CheckIn@Work vs CIAO en Belgique : obligations, erreurs à éviter et solutions pour les PME

Les PME belges actives dans la construction, la rénovation, le nettoyage et autres services techniques doivent se conformer à des obligations légales d’enregistrement des présences sur les chantiers et lieux de travail. Deux systèmes coexistent en 2025 : CheckIn@Work et CIAO (Check In And Out at Work). Ils visent à lutter contre le travail non déclaré et à assurer la sécurité sur site, mais s’appliquent à des secteurs différents et selon des modalités distinctes. Ne pas respecter ces obligations peut entraîner des sanctions coûteuses.

Dans cet article, nous clarifions les différences entre CheckIn@Work et CIAO en Belgique : secteurs concernés, montants seuils, obligations légales, responsabilités des employeurs, sous-traitants ou donneurs d’ordre. Nous passerons en revue les erreurs les plus fréquentes, les sanctions possibles, et nous proposerons une checklist pour aider votre entreprise à rester en conformité. Enfin, nous verrons comment une solution comme Done-it peut faciliter la gestion de ces pointages officiels au quotidien.

Qu’est-ce que CheckIn@Work ?

CheckIn@Work est le système belge d’enregistrement électronique des présences sur les chantiers de travaux immobiliers (construction, génie civil, rénovation, etc.) et dans certains autres secteurs spécifiques (socialsecurity.be). Mis en place depuis 2014, il oblige à déclarer quotidiennement la présence de toute personne (employé ou indépendant) exécutant des travaux immobiliers au sens de la loi, dès que le projet atteint un certain montant seuil. Ce seuil est fixé à 500 000 € (hors TVA) pour les chantiers dont les travaux ont commencé après le 1ᵉʳ mars 2016 (il était de 800 000 € avant cette date). Concrètement, cela signifie que pour tout chantier de construction ou de rénovation d’envergure atteignant ce montant, chaque intervenant doit enregistrer sa présence chaque jour avant de commencer à travailler sur site.

Initialement, CheckIn@Work a été conçu pour le secteur de la construction, mais son champ d’application s’est étendu. Il couvre également le secteur de la viande : toutes les personnes travaillant dans des abattoirs ou entreprises de préparation de viandes soumis à agrément de l’AFSCA doivent être enregistrées via ce système, sans condition de montant seuil. D’autres activités ont été ajoutées, comme la livraison de béton prêt à l’emploi. En revanche, les activités de nettoyage en sont exclues depuis 2024 (voir section CIAO ci-dessous). Certains secteurs comme l’agriculture, l’horticulture ou la sylviculture sont explicitement exclus du champ d’application.

Qui doit enregistrer et comment ? La responsabilité est partagée entre l’entité qui envoie quelqu’un travailler sur le chantier (employeur, entrepreneur principal ou sous-traitant) et la personne qui exécute effectivement le travail (workinginbelgium.be). En pratique, l’employeur ou le donneur d’ordre peut enregistrer ses travailleurs, ses sous-traitants et les indépendants présents via l’application en ligne sécurisée de l’ONSS, ou via des méthodes automatisées (badge sur chantier, scan du QR code Limosa, application mobile, etc.). Les travailleurs et sous-traitants indépendants peuvent aussi s’identifier eux-mêmes s’il a été convenu ainsi. L’enregistrement doit être effectué chaque jour ouvrable, avant le début des travaux de la personne sur le site. Toutes les présences enregistrées sont centralisées dans la base de données de l’ONSS et liées à la déclaration de chantier (déclaration 30bis) associée. En effet, tout chantier soumis à l’obligation d’enregistrement doit au préalable être déclaré officiellement, afin d’obtenir un numéro de site auquel rattacher les pointages.

Qu’est-ce que CIAO (Check In And Out at Work) ?

CIAO (pour Check In And Out at Work) est un nouveau système d’enregistrement obligatoire des prestations dans le secteur du nettoyage, entré en vigueur en Belgique le 1er septembre 2024 (socialsecurity.be). Il impose à chaque travailleur – ou indépendant – effectuant des activités de nettoyage professionnel d’enregistrer numériquement le début et la fin de ses activités, ainsi que ses pauses sur le lieu de travail. L’objectif est similaire à CheckIn@Work : renforcer la transparence, lutter contre la fraude sociale et améliorer la sécurité du personnel de nettoyage.

Quelles activités sont concernées ?

La loi-programme du 26 décembre 2022 a défini le champ d’application de CIAO. Il s’agit des activités d’entretien et de nettoyage de biens immobiliers pour le compte de tiers (barreaudeliege-huy.be). Autrement dit, dès qu’une entreprise exécute, sur un site donné, des tâches dont la finalité est de rendre un bien immobilier propre, elle est soumise à ces obligations. Cela inclut par exemple : le nettoyage intérieur ou extérieur de bâtiments, bureaux, usines ou installations techniques ; le grand nettoyage après chantier ; le lavage de vitres ; le balayage de voiries ; la désinfection de laboratoires ou salles blanches, etc.

En revanche, certaines activités sont exclues, comme : le nettoyage à domicile via titres-services (secteur des aides ménagères) ; le nettoyage effectué en interne par une entreprise avec son propre personnel (par exemple une école qui emploie ses propres techniciens de surface) ; ou encore les travaux qui ne visent pas le nettoyage en soi (maintenance technique, réparations, montage/démontage ne faisant pas partie intégrante du nettoyage). Une règle pratique à retenir : si l’activité a pour seul but de nettoyer les lieux (et non de les transformer ou réparer), elle relève de CIAO, à condition bien sûr de respecter les seuils financiers expliqués ci-dessous.

Montants seuils et déclaration

Contrairement à CheckIn@Work (qui impose un seuil unique de 500 000 € en construction), CIAO reprend les conditions de seuil de la déclaration de travaux 30bis modifiées pour le nettoyage (paycover.be).

• ≥ 30 000 € (HTVA) si aucun sous-traitant n’intervient sur le chantier
• ≥ 5 000 € si un seul sous-traitant est présent
• ≥ 0 € (pas de seuil) si le chantier fait intervenir deux sous-traitants ou plus

En pratique, cela signifie que même un contrat de nettoyage de faible montant peut être visé s’il y a de la sous-traitance en cascade. Ces seuils étant alignés sur l’article 30bis, le nettoyage doit généralement faire l’objet d’une déclaration de chantier dès qu’ils sont atteints. C’est sur base de cette déclaration que le système CIAO peut opérer (identification du lieu de travail, des parties engagées, etc.).

Comment fonctionne l’enregistrement CIAO ?

Contrairement au check-in classique, CIAO requiert deux actions par jour et par personne : un “enregistrement IN” au moment où le travailleur commence sa prestation de nettoyage, et un “enregistrement OUT” lorsqu’il termine, en plus d’enregistrer chaque début et fin de pause éventuelle. Chaque travailleur doit s’enregistrer lui-même, en temps réel, sur le lieu de travail (via l’application ou appareil prévu). L’employeur (ou le chef d’équipe) ne peut pas le faire à sa place ni anticiper les pointages à l’avance. Le service en ligne officiel Check In and Out at Work de l’ONSS est disponible depuis le 1ᵉʳ janvier 2024 (socialsecurity.be). Concrètement, plusieurs méthodes sont possibles : app web/mobile de l’ONSS (via e-ID, Itsme, QR code, etc.), pointeuse mobile sur site, ou intégration via des applications tierces certifiées (paycover.be).

Obligations de chacun

Tout comme pour CheckIn@Work, la loi rend à la fois l’employeur (ou l’entrepreneur) et le travailleur responsables du respect de l’obligation d’enregistrement. L’entité qui fait exécuter les travaux doit veiller à ce que le système soit en place et accessible, et la personne qui effectue le travail doit s’assurer que sa présence est correctement enregistrée. En pratique, pour éviter tout oubli, les entreprises de nettoyage devront mettre en place des procédures internes (formation, supervision, contrôle quotidien) afin que chaque entrée/sortie soit pointée par le personnel de terrain.

Principales différences entre CheckIn@Work et CIAO

Les deux systèmes partagent le même but (enregistrement des présences) et un cadre légal similaire, mais présentent des différences notables en termes de secteurs couverts, de modalités de pointage et de responsabilités. Le tableau comparatif ci-dessous résume les points clés de CheckIn@Work vs. CIAO pour aider les PME à bien distinguer ces obligations :

Remarque : Le SPF Emploi et l’ONSS mettent à disposition des brochures et affiches d’information pour aider les entreprises et travailleurs à comprendre ces obligations (affiches explicatives à placer sur chantier, guides pratiques) (socialsecurity.be). Il est conseillé d’en faire usage afin de sensibiliser toutes les personnes concernées.

Erreurs fréquentes à éviter et sanctions encourues

1. Ne pas identifier correctement les chantiers soumis à obligation
   Une erreur répandue consiste à ignorer l’obligation CheckIn@Work pensant que le chantier est “trop petit” ou qu’il n’y a pas de contrôle. Rappelons qu’en construction, dès que le montant total dépasse 500 000 €, l’enregistrement quotidien est obligatoire (socialsecurity.be). En nettoyage, les seuils (30 000 €, 5 000 €, etc.) doivent aussi être respectés. Sous-estimer la présence de sous-traitants ou fractionner artificiellement un marché peut vous mettre hors la loi. Astuce : vérifiez systématiquement lors de la soumission d’une offre ou d’un contrat si les seuils financiers entraînent une déclaration 30bis et donc CheckIn@Work ou CIAO.
2. Oublier la déclaration de chantier (DUC – “30bis”)
   C’est le préalable indispensable. Sans déclaration officielle du chantier sur le portail de l’ONSS, vos enregistrements ne pourront pas être liés à un lieu de travail valide. L’entrepreneur déclarant doit introduire cette déclaration avant le début des travaux (socialsecurity.be) et communiquer le numéro aux autres parties (ex. QR code sur site). Erreur à éviter : démarrer un chantier soumis à checkin sans confirmation du numéro de déclaration.
3. Ne pas clarifier « qui enregistre qui »
   Sur un gros chantier ou lors d’un nettoyage avec plusieurs sociétés, il faut définir clairement qui procède à l’enregistrement. Est-ce chaque employeur pour son personnel ? L’entreprise principale pour tous ? La loi prévoit que toutes les parties doivent s’assurer que l’enregistrement a bien lieu (workinginbelgium.be). Sans accord clair, toutes peuvent être sanctionnées. Indiquez dès le contrat qui se charge du check-in et assurez-vous d’avoir accès aux données (via e-Box ou un outil comme Done-it).
4. Enregistrer de manière incorrecte (ou tardive)
   Côté CheckIn@Work : pointer seulement une fois en début de projet au lieu de chaque jour, utiliser un mauvais numéro de chantier, ou oublier d’annuler un check-in en cas d’absence imprévue – l’ONSS recommande d’annuler le jour même.
   Côté CIAO : enregistrer IN/OUT trop tôt ou trop tard (ex. pointer « out » au dépôt au lieu du site client). Chaque travailleur doit pointer lui-même en temps réel, jamais l’employeur à sa place (socialsecurity.be). Formez vos équipes à l’app mobile et prévoyez des rappels pour éviter les oublis.
5. Ne pas informer ni former le personnel
   Les techniciens de surface doivent adopter une nouvelle habitude de pointage. Sans communication claire (note de service, affiche explicative, etc. paycover.be), les omissions sont fréquentes. Fournissez smartphones, codes d’accès ou badges, et accompagnez les moins à l’aise. En construction, le système existe depuis des années, mais les nouveaux ouvriers ou travailleurs étrangers doivent aussi être briefés (ex. via le QR code Limosa workinginbelgium.be).
6. Penser que votre système interne suffit
   Certaines PME croient que leur badgeage interne suffit. C’est faux : les données doivent être transmises à l’ONSS via les canaux prévus. Le pointage interne (paie, gestion projet) n’équivaut pas au pointage légal. Les inspecteurs sociaux n’accepteront pas vos feuilles de temps si vous n’êtes pas en règle dans CheckIn@Work/CIAO.
7. Sous-estimer les sanctions
   Le non-respect est puni par le Code pénal social : amendes de 300 € à 3 000 € (niveau 1) ou 600 € à 6 000 € (niveau 3) par travailleur concerné (securex.be). En cas grave, sanctions complémentaires possibles (fermeture du chantier, interdiction d’exploiter). Chaque travailleur non pointé est en infraction, même si l’employeur est visé en priorité.
   Bonne nouvelle : pour CIAO, une période de transition sans sanctions a été prévue jusqu’au 30 avril 2025 (socialsecurity.be). Ensuite, aucune excuse ne sera acceptée. En construction, plus aucune tolérance : les contrôles incluent systématiquement CheckIn@Work.

Checklist : se mettre en conformité CheckIn@Work / CIAO

Pour aider votre PME à naviguer entre ces obligations et éviter les amendes, voici une checklist pratique à suivre :

• ✅ Identifiez vos obligations : Analysez vos activités et contrats. Êtes-vous actif sur des chantiers de construction ≥ 500 000 € ? Faites-vous du nettoyage pour des clients tiers (hors titres-services) ? Y a-t-il de la sous-traitance ? Cette première étape détermine si CheckIn@Work et/ou CIAO s’appliquent à vous. N’oubliez pas que ces obligations peuvent concerner ponctuellement une entreprise hors CP construction/nettoyage (ex. une PME de plomberie amenée à coordonner un gros chantier devra faire le check-in). (barreaudeliege-huy.be)
• ✅ Effectuez les déclarations préalables (30bis) : Dès qu’un projet atteint un seuil requis, introduisez la Déclaration de travaux sur le portail de la Sécurité sociale. Sans cette déclaration, vous n’aurez pas de numéro de chantier et ne pourrez pas enregistrer les présences. L’ONSS envoie parfois un rappel (socialsecurity.be), mais ne comptez pas dessus : anticipez ! Une fois le numéro obtenu, communiquez-le à vos équipes (ex. affiche QR code sur site).
• ✅ Choisissez et configurez les outils d’enregistrement : Sur CheckIn@Work : via PC, smartphone (app ONSS ou scan QR Limosa), ou badge/pointeuse. Sur CIAO : application web/mobile ONSS par défaut (Itsme, eID, QR codes). Astuce : si l’interface officielle vous semble peu pratique, utilisez une solution tierce intégrée comme Done-it certifiée ONSS, qui transmet automatiquement les données.
• ✅ Informez et formez votre personnel : Organisez une séance d’info pour expliquer quoi faire (check-in/out, à quelle heure, sur quelle app) et pourquoi. Distribuez brochures ou affiches explicatives (socialsecurity.be). En nettoyage, utilisez le matériel mis à disposition par les autorités (affiches multilingues). Assurez-vous que les chefs d’équipe accompagnent les nouveaux au début.
• ✅ Définissez les responsabilités en interne et avec les partenaires : Si vous êtes donneur d’ordre, précisez dans vos contrats qui enregistre les présences. Si vous êtes sous-traitant, ne supposez pas que le principal le fait : clarifiez-le. En interne, nommez un responsable CheckIn@Work/CIAO (chef de chantier, conducteur de travaux, etc.) qui contrôle quotidiennement que tout le monde est pointé.
• ✅ Contrôlez régulièrement les enregistrements : Consultez chaque matin la liste des présences du jour précédent (CheckIn@Work) ou vérifiez la plateforme CIAO. Réagissez immédiatement en cas d’oubli (rappel à l’ordre, encodage correctif si possible). Dans CIAO, un enregistrement manqué ne peut pas être régularisé : d’où l’importance de la prévention.
• ✅ Conservez des preuves et documents : Sauvegardez les rapports fournis par l’ONSS, utiles en cas de contrôle. Notez les situations exceptionnelles (panne, absence de réseau…) dans un registre interne. Prévoyez un plan B en cas de problème technique (ex. procédure papier ou SMS, comme prévu par l’ONSS). (paycover.be)
• ✅ Restez à jour : La réglementation sociale évolue (seuils, extensions de CIAO, etc.). Abonnez-vous aux info-flash du SPF Emploi ou de l’ONSS, ou suivez l’actualité (Securex, Partena…). Ex. : en 2024 CIAO a été introduit dans le nettoyage ; demain peut-être d’autres secteurs.

En suivant cette checklist, vous créerez une culture de conformité dans votre entreprise. Certes, cela demande une discipline quotidienne, mais les conséquences d’un manquement peuvent être bien plus coûteuses que le temps investi pour se conformer.

Faciliter la gestion des pointages officiels avec la solution Done-it

Mettre en œuvre CheckIn@Work et CIAO simultanément peut représenter un défi administratif, surtout pour une PME qui doit gérer de multiples chantiers et équipes en mouvement. C’est là qu’une solution numérique comme Done-it peut apporter une aide précieuse. Done-it est un outil de gestion du temps et des projets conçu pour les entreprises de terrain (construction, services techniques, nettoyage, etc.), qui propose une intégration directe avec les systèmes d’enregistrement officiels.

Concrètement, Done-it permet à vos employés de pointer leurs heures via une application mobile conviviale (avec géolocalisation GPS, scan de code, etc.), puis envoie automatiquement ces données à la plateforme Check In and Out at Work de l’ONSS. Cela signifie que vous n’avez plus besoin d’encoder manuellement chaque présence sur le site web de l’ONSS : Done-it fait le lien pour vous en arrière-plan, en respectant le format et les exigences légales. Vos obligations sont remplies sans effort supplémentaire, et vos travailleurs n’ont qu’une seule interface à utiliser.

Par exemple, un ouvrier scanne son badge sur l’app Done-it en arrivant sur un gros chantier : sa présence est immédiatement transmise à CheckIn@Work – fini les doubles encodages ou les oublis. De même, une technicienne de surface peut pointer “In” et “Out” dans l’application Done-it sur son smartphone : les horaires sont envoyés en temps réel à la base CIAO, tout en étant disponibles pour vos besoins internes (paie, facturation) dans Done-it.

En plus de la conformité, Done-it offre une visibilité opérationnelle accrue. Vous pouvez suivre en direct qui est présent sur quel site, pendant combien de temps, grâce aux tableaux de bord centralisés. L’application ajoute des fonctionnalités utiles absentes de l’outil officiel : localisation des pointages, calcul automatique des durées de travail, suivi du kilométrage parcouru, partage de documents ou de photos liés au chantier, etc. Cette « couche métier » vous aide à optimiser l’organisation quotidienne tout en restant dans les clous côté ONSS.

Bien entendu, Done-it n’a pas vocation à remplacer CheckIn@Work ou CIAO – il s’y connecte pour assurer votre conformité en toute simplicité, sans rupture dans vos processus existants. En cas de contrôle, les données transmises sont bien présentes dans la base officielle : l’inspecteur peut les vérifier comme si elles avaient été encodées manuellement.

En résumé, Done-it agit comme un assistant digital pour les PME : il centralise la gestion des pointages légaux et internes dans une seule plateforme facile d’utilisation. Fini les allers-retours sur le portail ONSS ou les oublis de pointage – vous gagnez du temps, réduisez le risque d’erreur humaine et pouvez vous concentrer sur vos chantiers en toute sérénité. Découvrir Done-it

Lien utile

Consultez notre article connexe « Sous-traitants en Belgique : les bases pour éviter les amendes (Dimona, LIMOSA, CheckIn@Work, CIAO…) » pour un tour d’horizon complet des autres obligations sociales et comment Done-it peut également vous assister sur ces volets. Vous pouvez également visiter la page produit Done-it pour découvrir en détail comment l’intégration à CheckIn@Work/CIAO fonctionne et démarrer un essai gratuit.

Conclusion

CheckIn@Work et CIAO font désormais partie intégrante du paysage règlementaire belge. En tant que PME du secteur de la construction ou du nettoyage, vous avez tout intérêt à maîtriser ces outils pour éviter des sanctions coûteuses et préserver votre réputation. En clarifiant leurs différences et en adoptant de bonnes pratiques (grâce à notre checklist), vous pouvez transformer cette contrainte légale en un atout de gestion.

Avec l’appui d’une solution comme Done-it, la contrainte administrative se mue en un processus fluide, bénéfique tant pour votre conformité que pour l’efficacité de vos opérations. En 2025, digitaliser ses pointages n’est plus seulement un gain de productivité – c’est une nécessité pour rester en règle et compétitif.