1) Les 3 obligations essentielles à contrôler

• Dimona (déclaration avant le premier jour) : déclaration électronique à l’ONSS pour tous les types de travailleurs (CDI, CDD, intérimaires, étudiants, travailleurs étrangers). Elle doit être faite avant le début du travail. En cas d’oubli ou de retard : amendes et problèmes de couverture sociale.

• LIMOSA (travailleurs étrangers ou indépendants) : si votre sous-traitant envoie du personnel depuis l’étranger vers la Belgique, une déclaration LIMOSA-1 doit être établie avant le premier jour. En tant que donneur d’ordre, vous devez vérifier que tout est en règle.

• Enregistrement de présence (selon l’activité) :

  • CheckIn@Work pour les travaux immobiliers/chantier dont le montant total est ≥ 500 000 € (HTVA). Enregistrement quotidien obligatoire, avant de commencer.
  • CIAO (Check In and Out at Work) pour la propreté professionnelle, selon le type de services/contrat (mise en place progressive).

2) eC3.2A (« EC32 ») : la carte de contrôle numérique pour la construction

En cas de chômage temporaire (par ex. intempéries), les travailleurs de la construction utilisent la carte de contrôle électronique eC3.2A.

• Depuis le 1^er janvier 2025, la eC3.2A est obligatoire au format digital (la version papier disparaît, sauf exceptions).
• L’application officielle eC3.2 permet de gérer la carte et de l’envoyer en fin de mois à l’organisme de paiement.

Important : eC3.2A ne remplace pas Dimona, LIMOSA ni CheckIn@Work/CIAO ; c’est une obligation complémentaire liée au chômage temporaire dans la construction.

3) Checklist pour travailler avec des sous-traitants

Avant de démarrer

• Exiger une preuve Dimona pour toute personne qui entre sur le site.
• Si du personnel vient de l’étranger : demander l’attestation LIMOSA-1 avant le premier jour.
• Préciser par écrit qui enregistre la présence (CheckIn@Work sur grands chantiers / CIAO en propreté) et comment la vérification se fait chaque jour.

Au quotidien

• Personne ne commence sans déclaration ni enregistrement valides.
• En cas de remplacement : répéter le processus (Dimona/LIMOSA + présence).

Chaque semaine

• Télécharger et archiver les listes de présence (indispensable en cas d’inspection).
• Contrôler la validité des documents (assurances, attestations, permis).

4) Erreurs les plus fréquentes (et comment les éviter)

• Travailleurs présents sans Dimona/LIMOSA.
• Absence d’enregistrement dans le système adéquat (CheckIn@Work ou CIAO).
• Faire confiance « les yeux fermés » au sous-traitant, sans contrôle ni preuves.

5) S’organiser sans e-mails interminables ni fichiers Excel dispersés

• Standardiser une checklist unique pour tous les sous-traitants.
• Centraliser qui a le droit d’entrer, qui est présent et quels documents manquent.
• Enregistrer toutes les heures d’entrée/sortie avec un système fiable pour une traçabilité complète.

Done-it (pointeuse uniquement) comme solution pratique

Done-it vous aide sur ce qui a le plus d’impact au quotidien : pointeuse/pointage numérique et suivi de présence pour votre équipe et vos sous-traitants.

• Connexion automatique avec CheckIn@Work (dans la construction) : évite les doubles enregistrements et réduit les erreurs lorsque l’obligation s’applique.
• Accès direct à eC3.2A (EC32) dans le flux de travail : gestion plus rapide de la carte de contrôle en cas de chômage temporaire.
• Rapports de présence en quelques secondes, prêts pour une inspection.

À noter : dans le secteur de la propreté, l’enregistrement officiel CIAO se fait via la plateforme de l’administration. Done-it offre une vision opérationnelle et centralise le pointage, mais ne remplace pas CIAO.

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