Gids voor Belgische en Nederlandse bedrijven die actief zijn over de grens

Grensoverschrijdend werken: België – Nederland

Administratieve meldingen en vergunningen

Bedrijven moeten bij grensoverschrijdend werk voldoen aan aparte meldingsplichten in elk land. Voor een Belgisch bedrijf dat werknemers naar Nederland stuurt (of vice versa) geldt de WagwEU-melding (Wet arbeidsvoorwaarden gedetacheerde werknemers EU). Dit betekent dat de buitenlandse werkgever de inzet vooraf moet melden via het online Postedworkers-meldloket van de Nederlandse Arbeidsinspectie. Ook zelfstandigen kunnen meldingsplichtig zijn. Bij niet of te laat melden kan de buitenlandse werkgever en de Nederlandse opdrachtgever boetes krijgen (max. ca. €4.500).

Voor een Nederlands bedrijf dat in België werknemers tewerkstelt geldt de verplichte Limosa-1-melding. Elke buitenlands ingeschakelde werknemer moet vóór aanvang digitaal aangemeld worden bij de Belgische overheid. De werknemer of opdrachtgever moet op verzoek het Limosa-bewijs (L1-formulier) kunnen tonen. Ook hier riskeert zowel werkgever als opdrachtgever strafrechtelijke of administratieve sancties bij ontbreken van de melding. Daarnaast vereist de Belgische detacheringswet sinds 2016 dat de buitenlandse werkgever een lokale verbindingspersoon in België aanwijst.

Ten slotte is voor grensoverschrijdende tewerkstelling vrijwel altijd een A1-attest (Certificate of Coverage) nodig om de sociale zekerheid te regelen. Het A1-formulier bewijst dat de werknemer tijdens de opdracht onder het socialezekerheidsstelsel van het thuisland valt. Zonder A1 mag de werknemer in sommige landen zelfs niet aan het werk. De werkgever (of de werknemer) vraagt de A1 aan bij de eigen sociale-zekerheidsinstantie (RSZ/RSVZ in België of SVB in Nederland) voordat de werkzaamheden in het buurland beginnen.

Urenregistratie, kilometervergoeding en GPS

Urenregistratie: Nederland kent een strikte verplichting: elke werkgever moet de gewerkte uren (en pauzes) bijhouden, zodat de Arbeidsinspectie kan controleren of de Arbeidstijdenwet wordt nageleefd. In België was er lange tijd geen algemene verplichting om uren te registreren. Sinds 1 juli 2024 geldt er wél een plicht bij glijdende uurroosters – bedrijven moeten dan verplicht een registratiesysteem (bv. prikklok of app) gebruiken, anders riskeren ze sancties. Voor vaste uurroosters is het in België nog niet verplicht, al is registratie vaak gewenst voor planning en loonberekening.

Kilometervergoeding: In beide landen mogen werkgevers een onbelaste forfaitaire vergoeding per km geven, maar de maximumbedragen verschillen. In Nederland is de belastingvrije vergoeding voor 2024 vastgesteld op €0,23 per km. In België ligt dit veel hoger (afhankelijk van kwartaal- of jaarindexering, circa €0,43–0,44 per km in 2024). Vergoedingen boven deze maxima worden in beide landen gezien als loon en belast. In België geldt bovendien sinds 2022 een kwartaalindexering om brandstofschommelingen te volgen.

GPS-locatie: Het gebruik van GPS om mobiele werknemers te volgen is toegestaan in zowel Nederland als België, maar alleen onder strikte privacyvoorwaarden (AVG). De Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens benadrukt dat de werkgever een gerechtvaardigd belang moet hebben en de privacy van werknemers moet afwegen tegen bedrijfsbelangen. Tracking mag niet 24/7 plaatsvinden; werknemers moeten GPS in privésituaties kunnen uitschakelen. In België gelden dezelfde regels, aangevuld met richtlijnen van de Gegevensbeschermingsautoriteit: doel, proportionaliteit en transparantie zijn vereist. Zo is langdurige 24-uurs tracking verboden en moet het systeem opgenomen zijn in het arbeidsreglement. In de praktijk is het essentieel werknemers duidelijk te informeren over wat wordt vastgelegd en waarom.

Sociale zekerheid, belastingen en detachering

Detachering: Werknemers blijven in de regel verzekerd in het thuisland van de werkgever. Dankzij het A1-attest kan de werknemer tot 2 jaar in het andere land werken zonder nieuwe sociale bijdragen te betalen in het gastland. Voor zelfstandigen bestaan vergelijkbare regelingen via RSVZ/RSZ. In de EU/EER is detacheren toegestaan tot maximaal 24 maanden (met verlenging tot 3 jaar mogelijk). Na afloop kan het gastland sociale premies heffen als de werkzaamheden langer duren.

Belastingen: Hier gelden de nationale regels en verdragen. Een veelgehoorde regel is de 183-dagen regel: als de werknemer binnen 12 maanden niet meer dan 183 dagen in het gastland verblijft, blijft normaal het thuisland belasting heffen. De Belastingdienst Nederland stelt: “Mag het land waarheen u bent uitgezonden belasting heffen? Dan hoeft uw werkgever geen Nederlandse loonbelasting in te houden. Mag Nederland belasting heffen, dan moet uw werkgever wel in Nederland loonbelasting en premies inhouden.” In de praktijk wordt bij grensoverschrijdende uitzending vaak vooraf afgestemd welke loonheffing van toepassing is. In bepaalde gevallen gelden speciale regimes, zoals de 30%-regeling voor expats in Nederland. In België betalen buitenlandse werknemers in principe Belgische loonbelasting als zij daar werken, maar onder het 183-dagencriterium blijft men vaak in het thuisland aangifte doen, eventueel met verrekening.

Vereiste documenten bij controle en boetes

Zowel in Nederland als België moet een werkgever alle documenten kunnen tonen die een detachering ondersteunen. In Nederlandse werkplaatsen moeten bij inspectie o.a. aanwezig zijn: arbeidscontracten, loonstroken, urenstaten, het A1-formulier en bewijs van loonbetalingen. Deze gegevens moeten minstens vijf jaar bewaard worden. Ook moet duidelijk zijn bij welk bedrijf men in Nederland werkt (contactpersoon bij opdrachtgever). Bij Belgische controles moet een bedrijf aantonen dat de Limosa-melding is gedaan (L1-bewijs), dat de A1 aanwezig is, en dat de Belgische arbeidsvoorwaarden worden nageleefd (loonfiches, arbodocumenten, enz.).

Boetes: Overschrijding van de regels leidt tot hoge sancties. In Nederland kan het niet of foutief melden van detachering een boete opleveren tot ca. €4.500. Ook opdrachtgevers riskeren boetes als zij niet controleren of de melding is gedaan. In België kan het negeren van de Limosa-plicht leiden tot strafrechtelijke en administratieve sancties. Zowel werkgever als Belgische opdrachtgever kunnen verantwoordelijk worden gehouden. Het A1-formulier speelt hierbij een centrale rol: zonder A1 is de sociale zekerheid van de werknemer niet bewezen, wat bij controles extra risico oplevert.

Digitale hulpmiddelen: Done-it-app

Moderne software kan het naleven van deze regels sterk vergemakkelijken. Een voorbeeld is de Done-it-app, speciaal ontwikkeld voor bedrijven met mobiele werknemers. Met Done-it registreert een medewerker zijn begin- en eindtijden digitaal (in- en uitklokken) via GPS-geïntegreerde locatiebepaling. Zo koppelt het systeem automatisch de gewerkte uren aan het fysieke werkadres, wat helpt bij de verplichte urenregistratie.

De app laat werknemers ook ritten registreren: per rit voeren zij de gereden kilometers in, het vervoermiddel en eventuele carpoolinformatie. Hierdoor ontstaat een sluitend overzicht van alle zakelijke kilometers voor correcte kilometervergoedingen. Overuren kunnen via de app worden bijgehouden en automatisch omgezet in extra vrije tijd of extra loon.

Daarnaast biedt Done-it een centrale plaats om projectdocumenten en updates te delen met personeel (bijvoorbeeld werfinstructies of veiligheidsregels). Door deze digitale middelen heeft een bedrijf altijd real-time inzicht in uren, reizen en locaties. Bij een controle zijn de benodigde gegevens – in- en uitkloktijden, werkadressen en rittenstaten – direct beschikbaar. Zo’n geïntegreerd systeem ondersteunt naleving van zowel de Nederlandse urenregistratie-eisen als de Belgische richtlijnen, terwijl het ook bijdraagt aan transparantie richting werknemers (bijvoorbeeld over GPS-tracking).

In de praktijk vermindert dit handmatig papierwerk en vergroot het de kans dat alle administratieve verplichtingen tijdig en correct worden nageleefd.