Por qué fallan los registros manuales de kilómetros
Cuando los trabajadores anotan los kilómetros al final de la semana, reconstruyen las rutas de memoria. ¿El resultado? Cifras redondeadas, trayectos olvidados y disputas a fin de mes. La nómina se infla o se reembolsa de menos, y la empresa no tiene un registro defendible para una auditoría.
Cómo es la captura automática
Un sistema basado en GPS registra el punto de salida, el punto de llegada, la ruta real y la distancia exacta de cada trayecto, en segundo plano, mientras el trabajador conduce. Sin introducción manual de datos. La información lleva marca de tiempo, se vincula al cliente o proyecto correcto y queda disponible de inmediato en la oficina.
El trabajador selecciona el tipo de transporte al inicio del trayecto (coche propio, vehículo de empresa, coche compartido, bici). El sistema aplica automáticamente la tarifa de reembolso correcta y señala todo lo que supere el umbral que exige justificar los costes reales.
Qué ahorra
- Administración: se acabó perseguir cuadernos de ruta en papel o corregir errores de hojas de cálculo a fin de mes
- Disputas: los datos confirmados por GPS son objetivos; clientes y trabajadores ven las mismas cifras
- Coste: se capturan automáticamente los kilómetros que nunca habrían llegado a una nota de gastos
- Cumplimiento: un registro de auditoría completo por trabajador, por trayecto y por proyecto, listo para una inspección
En qué fijarte en una herramienta de kilometraje
- Captura automática por GPS, sin introducción manual de datos para los trabajadores
- Varios tipos de transporte con tarifas configurables
- Vinculación de trayectos por proyecto o por cliente
- A prueba de RGPD: GPS activo solo durante la jornada laboral y datos alojados en la UE
- Informes listos para exportar que alimentan la nómina o la facturación
Cómo lo resuelve Done-it
Done-it captura los trayectos automáticamente con Trax-it: el GPS registra la ruta, el trabajador selecciona el tipo de transporte y el sistema aplica la tarifa correcta. Todo se vincula al proyecto o cliente adecuado. Los informes se exportan directamente a la nómina o a la facturación electrónica, sin transcripción manual.
