La regola fondamentale: la proporzionalità
Il tracciamento GPS dei dipendenti è legale ai sensi del GDPR, ma solo quando è proporzionato a una finalità aziendale legittima. Coordinare le consegne, confermare le visite di servizio, garantire la sicurezza dei lavoratori: tutto valido. Tracciare ogni movimento di una persona 'per sicurezza': non valido.
Quattro cose che devi fare
- Definisci la finalità: ottimizzazione dei percorsi, sicurezza, conferma del servizio, e mettila per iscritto
- Limita il tracciamento al solo orario di lavoro: i lavoratori devono poter disattivare il GPS nel tempo personale
- Informa la tua squadra in modo chiaro: cosa viene raccolto, perché, chi può vederlo, per quanto tempo viene conservato
- Documentalo: includi l'uso del GPS nel regolamento aziendale ed esegui una DPIA se il tracciamento è su larga scala o strutturale
Cosa non devi fare
- Tracciare 24 ore su 24: il tracciamento al di fuori dell'orario di lavoro viola la proporzionalità del GDPR
- Usare i dati GPS per sanzioni automatiche (ad es. avvisi di velocità che attivano provvedimenti disciplinari) senza previa informativa
- Conservare i dati di posizione più a lungo del necessario: la CNIL raccomanda un massimo di due mesi
- Omettere di informare i lavoratori: un tracciamento non comunicato può invalidare le prove in qualsiasi contenzioso successivo
Note specifiche per settore
Per l'assistenza sul campo e la logistica, il GPS è atteso e facilmente giustificabile. Per le pulizie e la manutenzione, la pianificazione dei percorsi da parte dei responsabili va bene; il tracciamento costante per lavoratore è più difficile da giustificare. Per l'edilizia, il GPS per la protezione di veicoli e macchinari è standard; non dovrebbe duplicare alcun sistema di registrazione delle presenze già in uso.
Come lo gestisce Done-it
Done-it attiva il GPS solo all'entrata, all'uscita e durante gli spostamenti di lavoro attivi. Non c'è tracciamento 24 ore su 24, nessun monitoraggio durante le pause o il tempo personale. I dati sono ospitati nell'UE con crittografia e un responsabile della protezione dei dati dedicato, pronti per qualsiasi audit sulla privacy.
