknader
For felttjeneste og logistikk er GPS forventet og lett å rettferdiggjøre. For renhold og vedlikehold er ruteplanlegging av overordnede greit — konstant sporing per arbeider er vanskeligere å rettferdiggjøre. For bygg og anlegg er GPS for beskyttelse av kjøretøy og maskiner standard; den bør ikke duplisere et tilstedeværelsesregistreringssystem som allerede er i bruk.
Hvordan Done-it håndterer det
Done-it aktiverer GPS bare ved innsjekk, utsjekk og under aktiv reise i jobbsammenheng. Det er ingen sporing døgnet rundt, ingen overvåking i pauser eller fritid. Data lagres i EU med kryptering og et dedikert personvernombud — klart for enhver personvernrevisjon.
