La regla básica: proporcionalidad
El seguimiento por GPS de los empleados es legal según el RGPD, pero solo cuando es proporcional a una finalidad empresarial legítima. Coordinar entregas, confirmar visitas de servicio, garantizar la seguridad del trabajador: todo válido. Rastrear cada movimiento de alguien «por si acaso»: no es válido.
Cuatro cosas que debes hacer
- Define la finalidad: optimización de rutas, seguridad, confirmación de servicio, y déjala por escrito
- Limita el seguimiento únicamente a la jornada laboral: los trabajadores deben poder apagar el GPS en su tiempo personal
- Informa a tu equipo con claridad: qué se recopila, por qué, quién puede verlo y cuánto tiempo se conserva
- Documéntalo: incluye el uso del GPS en tu reglamento de trabajo y realiza una EIPD si el seguimiento es a gran escala o estructural
Lo que no debes hacer
- Rastrear las 24 horas: el seguimiento fuera de la jornada laboral vulnera la proporcionalidad del RGPD
- Usar los datos de GPS para sanciones automáticas (por ejemplo, alertas de exceso de velocidad que activan medidas disciplinarias) sin haberlo comunicado antes
- Conservar los datos de localización más tiempo del necesario; la CNIL recomienda un máximo de dos meses
- Omitir la información a los trabajadores: un seguimiento no comunicado puede invalidar la prueba en cualquier disputa posterior
Notas específicas por sector
En servicios de campo y logística, el GPS se da por hecho y se justifica con facilidad. En limpieza y mantenimiento, la planificación de rutas por parte de los supervisores está bien, pero un seguimiento constante por trabajador es más difícil de justificar. En construcción, el GPS para proteger vehículos y maquinaria es habitual; no debería duplicar ningún sistema de registro de presencia ya en uso.
Cómo lo resuelve Done-it
Done-it activa el GPS solo en el check-in, el check-out y durante los desplazamientos activos por trabajo. No hay seguimiento 24/7, ni control durante las pausas o el tiempo personal. Los datos se alojan en la UE con cifrado y un Delegado de Protección de Datos dedicado, listos para cualquier auditoría de privacidad.
