Guide pour les entreprises belges et néerlandaises actives de part et d’autre de la frontière

Déclarations administratives et autorisations

Les entreprises qui exercent une activité transfrontalière doivent se conformer à des obligations de notification spécifiques dans chaque pays. Pour une entreprise belge qui envoie des travailleurs aux Pays-Bas (ou inversement), il existe l’obligation de déclaration WagwEU (Loi sur les conditions de travail des travailleurs détachés dans l’UE). Cela signifie que l’employeur étranger doit notifier préalablement le détachement via le portail en ligne Postedworkers de l’Inspection néerlandaise du travail. Les indépendants peuvent également être soumis à cette obligation. En cas de non-respect ou de notification tardive, l’employeur étranger et le donneur d’ordre néerlandais risquent des amendes (jusqu’à environ 4 500 € selon la pratique récente).

Pour une entreprise néerlandaise qui emploie des travailleurs en Belgique, il existe l’obligation de déclaration Limosa-1. Chaque travailleur étranger doit être enregistré numériquement auprès de l’administration belge avant le début des activités. Le travailleur ou le donneur d’ordre doit pouvoir présenter, sur demande, la preuve Limosa (formulaire L1). Ici aussi, tant l’employeur que le donneur d’ordre risquent des sanctions pénales ou administratives en cas d’absence de déclaration. En outre, depuis 2016, la loi belge sur le détachement impose à l’employeur étranger de désigner un représentant local en Belgique.

Enfin, pour pratiquement toute activité transfrontalière, un certificat A1 (Certificate of Coverage) est nécessaire afin de régler la sécurité sociale. Le formulaire A1 prouve que le travailleur reste affilié au régime de sécurité sociale de son pays d’origine pendant la mission. Sans A1, le travailleur n’est même pas autorisé à travailler dans certains pays. L’employeur (ou le travailleur) doit demander l’A1 auprès de sa propre institution de sécurité sociale (ONSS/INASTI en Belgique ou SVB aux Pays-Bas) avant le début des activités dans le pays voisin.

Enregistrement du temps de travail, indemnité kilométrique et GPS

Enregistrement du temps de travail : Aux Pays-Bas, il existe une obligation stricte d’enregistrement du temps de travail : chaque employeur doit consigner les heures effectuées (et les pauses) afin que l’Inspection du travail puisse vérifier le respect de la loi sur le temps de travail. En Belgique, il n’y avait longtemps aucune obligation générale d’enregistrer les heures. Depuis le 1er juillet 2024, une obligation s’applique toutefois en cas d’horaires flottants : les entreprises doivent alors utiliser un système d’enregistrement (par exemple une pointeuse ou une application), faute de quoi elles risquent des sanctions. Pour les horaires fixes, l’enregistrement n’est pas encore obligatoire en Belgique, mais il est souvent recommandé pour la planification et le calcul des salaires.

Indemnité kilométrique : Dans les deux pays, les employeurs peuvent verser une indemnité forfaitaire non imposable par kilomètre, mais les plafonds diffèrent. Aux Pays-Bas, le montant exonéré d’impôt est fixé à 0,23 € par km en 2024. En Belgique, le montant est beaucoup plus élevé (selon l’indexation trimestrielle ou annuelle, environ 0,43–0,44 € par km en 2024). Les indemnités supérieures à ces maxima sont considérées comme du salaire et imposées dans les deux pays. Depuis 2022, la Belgique applique une indexation trimestrielle afin de suivre les fluctuations des prix du carburant.

Localisation GPS : L’utilisation du GPS pour suivre les travailleurs mobiles est autorisée aux Pays-Bas comme en Belgique, mais uniquement sous conditions strictes de confidentialité (RGPD). L’Autorité néerlandaise de protection des données souligne que l’employeur doit avoir un intérêt légitime et mettre en balance la vie privée des travailleurs et les intérêts de l’entreprise. Le suivi ne peut pas être continu 24h/24 ; les travailleurs doivent pouvoir désactiver le GPS dans des situations privées. En Belgique, les mêmes règles RGPD s’appliquent, complétées par les recommandations de l’Autorité de protection des données : un objectif clair, la proportionnalité et la transparence sont requis. Par exemple, le suivi continu 24h/24 est interdit et le système doit être décrit dans le règlement de travail. En pratique, les entreprises doivent informer clairement les travailleurs de ce qui est enregistré et pourquoi, et demander leur consentement en cas de doute.

Sécurité sociale, fiscalité et détachement

Détachement : En règle générale, les travailleurs détachés restent affiliés au régime de sécurité sociale de leur pays d’origine (là où ils travaillent habituellement). Grâce au certificat A1, un travailleur peut travailler jusqu’à deux ans dans l’autre pays sans devoir payer de nouvelles cotisations sociales dans l’État d’accueil. Des dispositions similaires existent pour les indépendants via l’ONSS/INASTI. Dans l’UE/EEE, le détachement est autorisé pour une durée maximale de 24 mois (prolongeable jusqu’à trois ans). Au-delà, le pays d’accueil peut imposer ses propres cotisations sociales. Dans certains cas, des accords peuvent être conclus pour prolonger la couverture ou organiser une assurance volontaire.

Fiscalité : Ce sont les règles nationales et les conventions fiscales qui s’appliquent. Le pays de résidence ou le pays d’accueil peut imposer les revenus, selon les traités. Une règle souvent utilisée est celle des 183 jours : si le travailleur ne passe pas plus de 183 jours dans le pays d’accueil sur une période de 12 mois, c’est en principe le pays d’origine qui continue à prélever l’impôt. L’administration fiscale néerlandaise précise : « Si le pays de détachement est autorisé à prélever l’impôt, l’employeur n’a pas à retenir d’impôt sur le revenu aux Pays-Bas. Si les Pays-Bas conservent ce droit, l’employeur doit retenir l’impôt et les cotisations sociales. » Dans la pratique, les modalités de retenue à la source sont souvent définies à l’avance pour éviter les doubles impositions. Dans certains cas, des régimes spéciaux s’appliquent, comme le régime des 30 % pour les expatriés aux Pays-Bas. En Belgique, les travailleurs étrangers sont en principe imposés en Belgique lorsqu’ils y exercent leur activité, mais s’ils restent sous le seuil des 183 jours, ils déclarent souvent leurs revenus dans leur pays d’origine, avec possibilité de compensation.

Documents requis lors d’un contrôle et sanctions

En cas de contrôle, l’employeur doit pouvoir présenter tous les documents relatifs au détachement. Aux Pays-Bas, doivent être disponibles sur le lieu de travail : contrats de travail, fiches de paie, relevés d’heures (timesheets), le certificat A1 et la preuve du paiement des salaires. Ces documents doivent être conservés au moins cinq ans. Il faut également indiquer l’entreprise néerlandaise où le travail est effectué et la personne de contact.

En Belgique, les autorités peuvent exiger la preuve de la déclaration Limosa (formulaire L1), la présence du certificat A1 et le respect des conditions de travail belges (fiches de paie conformes, documents de sécurité, etc.).

Sanctions : Le non-respect de ces règles entraîne de lourdes amendes. Aux Pays-Bas, l’absence ou l’erreur de déclaration de détachement peut coûter jusqu’à 4 500 €. Les donneurs d’ordre néerlandais risquent également des sanctions s’ils ne vérifient pas que la déclaration a été effectuée. En Belgique, le non-respect de l’obligation Limosa peut entraîner des sanctions pénales et administratives. L’employeur comme le donneur d’ordre belge peuvent être tenus responsables. Le certificat A1 joue un rôle central : sans ce document, la couverture sociale du travailleur n’est pas prouvée, ce qui représente un risque majeur lors des contrôles.

Outils numériques : l’application Done-it

Les logiciels modernes peuvent grandement faciliter le respect de ces règles. Un exemple est l’application Done-it, spécialement conçue pour les entreprises ayant des travailleurs mobiles. Avec Done-it, un employé enregistre numériquement ses heures de début et de fin (pointage) grâce à une géolocalisation intégrée par GPS. Le système relie ainsi automatiquement les heures travaillées au lieu de travail effectif, ce qui aide à respecter l’obligation d’enregistrement du temps de travail.

L’application permet également d’enregistrer les trajets : pour chaque déplacement, l’employé saisit les kilomètres parcourus, le moyen de transport et, le cas échéant, le covoiturage. Cela crée un aperçu complet de tous les kilomètres professionnels pour des indemnités kilométriques correctes. Les heures supplémentaires peuvent aussi être suivies et automatiquement converties en temps libre ou en rémunération supplémentaire.

En outre, Done-it offre un espace centralisé pour partager des documents de projet et des mises à jour avec le personnel (par exemple, des consignes de chantier ou des règles de sécurité).

Grâce à ces outils numériques, une entreprise dispose en permanence d’une vue en temps réel sur les heures, les déplacements et les lieux de travail. En cas de contrôle, les données nécessaires – heures pointées, adresses de travail et trajets – sont immédiatement disponibles. Un tel système intégré facilite le respect des exigences en matière d’enregistrement du temps aux Pays-Bas comme des obligations belges, tout en contribuant à plus de transparence envers les employés (notamment sur le suivi GPS).

En pratique, cela réduit les tâches administratives manuelles et augmente les chances que toutes les obligations légales soient respectées correctement et dans les délais.