Facturation des déplacements chez les clients : comment enregistrer et facturer correctement les kilomètres

Pour de nombreuses PME belges dans des secteurs tels que le nettoyage, les services techniques, la maintenance ou la construction, les déplacements chez les clients font partie du quotidien. La transparence concernant ces frais de déplacement est essentielle pour conserver la confiance et éviter les surprises sur la facture. Les clients veulent savoir clairement ce qu’ils paient, tandis que les entreprises souhaitent récupérer correctement leurs propres coûts (carburant, temps de leurs employés, usure des véhicules, etc.). Une politique claire en matière d’enregistrement et de facturation des kilomètres contribue à une gestion client professionnelle ainsi qu’à une gestion interne des ressources humaines plus souple. Cela permet également d’éviter les malentendus et de maintenir votre entreprise en règle avec la législation.

Législation et références

• Indemnité kilométrique officielle : Les autorités fédérales publient régulièrement une indemnité kilométrique maximale autorisée pour les déplacements professionnels en véhicule privé. À partir du 1^er juillet 2025, ce maximum est fixé à 0,4449 € par kilomètre (montant indexé annuellement jusqu’au 30 juin 2026), tandis que les montants trimestriels tournent autour de 0,4309 € par km. Ces indemnités sont exonérées d’impôts et de cotisations sociales tant qu’on reste dans les plafonds officiels. Le respect de ces barèmes est considéré par l’administration fiscale comme une « gestion selon des normes sérieuses ». **Important :** cette indemnité ne s’applique que lorsque les employés utilisent leur propre voiture pour le travail. En cas d’utilisation d’un véhicule d’entreprise (par ex. une voiture en leasing), les frais sont généralement pris en charge par l’employeur et aucun remboursement kilométrique distinct ne s’applique.
• Indemnité vélo et CCT 164 : Le déplacement domicile-travail durable est encouragé via une indemnité vélo obligatoire. Depuis le 1^er mai 2023, les employeurs qui n’offraient pas encore d’indemnité vélo doivent prévoir une indemnité kilométrique pour les collaborateurs venant au travail à vélo, conformément à la CCT n° 164. Le montant est indexé annuellement : de 0,28 €/km en 2024 à 0,29 €/km en 2025. Cette indemnité est exonérée d’impôts et d’ONSS jusqu’à un plafond (0,36 €/km avec un plafond annuel de 3 610 € en 2025). *Attention :* la CCT 164 a un caractère supplétif. Si une CCT sectorielle prévoit déjà une indemnité vélo (inférieure), cette dernière prévaut. Bien que cette indemnité concerne principalement les trajets domicile-travail, cela souligne à quel point le législateur accorde de l’importance aux frais de déplacement et à la mobilité durable.
• Facturation électronique obligatoire (Peppol) dès 2026 : À partir du 1^er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA devront envoyer leurs factures B2B sous forme de factures électroniques structurées via Peppol. Un PDF par e-mail ne suffira plus. Cette obligation oblige les PME à digitaliser leur administration et à mettre en place un logiciel de facturation électronique. Pour les frais de déplacement, cela signifie : enregistrez-les directement de manière numérique afin qu’ils puissent être automatiquement repris correctement dans les factures électroniques. Quiconque n’est pas prêt à temps risque des sanctions **et** passe à côté des avantages d’une administration plus efficace.

Comment calculer vos kilomètres de déplacement ?

Le calcul correct des kilomètres pour les déplacements chez les clients commence par de bons accords et un enregistrement précis. Voici quelques points d’attention :

• Différence entre voiture de société et voiture privée : Comme indiqué ci-dessus, les employés qui effectuent des déplacements professionnels avec leur voiture privée reçoivent généralement une indemnité kilométrique selon les tarifs officiels. Avec une voiture de société, il n’y a pas de telle indemnité pour le salarié ; l’employeur prend en charge directement les frais du véhicule. Pour la facturation aux clients, cette différence signifie que vous gérez le coût en interne de manière différente : pour les voitures privées, vous devez tenir compte de l’indemnité versée au travailleur, tandis que pour les voitures de société, ce sont les coûts de carburant et d’entretien du véhicule. Dans les deux cas, il est judicieux d’enregistrer tous les kilomètres parcourus – soit pour la note de frais du salarié, soit pour votre propre calcul de coûts et une éventuelle refacturation au client. N’oubliez pas que les parkings, péages ou autres frais de déplacement peuvent également faire partie du coût du déplacement.
• Autres moyens de transport (vélo, transports en commun, à pied) : Tous les collaborateurs ne se déplacent pas en voiture chez le client. Certains se déplacent (partiellement ou totalement) à vélo, en train, en tram, en bus ou même à pied. Il est important d’adopter une politique cohérente à ce sujet. Pour les travailleurs qui, par exemple, se rendent chez les clients à vélo, l’employeur peut accorder volontairement une indemnité vélo (jusqu’au maximum fiscal d’environ 0,36 €/km) – bien que cela ne soit pas obligatoire comme pour les trajets domicile-travail. Les frais de transport en commun peuvent être remboursés sur base du coût réel des billets ou via un forfait. Souvent, il est plus simple de rembourser simplement le prix du ticket (éventuellement à 100 % pour le train/tram/bus pendant les heures de travail). Notez par exemple qu’en Belgique, le train et le tram sont soumis à un taux de TVA de 0 % ; si vous refacturez ces billets à prix coûtant au client, vous devez aussi traiter cet aspect correctement sur le plan fiscal. De même, marcher entre deux sites ne coûte a priori rien en frais directs, mais prend du temps – temps qui, pour le personnel, compte comme du temps de travail et peut éventuellement être considéré comme des heures prestées pour le client.
• Déplacements combinés et mobilité durable : En pratique, les employés combinent parfois différents modes de transport pour atteindre une destination (par exemple en voiture jusqu’à la gare puis en train, ou d’abord en voiture et les derniers kilomètres à vélo pliant). Encouragez sans hésiter de telles options durables au sein de votre entreprise – elles peuvent réduire les coûts et les émissions de CO₂ – mais pour la facturation, il est crucial d’avoir des accords clairs sur la manière de les facturer. Vous pouvez par exemple convenir de facturer les kilomètres en voiture à un tarif X et de refacturer les transports en commun à prix coûtant. Assurez-vous que votre système d’enregistrement permet de saisir plusieurs types de transport pour un même trajet, afin que l’ensemble du parcours soit documenté. Des outils modernes permettent de spécifier le moyen de transport pour chaque trajet et d’y associer éventuellement des indemnités automatiques. Vous conservez ainsi une vue complète, même pour les déplacements combinés.
• Temps de trajet entre clients assimilé à du temps de travail : Un aspect RH important est que le temps de déplacement doit, dans de nombreux cas, être considéré comme du temps de travail. La jurisprudence européenne (arrêt Tyco de la Cour de justice de l’UE en 2015) a établi que, pour les salariés sans lieu de travail fixe, le temps de trajet entre le domicile et le premier client, ainsi qu’entre le dernier client et le domicile, relève de la définition du temps de travail. Concrètement : si votre technicien ou représentant part de chez lui le matin pour se rendre directement chez un client, ce temps de trajet compte comme du travail. Cela ne signifie pas automatiquement que vous devez facturer intégralement ces heures au client, mais cela a des implications : les collaborateurs doivent être correctement rémunérés conformément au droit du travail (salaire ou heures supplémentaires) et la planification doit tenir compte de ce temps de déplacement. Décidez en interne (et avec vos clients) si le temps de déplacement est facturé ou non. Certaines PME choisissent de facturer les heures de trajet (ou une partie) à un tarif horaire, d’autres ne facturent que les kilomètres et considèrent que le temps de déplacement est compris dans le prix global. Optez pour une méthode équitable tant pour le client que pour le travailleur, et consignez-la clairement.

Tarification et accords avec les clients

La détermination du bon tarif pour les déplacements est un exercice d’équilibre entre la couverture des coûts, l’alignement sur le marché et la transparence. Voici quelques lignes directrices :

• Barèmes officiels vs tarifs commerciaux : L’indemnité kilométrique officielle (de l’ordre de 0,43–0,44 €/km) importe surtout pour le traitement interne et les notes de frais du personnel. En tant qu’entrepreneur, vous êtes libre d’appliquer à vos clients votre propre tarif pour les déplacements. Certaines PME refacturent exactement ce forfait officiel au client, d’autres appliquent un tarif plus élevé (par exemple pour couvrir aussi le temps de trajet ou des frais supplémentaires) ou un montant fixe par intervention (p. ex. « forfait déplacement : 20 € »). Il n’existe aucun maximum légal pour ce que vous pouvez demander commercialement pour le transport vers le client – ce montant est considéré comme un revenu normal pour votre entreprise et est donc imposable. Pensez aux indépendants : ils peuvent refacturer leurs frais de déplacement sur la facture sans limite, mais cela est considéré comme du chiffre d’affaires et non comme un remboursement de frais. Il est toutefois judicieux de baser votre tarif sur des éléments raisonnables (par ex. le tarif kilométrique officiel, le prix du carburant, etc.) pour éviter les discussions. Un montant trop élevé peut effrayer les clients, tandis qu’un montant trop bas ne couvrira pas vos coûts.
• Transparence dans les offres et factures : Communiquez toujours à l’avance au sujet d’éventuels frais de déplacement. Indiquez clairement dans votre devis ou accord tarifaire si les déplacements sont inclus dans le prix ou facturés séparément. Personne ne sera ainsi pris au dépourvu. Sur la facture elle-même, il est conseillé d’indiquer les frais de déplacement sur une ligne séparée, par exemple : « Frais de déplacement – visite sur site à [localité] – 50 km » avec le montant correspondant. En le montrant explicitement, le client comprend exactement ce qu’il paie. De plus, cela reflète du professionnalisme : vous montrez que vous avez enregistré les kilomètres avec soin et que vous ne facturez pas un montant arbitraire. Des accords clairs en amont et une mention explicite sur la facture évitent les malentendus par la suite.
• Règles de TVA sur les frais de déplacement : Faites attention au traitement TVA des coûts refacturés. En Belgique, la règle veut que lorsque vous refacturez des frais liés à un service, vous devez appliquer le même taux de TVA que sur le service principal. Concrètement : si votre service est soumis à 21 % de TVA, les frais de transport devront généralement être facturés eux aussi à 21 % de TVA. Des exceptions sont possibles pour certains frais de transport public : par exemple, le transport national de personnes (train, tram, bus) est exonéré de TVA – si vous refacturez des billets de train à prix coûtant, aucune TVA ne s’y appliquera. En pratique, beaucoup d’entreprises choisissent toutefois de facturer tous les frais de déplacement simplement au taux standard, surtout s’il ne s’agit que d’une petite part de la facture totale. C’est plus simple administrativement et généralement accepté par le client, pour autant que vous le communiquiez clairement. L’important est dans tous les cas de connaître le régime de TVA de chaque coût et de l’appliquer correctement, afin d’éviter des problèmes avec l’administration de la TVA. Enfin : ne confondez pas la TVA sur la refacturation avec la déductibilité pour votre propre entreprise ; les frais de carburant et de voiture ne sont en effet que partiellement déductibles pour votre société selon les coefficients CO₂ en vigueur, mais cela relève de la comptabilité interne et est indépendant de la facturation client.

Intégration des heures et des kilomètres dans les factures

La tenue manuelle des kilomètres parcourus et des heures prestées est chronophage et sujette aux erreurs. Heureusement, la technologie peut grandement simplifier ce processus. En intégrant l’enregistrement des heures et des kilomètres à votre système de facturation, vous éliminez non seulement des tâches administratives, mais vous augmentez aussi la précision de vos factures. Et avec l’arrivée de la facturation électronique via Peppol en 2026, l’intégration numérique n’est plus un luxe mais une nécessité.

Supposons que l’un de vos employés se rende le matin chez trois clients et consacre une heure de travail à chacun. Si vous suivez ce parcours de manière numérique, le système peut par exemple enregistrer qu’au total 80 km ont été parcourus et 3 heures travaillées. Ces données peuvent ensuite être importées automatiquement dans l’outil de facturation, de sorte que la facture client fasse apparaître aussi bien les heures prestées que les kilomètres de déplacement. Vous n’avez alors plus à rechercher manuellement des distances ou à recopier des horaires – ce qui non seulement vous fait gagner du temps, mais évite également des erreurs. De plus, le client reçoit ainsi une facture détaillée, ce qui renforce le caractère professionnel de votre prestation.

Il est cependant important de bien lier chaque déplacement au bon client ou projet. Un bon logiciel d’enregistrement du temps et de facturation permet, lors de l’enregistrement d’un trajet, de sélectionner immédiatement le client ou la mission. Vous constituez ainsi, pour chaque client, un journal de bord reprenant les heures prestées et les kilomètres parcourus. Au moment de facturer, vous pouvez alors facilement lister et facturer toutes les prestations et tous les trajets associés par client. Cela est par exemple utile pour les secteurs de services où un technicien ou un consultant visite plusieurs clients par jour.

En outre, cette intégration vous permet d’être prêt pour la révolution de la facturation numérique. Comme mentionné, les e-factures via Peppol vont devenir la norme. Lorsque votre système d’enregistrement des heures et des kilomètres est couplé à votre logiciel de facturation, vous pouvez créer en un clic une facture structurée qui respecte entièrement les nouvelles normes (comme le format Peppol BIS). Cela accélère non seulement votre administration, mais garantit aussi que vos factures soient d’emblée correctes et complètes. Plus aucun kilomètre oublié ni aucune hésitation sur le nombre d’heures prestées pour tel ou tel client – toutes les données sont centralisées. De nombreuses PME en Belgique passent déjà à un logiciel de facturation électronique intégré afin de rationaliser ce processus et d’être prêtes pour 2026. Le résultat : moins de paperasse, un paiement plus rapide (les factures numériques sont souvent traitées plus rapidement par le client) et un aperçu administratif à jour.

Rôle de la technologie et de Done-it

Illustration : des outils numériques comme Done-it automatisent l’enregistrement des déplacements et des heures, de sorte que les PME ont moins d’administration tout en obtenant des données précises pour la facturation et le calcul des salaires.

Les solutions logicielles innovantes jouent un rôle crucial dans la gestion professionnelle des frais de déplacement. Done-it en est un exemple : il s’agit d’une plateforme d’enregistrement mobile du temps et de gestion de projets. Cet outil a été conçu pour les PME ayant des équipes mobiles, et il aborde de nombreux points douloureux du processus d’enregistrement des kilomètres et de facturation :

• Enregistrement automatique via track & trace : Au lieu de demander aux employés de noter eux-mêmes leurs kilomètres (avec toutes les erreurs potentielles que cela comporte), Done-it enregistre automatiquement les trajets via la géolocalisation. Grâce à la technologie Trax-it, le logiciel enregistre précisément les points de départ et d’arrivée, l’itinéraire effectivement emprunté et la distance exacte. Cela se fait en arrière-plan, sans que l’employé doive encoder quoi que ce soit manuellement, ce qui augmente fortement la fiabilité. Les erreurs ou même les fraudes (comme des kilomètres « arrondis » à la hausse) sont ainsi exclues. De plus, ces données sont très détaillées et vérifiables, ce qui est utile en cas de contrôle par le fisc ou l’ONSS.
• Prise en charge de différents moyens de transport et situations : Done-it est flexible et comprend que chaque trajet ne se fait pas avec le même type de véhicule. Vous pouvez définir vous-même des types de transport dans le logiciel – par exemple voiture de leasing, voiture privée, covoiturage (conducteur/passager), à pied, vélo, transports en commun, etc. À chacun de ces types de transport, vous pouvez associer des règles ou indemnités spécifiques. Un employé se rend-il chez le client avec sa propre voiture ? Done-it peut alors calculer automatiquement l’indemnité kilométrique selon le tarif approprié. Un autre employé prend-il le train ? Ce trajet peut être marqué comme « transport en commun » et, par exemple, le coût du billet peut être ajouté. Même les combinaisons sont possibles : vous obtenez une vue d’ensemble de tous les kilomètres parcourus, quel que soit le moyen de transport, ainsi que des coûts associés. Des particularités comme le covoiturage sont également prises en compte (le logiciel peut par exemple garder trace de qui est le conducteur et qui est passager, afin que vous n’ayez pas de double comptage).
• Affichage visuel et lien avec l’enregistrement du temps : Un outil moderne comme Done-it présente les déplacements enregistrés sur une carte interactive. Vous pouvez ainsi consulter les itinéraires après coup et vérifier si le trajet effectué correspond à la planification. En outre, chaque trajet peut être directement lié à un client, un projet ou une tâche. Combiné à l’enregistrement horaire intégré, vous obtenez une vue complète : non seulement où et quelle distance a été parcourue, mais aussi quand et combien de temps a été travaillé chez le client. Done-it enregistre en effet non seulement les kilomètres, mais peut aussi journaliser l’heure de début et de fin d’une mission (si souhaité avec la géolocalisation des heures d’arrivée et de départ). Pour les RH, cela offre l’avantage d’une feuille de temps irréprochable et d’un calcul facilité des salaires, heures supplémentaires ou indemnités de mobilité. Pour la facturation, cette liaison vous permet de rapporter sans faille les heures prestées et les kilomètres parcourus ensemble.
• Moins d’erreurs, moins d’administration : En utilisant ce type de technologie, vous faites d’une pierre deux coups : vous réduisez la charge administrative tant pour votre personnel que pour votre back-office et vous augmentez la précision ainsi que la conformité légale. Done-it génère par exemple automatiquement des rapports reprenant tous les trajets par période, avec la date, l’adresse de départ/d’arrivée et le nombre de kilomètres – exactement ce que le fisc exige comme preuve « selon des normes sérieuses ». Vous n’avez plus besoin de saisir manuellement des feuilles de route papier ou de vérifier des fichiers Excel pour d’éventuelles fautes de frappe. Tout est centralisé dans un système numérique unique et peut être exporté facilement, par exemple vers votre comptabilité ou pour la préparation de vos e-factures. L’obligation Peppol à venir s’en trouve également simplifiée : des données correctes dans le système conduisent à des données correctes sur la facture électronique, sans recopie.
• Conformité légale et tranquillité d’esprit : Un logiciel comme Done-it est conçu en tenant compte de la complexité des règles belges. Indexations automatiques des barèmes officiels, alertes en cas de dépassement du seuil de 24 000 km par salarié, respect de la vie privée (RGPD) en évitant par exemple le suivi GPS en dehors des heures de travail – tout cela est intégré. Pour vous en tant que dirigeant, cela procure une tranquillité d’esprit : vous savez que toutes les données sont exactes et juridiquement étayées. Vous évitez ainsi les amendes et les litiges. De plus, la visibilité en temps réel sur l’endroit où se trouvent vos équipes et ce qu’elles font apporte un contrôle et une efficacité accrus dans la planification. En fin de compte, tout est une question de confiance et de professionnalisme : vos employés comme vos clients y gagnent si vous utilisez une solution intégrée qui enregistre tout de manière ordonnée.

En conclusion

Le fait d’enregistrer et de facturer correctement les déplacements chez les clients n’est pas une simple charge administrative ; c’est une opportunité pour les PME de professionnaliser leurs services. En communiquant de manière transparente sur les frais de déplacement, vous évitez les malentendus et vous construisez une relation de confiance avec vos clients. En restant à jour avec la législation – des indemnités kilométriques à la facturation électronique obligatoire – vous assurez la conformité de votre entreprise et évitez les sanctions. Et en investissant dans des outils numériques intelligents pour l’enregistrement des heures et des kilomètres, vous gagnez non seulement du temps, mais vous réduisez également la marge d’erreur.

À une époque de coûts de mobilité en hausse et de numérisation croissante, une gestion efficace des déplacements peut même constituer un avantage concurrentiel. Vous maintenez vos coûts sous contrôle, pouvez analyser précisément comment se répartissent votre temps et vos kilomètres, et vous êtes prêt à franchir le pas vers l’avenir numérique (comme Peppol en 2026) sans stress. En bref, la facturation des déplacements est bien plus que l’addition de kilomètres – c’est une partie intégrante de vos processus d’entreprise où les RH, la finance et la technologie se rejoignent.

Avec Done-it, vous enregistrez automatiquement vos trajets, y compris les heures, les kilomètres et les itinéraires sur une carte, et vous pouvez indiquer différents moyens de transport (voiture, vélo, transports en commun, etc.). Vous disposez ainsi de données fiables directement exploitables dans votre facturation et votre administration. En abordant cela intelligemment, vous êtes, en tant que PME, non seulement en règle sur le plan légal, mais également un pas en avant sur le plan administratif – ce qui vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : vos activités principales et des clients satisfaits.