Perché i registri chilometrici manuali falliscono
Quando i lavoratori compilano i chilometri a fine settimana, stanno ricostruendo i percorsi a memoria. Il risultato: numeri arrotondati, spostamenti mancanti e contestazioni a fine mese. Le buste paga sono gonfiate o sotto-rimborsate, e l'azienda non ha una traccia di audit difendibile.
Com'è la cattura automatica
Un sistema basato su GPS registra punto di partenza, punto di arrivo, percorso effettivo e distanza esatta per ogni spostamento — in background, mentre il lavoratore guida. Nessun inserimento manuale. I dati hanno una marca temporale, sono collegati al cliente o progetto giusto e immediatamente disponibili nel back office.
Il lavoratore seleziona il tipo di trasporto all'inizio dello spostamento (auto propria, veicolo aziendale, car pooling, bici). Il sistema applica automaticamente la tariffa di rimborso corretta e segnala tutto ciò che supera la soglia che richiede la prova dei costi reali.
Cosa fa risparmiare
- Lavoro amministrativo: niente rincorsa dei registri cartacei o correzione degli errori dei fogli di calcolo a fine mese
- Contestazioni: i dati confermati dal GPS sono oggettivi — clienti e lavoratori vedono gli stessi numeri
- Costi: i chilometri che non sarebbero mai finiti in una nota spese vengono catturati automaticamente
- Conformità: una traccia di audit completa per lavoratore, per spostamento, per progetto — pronta per l'ispezione
Cosa cercare in uno strumento per il chilometraggio
- Cattura automatica tramite GPS — nessun inserimento manuale per i lavoratori
- Più tipi di trasporto con tariffe configurabili
- Collegamento degli spostamenti per progetto o per cliente
- Conforme al GDPR: GPS attivo solo durante l'orario di lavoro, dati ospitati nell'UE
- Report pronti per l'esportazione che alimentano le buste paga o la fatturazione
Come lo gestisce Done-it
Done-it cattura gli spostamenti automaticamente tramite Trax-it — il GPS registra il percorso, il lavoratore seleziona il tipo di trasporto e il sistema applica la tariffa giusta. Tutto si collega al progetto o cliente corretto. I report si esportano direttamente nelle buste paga o nella fatturazione elettronica, senza trascrizione manuale.
