Digitale check-in en check-out verplicht op bouwwerven vanaf 2025: wat betekent dit voor jouw bedrijf?

Inleiding

De invoering van digitale tijdsregistratie op bouwwerven in België staat gepland voor 2025 en is inmiddels in een vergevorderd stadium. Het advies nr. 2.465 van de Nationale Arbeidsraad (NAR), gepubliceerd op 5 november 2025, bevestigt dat de Belgische regelgeving voortaan zal vereisen dat zowel de aanwezigheid bij aankomst als het vertrek (check-out) van elke werknemer op de werf digitaal geregistreerd moet worden in de bouwsector.

Deze maatregel maakt deel uit van het federale regeerakkoord 2025–2029 en heeft als doel de arbeidsveiligheid te versterken en sociale fraude in de bouwsector te bestrijden. Om zich aan deze nieuwe verplichtingen aan te passen zonder extra hardware, biedt Done-it een volledig mobiele en digitale oplossing voor aanwezigheidsregistratie. Met Done-it kunnen werknemers hun aankomst en vertrek rechtstreeks vanaf hun smartphone registreren, ongeacht de locatie van de werf.

Zo kunnen bedrijven eenvoudig voldoen aan de nieuwe wettelijke vereisten voor digitale tijdsregistratie in België, zonder te investeren in fysieke terminals of scantoestellen.

Juridische analyse

De huidige wetgeving rond aanwezigheidsregistratie op Belgische bouwwerven is gebaseerd op het systeem CheckIn@Work. Volgens de officiële richtlijnen van de FOD Werkgelegenheid (via de SIRS-gids) moet elke werknemer dagelijks geregistreerd worden vóór hij het werk aanvangt (sirs.belgique.be).

In de praktijk geldt deze verplichting momenteel voor bouwwerven met een totale waarde van meer dan 500.000 € excl. btw. Dit betekent dat werkgevers bij grotere projecten de aanwezigheid van al het personeel moeten registreren via de online toepassing van de RSZ.

Het NAR-advies 2.465 behandelt nu een wetsontwerp dat deze verplichting uitbreidt: naast de verplichte registratie bij aankomst wordt ook een registratie bij vertrek (check-out) verplicht.

De Nationale Arbeidsraad herinnert eraan dat dit nieuwe KB ten laatste op 1 januari 2027 in werking moet treden, en benadrukt dat inbreuken gesanctioneerd kunnen worden op basis van het Sociaal Strafwetboek (cnt-nar.be).

Impact

De invoering van de digitale check-out in de bouwsector verhoogt de administratieve druk op ondernemingen. Tegelijkertijd biedt het een extra interne controle die de traceerbaarheid van werkuren aanzienlijk verbetert. Indien deze gegevens niet correct worden geregistreerd, kunnen er zware sancties volgen: na een overgangsperiode voorziet de wet boetes van 80 € tot 800 € (niveau 1) bij het niet registreren van de in- of uitklok, en zelfs zwaardere straffen tot 8.000 € of in ernstige gevallen strafrechtelijke boetes tot 16.000 € (leglobal.law).

Deze bedragen illustreren het risico bij inspectie. Anderzijds verhoogt een volledig digitaal systeem de transparantie en maakt het verificaties eenvoudiger, doordat er een duidelijke bewijslast is van de gewerkte uren. Manuele discussies over de werktijd worden zo vermeden.

Aanbevelingen

• Realtime registratie: Gebruik een officiële registratie-app (zoals Done-it) waarmee elke werknemer zichzelf bij aankomst en vertrek op de werf via zijn eigen smartphone kan in- en uitklokken. De RSZ benadrukt dat registratie in realtime moet gebeuren – dus op het moment dat de werknemer begint of stopt met werken (workinginbelgium.be).
• Opleiding en communicatie: Informeer werknemers en onderaannemers over de nieuwe procedure en stel duidelijke protocollen op (klokken bij het begin en einde van elke werkdag). Zorg ervoor dat iedereen begrijpt dat het digitale systeem de papieren lijsten volledig vervangt.
• Monitoring en auditing: Centraliseer de aanwezigheidsregistraties online en koppel ze aan de officiële werfmelding (formulier 30bis). Controleer regelmatig de digitale rapporten, kijk na of er geen ontbrekende of dubbele registraties zijn en bereid alle nodige documenten voor inspecties door de RSZ voor.

Europese context

De trend naar verplichte digitale tijdsregistratie breidt zich snel uit in Europa. In België sluit deze ontwikkeling aan bij de Europese richtlijnen over arbeidstijd en fraudebestrijding. Zo verplicht de nieuwe regelgeving in de schoonmaaksector (CIAO) sinds september 2024 al het gebruik van digitale aanwezigheidsregistratie met als doel de arbeidsveiligheid te verbeteren en zwartwerk te bestrijden (leglobal.law).

Andere EU-landen voeren soortgelijke controles in. In deze context versterkt de Belgische maatregel de arbeidsrechtelijke transparantie volgens de beste Europese praktijken.

Gerelateerde sectoren

De nieuwe digitale registratieplicht in de bouw komt bovenop reeds bestaande verplichtingen in verwante sectoren. Sinds september 2024 is het verplicht om de in- en uitklokmomenten digitaal te registreren voor elke werknemer die schoonmaakt bij derden (workinginbelgium.be). De Nationale Arbeidsraad heeft ook soortgelijke maatregelen aanbevolen voor de verhuissector.

In al deze gevallen biedt Done-it een unieke oplossing: één en dezelfde mobiele app kan zowel de aanwezigheidsregistratie beheren op bouwwerven als in schoonmaak- of verhuisdiensten. Zo wordt de naleving van diverse sectorale verplichtingen eenvoudig en zonder fysieke apparatuur geregeld.

Digitale oplossing

De meest praktische manier om aan de regelgeving te voldoen is het gebruik van een 100% digitale en mobiele oplossing voor tijdsregistratie. Done-it voldoet perfect aan deze vereiste: elke werknemer gebruikt zijn smartphone om zichzelf aan te melden of af te melden op de werf, zonder badges, terminals of extra toestellen.

De Belgische regelgeving voorziet dat werknemers zichzelf registreren in het systeem – precies wat Done-it mogelijk maakt via zijn mobiele app. Het systeem registreert automatisch het tijdstip (en optioneel de locatie) van elke klokbeweging, wat zorgt voor volledige traceerbaarheid en bescherming tegen manipulaties.

Bovendien genereert Done-it gedetailleerde rapporten conform de wetgeving, die het bedrijf op elk moment kan raadplegen of exporteren. Zo wordt de werfaangifte richting de RSZ aanzienlijk vereenvoudigd. De tijdsregistratie verloopt volledig in overeenstemming met de Belgische regels, zonder technologische complicaties.

Conclusie

De invoering van verplichte digitale aanwezigheidsregistratie op bouwwerven in België vraagt onmiddellijke voorbereiding. Met mobiele oplossingen zoals Done-it kunnen bedrijven zich vlot aanpassen zonder te investeren in extra hardware. Done-it biedt een betrouwbare en legale mobiele tijdsregistratie, garandeert de traceerbaarheid van elke werkdag en ondersteunt de correcte toepassing van de nieuwe regelgeving rond check-in/check-out.

Kortom, het is een allesomvattende oplossing waarmee bouwbedrijven eenvoudig kunnen voldoen aan de Belgische uurregistratiewetgeving, terwijl ze tegelijkertijd bijdragen aan arbeidsveiligheid en transparant werfbeheer.