L’Union européenne accélère la numérisation de la TVA à travers le projet VAT in the Digital Age (ViDA). Cette initiative vise à harmoniser les transactions internationales grâce à l’utilisation de factures électroniques standardisées, permettant un échange de données TVA en quasi temps réel avec les autorités fiscales.
Ce système de déclaration numérique en temps réel, basé sur la facturation électronique, pourrait selon la Commission européenne réduire la fraude à la TVA de près de 11 milliards d’euros par an et économiser plus de 4,1 milliards d’euros en coûts administratifs.
Dans ce cadre, les États membres adaptent progressivement leur législation pour mettre en place des réseaux communs d’échange de factures électroniques.
La Belgique s’inscrit pleinement dans cette stratégie européenne en instaurant progressivement la facturation électronique obligatoire. Depuis 2022, la facturation électronique est exigée pour les marchés publics (B2G), selon un calendrier progressif :
Tous les fournisseurs des administrations publiques doivent désormais transmettre leurs factures via le réseau PEPPOL, notamment par la plateforme belge Mercurius, garantissant un échange sécurisé et structuré.
En mars 2024, le Parlement fédéral a adopté une loi qui rendra la facturation électronique structurée obligatoire pour toutes les transactions B2B nationales à partir du 1er janvier 2026.
Ces factures devront être transmises via le réseau PEPPOL, reconnu comme canal standard. Cette extension à la sphère privée s’appuie sur le succès du modèle B2G et donne le temps nécessaire aux entreprises pour se connecter au réseau avant l’échéance de 2026.
La facturation électronique structurée vise à moderniser en profondeur les processus fiscaux et comptables. Ses objectifs principaux sont :
La mise en place de l’obligation est progressive afin de laisser le temps aux entreprises de s’adapter :
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) est un réseau international soutenu par l’Union européenne, qui standardise l’échange de documents commerciaux électroniques. Créé en 2008, il permet aux organisations de se connecter entre elles via des points d’accès certifiés.
Grâce à un PEPPOL Access Point, les entreprises peuvent envoyer et recevoir des factures électroniques de manière sécurisée vers n’importe quelle autre entreprise ou administration publique en Europe. Pour simplifier, PEPPOL fonctionne un peu comme un réseau téléphonique pour factures : il suffit de connecter votre logiciel de comptabilité à un fournisseur agréé pour pouvoir échanger automatiquement avec tous les autres utilisateurs du réseau.
La Belgique a choisi PEPPOL comme canal standard afin de garantir une interopérabilité paneuropéenne et faciliter les échanges entre partenaires commerciaux à l’échelle nationale et internationale.
Une facture électronique structurée est un fichier numérique dans lequel toutes les informations clés (vendeur, client, articles, montants, TVA, etc.) sont organisées dans des champs bien définis, selon un format standard — généralement XML au format UBL ou Peppol-BIS.
Contrairement à un PDF ou une version scannée, ce type de facture est lisible par les systèmes informatiques, ce qui permet aux logiciels comptables de l’intégrer automatiquement, sans saisie manuelle ni risque d’erreur.
En d’autres termes, une facture structurée peut être traitée directement par votre système de comptabilité, ce qui réduit considérablement le temps de gestion administrative. C’est un avantage majeur pour les PME et les indépendants, qui peuvent ainsi automatiser la réception, l’enregistrement et le suivi de leurs factures.
Voici les réponses aux préoccupations les plus courantes concernant l’obligation de facturation électronique via PEPPOL :
Des sanctions financières sont prévues en cas de non-conformité. Toutefois, de janvier à mars 2026, une période de tolérance sera appliquée pendant laquelle le SPF Finances ne sanctionnera pas les entreprises à condition qu’elles puissent démontrer avoir pris des mesures raisonnables et proactives pour se conformer.
Passé ce délai, des amendes progressives pourront être imposées : 1.500 € pour une première infraction, 3.000 € pour une deuxième et 5.000 € pour les suivantes. Il est donc fortement recommandé de documenter toutes les étapes du processus de mise en conformité (paramétrage logiciel, formations, tests, communication interne, etc.) pour prouver votre bonne foi en cas de contrôle.
Chaque entreprise doit disposer d’un point d’accès PEPPOL et d’un identifiant PEPPOL (ID PEPPOL). Il faut vérifier si le destinataire est référencé dans l’annuaire PEPPOL, ce qui équivaut à une autorisation implicite de réception.
Si ce n’est pas le cas, il convient de contacter le partenaire pour l’inviter à s’enregistrer, et d’adapter vos outils en conséquence. En attendant, il est déconseillé de envoyer à la fois une e-facture et un PDF au même client, car cela peut entraîner des doublons ou erreurs comptables.
Dans une phase de transition, il est possible de convenir temporairement avec le client d’un envoi en PDF ou autre format, mais seulement si les deux parties en conviennent expressément et que ce format est convertible vers la norme EN16931. L’objectif reste de basculer entièrement vers PEPPOL le plus rapidement possible et d’éviter les systèmes hybrides.
En cas de problème technique, il convient d’activer un plan de continuité : vous pouvez envoyer provisoirement la facture en PDF par e-mail, en informant votre client de la situation.
Il est important de documenter l’incident (date, durée, cause) et d’en informer votre comptable ou responsable fiscal. Durant le premier trimestre 2026, les autorités feront preuve de souplesse vis-à-vis des pannes techniques si vous prouvez que vous êtes en phase de mise en œuvre active.
Une fois le système rétabli, vous devrez réémettre la facture au bon format via PEPPOL afin d’être en conformité avec la réglementation.
La facturation électronique n’élimine pas le risque d’erreurs. Si une facture comporte des informations incorrectes ou a été envoyée en double, il faut appliquer les procédures de correction habituelles, comme l’émission d’une note de crédit ou d’une facture rectificative, puis l’envoi d’un nouveau document conforme.
Les logiciels comptables ou prestataires PEPPOL signalent généralement les erreurs techniques ou les refus de réception à l’aide de codes d’erreur. Il est essentiel de communiquer rapidement avec le client pour résoudre l’incident, éviter les doublons comptables et s’assurer que le bon document est bien pris en compte.
En résumé, les mêmes principes s’appliquent qu’en facturation papier : correction, communication et nouvel envoi sont les piliers d’une gestion saine et conforme.
En principe, non. À partir de 2026, les factures PDF envoyées par e-mail ne répondent plus aux exigences légales de la facturation électronique structurée.
Des exceptions sont possibles uniquement si les deux parties donnent leur accord explicite et si le format alternatif utilisé peut être converti vers la norme européenne EN16931. En clair, une facture PDF ne sera tolérée que si le destinataire renonce formellement à l’obligation et garantit une intégration automatisée (par exemple via un convertisseur vers un format structuré).
Durant la période de tolérance initiale, les autorités fiscales accepteront certains ajustements temporaires, mais l’objectif reste une transition complète vers PEPPOL dans les meilleurs délais.
Les petites structures doivent elles aussi anticiper cette transition, mais elles peuvent bénéficier de mesures de soutien. Le gouvernement belge a mis en place plusieurs incitants fiscaux :
De nombreuses solutions adaptées aux faibles volumes existent aujourd’hui, dont certaines sont gratuites ou très abordables, conçues pour les indépendants ou micro-entreprises.
Dans la pratique, il est conseillé de choisir un fournisseur PEPPOL fiable, de profiter des mesures fiscales disponibles et de démarrer les tests le plus tôt possible. La période de tolérance de trois mois (janvier à mars 2026) offre un filet de sécurité pour finaliser l’adaptation technique en douceur.
Oui. L’administration fiscale a annoncé qu’une politique de tolérance s’appliquera du 1er janvier au 31 mars 2026. Durant ces trois mois, aucune sanction ne sera infligée aux entreprises qui peuvent démontrer qu’elles ont activement entamé la mise en œuvre de la facturation électronique, mais rencontrent encore des difficultés raisonnables (techniques, organisationnelles, etc.).
Il sera essentiel de prouver que des actions concrètes ont été entreprises en temps utile : par exemple, signature avec un fournisseur de logiciel, premiers tests réalisés, échanges avec les partenaires commerciaux, etc.
Il ne s’agit pas d’un report officiel de la réglementation, qui reste d’application dès le 1er janvier 2026. Cette période représente plutôt un espace d’ajustement opérationnel. À partir du 1er avril 2026, les règles normales et les sanctions prévues s’appliqueront pleinement.
L’obligation belge de facturation électronique ne s’applique qu’aux transactions B2B nationales. Pour les factures émises à des clients établis en dehors de la Belgique (au sein ou en dehors de l’UE), les formats traditionnels restent valables après 2026.
Concrètement, si vous facturez une entreprise étrangère, vous n’êtes pas tenu d’utiliser PEPPOL sauf si les deux parties en conviennent. Les ventes à des consommateurs finaux (B2C) ou à des sociétés sans établissement permanent en Belgique peuvent continuer à être documentées en PDF ou papier, selon les règles habituelles en matière de TVA.
Si votre client international souhaite tout de même recevoir des e-factures, vous pouvez alors convenir ensemble d’utiliser PEPPOL à titre volontaire.
Anticipez dès maintenant. Choisissez une solution logicielle ou un fournisseur compatible avec PEPPOL, communiquez avec vos clients et fournisseurs à propos des échéances, et documentez chaque étape de votre transition.
Des supports de communication sont disponibles sur le site officiel du SPF Finances (e-facture), afin d’aider les entreprises à informer efficacement leurs partenaires de cette évolution majeure.
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