1) De 3 kernverplichtingen die je moet controleren

• Dimona (aangifte voor de eerste werkdag): de elektronische melding aan de RSZ voor alle soorten werknemers (vast, tijdelijk, studenten en buitenlandse krachten). Moet gebeuren vóór de start van het werk. Te laat of niet aangeven = boetes en problemen met de sociale zekerheid.

• LIMOSA (buitenlandse werknemers of zelfstandigen): als je onderaannemer personeel uit het buitenland naar België stuurt, moet er een LIMOSA-1 aangifte zijn vóór de eerste werkdag. Jij, als hoofdaannemer, bent verplicht te controleren of dit in orde is.

• Aanwezigheidsregistratie (afhankelijk van de activiteit):

  • CheckIn@Work bij bouwwerven/werken aan onroerend goed met een totaalbedrag van ≥ 500.000 € (excl. btw). Dagelijkse registratie verplicht, vóór aanvang van het werk.
  • CIAO (Check In and Out at Work) bij professionele schoonmaak, afhankelijk van het soort diensten/contract.

2) eC3.2A (“EC32”): de digitale controlekaart voor de bouw

Bij tijdelijke werkloosheid (bijvoorbeeld door slecht weer op de werf) moeten werknemers in de bouw de elektronische controlekaart eC3.2A gebruiken.

• Sinds 1 januari 2025 is de eC3.2A verplicht digitaal (de papieren versie verdwijnt, met enkele uitzonderingen).
• De officiële eC3.2 app laat werknemers toe de kaart digitaal te beheren en op het einde van de maand naar de uitbetalingsinstelling te sturen.

Belangrijk: eC3.2A vervangt Dimona, LIMOSA of CheckIn@Work/CIAO niet – het is een aanvullende verplichting bij tijdelijke werkloosheid in de bouw.

3) Checklist voor werken met onderaannemers

Voor de start

• Vraag bewijs van Dimona voor iedereen die de werf of locatie betreedt.
• Bij personeel uit het buitenland: eis het LIMOSA-1 attest vóór de eerste werkdag.
• Maak schriftelijke afspraken over wie de aanwezigheden registreert (CheckIn@Work op grote werven / CIAO bij schoonmaak) en hoe dit dagelijks wordt gecontroleerd.

Dagelijks

• Niemand start zonder geldige aangifte en registratie.
• Bij vervangingen: herhaal het proces (Dimona/LIMOSA + aanwezigheidsregistratie).

Wekelijks

• Download en archiveer aanwezigheidslijsten (onmisbaar bij inspecties).
• Controleer de geldigheid van documenten (verzekeringen, attesten, vergunningen).

4) Meest voorkomende fouten (en hoe ze te vermijden)

• Werknemers op de werkplaats zonder Dimona/LIMOSA.
• Niet registreren in het juiste systeem (CheckIn@Work of CIAO).
• Blind vertrouwen op onderaannemers zonder enige controle of bewijs.

5) Efficiënt organiseren zonder eindeloze mails, losse Excels of papieren prestatiestaten

• Standaardiseer één checklist voor alle onderaannemers.
• Centraliseer alle info over wie mag werken, wie aanwezig is en welke documenten ontbreken.
• Registreer alle begin- en eindtijden op de werf met een betrouwbaar systeem voor volledige traceerbaarheid.

Done-it (enkel prikklok) als praktische oplossing

Done-it helpt jou vooral met wat dagelijks het meeste impact heeft: digitale prikklok/uurregistratie en aanwezigheidsoverzicht voor zowel je eigen team als onderaannemers.

• Automatische koppeling met CheckIn@Work (in de bouw): dubbele registraties vermijden en fouten reduceren waar deze verplichting geldt.
• Directe toegang tot eC3.2A (EC32) vanuit de workflow: snellere verwerking van de controlekaart bij tijdelijke werkloosheid in de bouw.
• Aanwezigheidsrapporten in seconden, klaar voor inspectie.

Let op: in de schoonmaaksector verloopt de officiële CIAO-registratie via het eigen platform van de overheid. Done-it biedt operationeel overzicht en centraliseert prikklokken, maar vervangt CIAO niet.

Wil je zien hoe dit in jouw bedrijf werkt?

Probeer Done-it 30 dagen gratis