Facturation électronique B2B obligatoire via PEPPOL en Belgique à partir du 1er janvier 2026

L’Union européenne accélère la numérisation de la TVA à travers le projet VAT in the Digital Age (ViDA). Cette initiative vise à harmoniser les transactions internationales grâce à l’utilisation de factures électroniques standardisées, permettant un échange de données TVA en quasi temps réel avec les autorités fiscales.

Ce système de déclaration numérique en temps réel, basé sur la facturation électronique, pourrait selon la Commission européenne réduire la fraude à la TVA de près de 11 milliards d’euros par an et économiser plus de 4,1 milliards d’euros en coûts administratifs.

Dans ce cadre, les États membres adaptent progressivement leur législation pour mettre en place des réseaux communs d’échange de factures électroniques.

La Belgique s’inscrit pleinement dans cette stratégie européenne en instaurant progressivement la facturation électronique obligatoire. Depuis 2022, la facturation électronique est exigée pour les marchés publics (B2G), selon un calendrier progressif :

• 1er novembre 2022
• 1er mai 2023
• 1er mars 2024

Tous les fournisseurs des administrations publiques doivent désormais transmettre leurs factures via le réseau PEPPOL, notamment par la plateforme belge Mercurius, garantissant un échange sécurisé et structuré.

En mars 2024, le Parlement fédéral a adopté une loi qui rendra la facturation électronique structurée obligatoire pour toutes les transactions B2B nationales à partir du 1er janvier 2026.

Ces factures devront être transmises via le réseau PEPPOL, reconnu comme canal standard. Cette extension à la sphère privée s’appuie sur le succès du modèle B2G et donne le temps nécessaire aux entreprises pour se connecter au réseau avant l’échéance de 2026.

Quels sont les objectifs attendus ?

La facturation électronique structurée vise à moderniser en profondeur les processus fiscaux et comptables. Ses objectifs principaux sont :

• Numérisation et efficacité opérationnelle : Moderniser la gestion des factures et des déclarations de TVA pour améliorer l’efficacité tout au long de la chaîne de facturation et de paiement.
• Lutte contre la fraude fiscale : Renforcer la traçabilité des transactions pour combler le déficit de TVA. En Belgique, la fraude à la TVA représentait encore 10,8 % en 2018, soit environ 3,6 milliards d’euros. La généralisation de l’e-facturation contribuera à détecter plus facilement les incohérences.
• Simplification administrative : Automatiser les tâches comptables, réduire les erreurs humaines et économiser du temps. L’Union européenne estime que l’e-facturation permettrait d’économiser plus de 4,1 milliards d’euros par an en charges administratives. Ces gains sont particulièrement significatifs pour les PME, qui pourront accélérer et fiabiliser leur traitement des factures.

Calendrier de mise en œuvre

La mise en place de l’obligation est progressive afin de laisser le temps aux entreprises de s’adapter :

• 2024 : Finalisation de l’extension de la facturation électronique aux marchés publics (B2G). En mars 2024, une loi est adoptée pour encadrer l’obligation B2B à partir de 2026.
• 2025 : Publication des arrêtés royaux définissant les aspects techniques : formats autorisés (Peppol-BIS), protocoles d’échange, règles de calcul ou d’arrondi, etc. Le gouvernement annonce également une période de tolérance entre janvier et mars 2026 pour soutenir la transition des entreprises.
• 2026 : À partir du 1er janvier 2026, l’obligation de facturation électronique entre entreprises belges assujetties à la TVA entre en vigueur. Ces factures devront être échangées exclusivement via le réseau PEPPOL. Une certaine flexibilité est prévue pendant le premier trimestre. Passé cette période, les factures papier ou en format non structuré (comme le PDF) ne seront plus acceptées.

Qu’est-ce que PEPPOL ?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) est un réseau international soutenu par l’Union européenne, qui standardise l’échange de documents commerciaux électroniques. Créé en 2008, il permet aux organisations de se connecter entre elles via des points d’accès certifiés.

Grâce à un PEPPOL Access Point, les entreprises peuvent envoyer et recevoir des factures électroniques de manière sécurisée vers n’importe quelle autre entreprise ou administration publique en Europe. Pour simplifier, PEPPOL fonctionne un peu comme un réseau téléphonique pour factures : il suffit de connecter votre logiciel de comptabilité à un fournisseur agréé pour pouvoir échanger automatiquement avec tous les autres utilisateurs du réseau.

La Belgique a choisi PEPPOL comme canal standard afin de garantir une interopérabilité paneuropéenne et faciliter les échanges entre partenaires commerciaux à l’échelle nationale et internationale.

Qu’est-ce qu’une facture électronique structurée ?

Une facture électronique structurée est un fichier numérique dans lequel toutes les informations clés (vendeur, client, articles, montants, TVA, etc.) sont organisées dans des champs bien définis, selon un format standard — généralement XML au format UBL ou Peppol-BIS.

Contrairement à un PDF ou une version scannée, ce type de facture est lisible par les systèmes informatiques, ce qui permet aux logiciels comptables de l’intégrer automatiquement, sans saisie manuelle ni risque d’erreur.

En d’autres termes, une facture structurée peut être traitée directement par votre système de comptabilité, ce qui réduit considérablement le temps de gestion administrative. C’est un avantage majeur pour les PME et les indépendants, qui peuvent ainsi automatiser la réception, l’enregistrement et le suivi de leurs factures.

Questions pratiques fréquentes

Voici les réponses aux préoccupations les plus courantes concernant l’obligation de facturation électronique via PEPPOL :

Que se passe-t-il si une entreprise ne met pas en place PEPPOL à temps ?

Des sanctions financières sont prévues en cas de non-conformité. Toutefois, de janvier à mars 2026, une période de tolérance sera appliquée pendant laquelle le SPF Finances ne sanctionnera pas les entreprises à condition qu’elles puissent démontrer avoir pris des mesures raisonnables et proactives pour se conformer.

Passé ce délai, des amendes progressives pourront être imposées : 1.500 € pour une première infraction, 3.000 € pour une deuxième et 5.000 € pour les suivantes. Il est donc fortement recommandé de documenter toutes les étapes du processus de mise en conformité (paramétrage logiciel, formations, tests, communication interne, etc.) pour prouver votre bonne foi en cas de contrôle.

Et si un client ou un fournisseur n’est pas encore inscrit sur PEPPOL ?

Chaque entreprise doit disposer d’un point d’accès PEPPOL et d’un identifiant PEPPOL (ID PEPPOL). Il faut vérifier si le destinataire est référencé dans l’annuaire PEPPOL, ce qui équivaut à une autorisation implicite de réception.

Si ce n’est pas le cas, il convient de contacter le partenaire pour l’inviter à s’enregistrer, et d’adapter vos outils en conséquence. En attendant, il est déconseillé de envoyer à la fois une e-facture et un PDF au même client, car cela peut entraîner des doublons ou erreurs comptables.

Dans une phase de transition, il est possible de convenir temporairement avec le client d’un envoi en PDF ou autre format, mais seulement si les deux parties en conviennent expressément et que ce format est convertible vers la norme EN16931. L’objectif reste de basculer entièrement vers PEPPOL le plus rapidement possible et d’éviter les systèmes hybrides.

Que faire si le système de facturation tombe temporairement en panne ?

En cas de problème technique, il convient d’activer un plan de continuité : vous pouvez envoyer provisoirement la facture en PDF par e-mail, en informant votre client de la situation.

Il est important de documenter l’incident (date, durée, cause) et d’en informer votre comptable ou responsable fiscal. Durant le premier trimestre 2026, les autorités feront preuve de souplesse vis-à-vis des pannes techniques si vous prouvez que vous êtes en phase de mise en œuvre active.

Une fois le système rétabli, vous devrez réémettre la facture au bon format via PEPPOL afin d’être en conformité avec la réglementation.

Comment gérer les exceptions ou erreurs opérationnelles ?

La facturation électronique n’élimine pas le risque d’erreurs. Si une facture comporte des informations incorrectes ou a été envoyée en double, il faut appliquer les procédures de correction habituelles, comme l’émission d’une note de crédit ou d’une facture rectificative, puis l’envoi d’un nouveau document conforme.

Les logiciels comptables ou prestataires PEPPOL signalent généralement les erreurs techniques ou les refus de réception à l’aide de codes d’erreur. Il est essentiel de communiquer rapidement avec le client pour résoudre l’incident, éviter les doublons comptables et s’assurer que le bon document est bien pris en compte.

En résumé, les mêmes principes s’appliquent qu’en facturation papier : correction, communication et nouvel envoi sont les piliers d’une gestion saine et conforme.

Peut-on continuer à envoyer des factures PDF par e-mail si le client est d’accord ?

En principe, non. À partir de 2026, les factures PDF envoyées par e-mail ne répondent plus aux exigences légales de la facturation électronique structurée.

Des exceptions sont possibles uniquement si les deux parties donnent leur accord explicite et si le format alternatif utilisé peut être converti vers la norme européenne EN16931. En clair, une facture PDF ne sera tolérée que si le destinataire renonce formellement à l’obligation et garantit une intégration automatisée (par exemple via un convertisseur vers un format structuré).

Durant la période de tolérance initiale, les autorités fiscales accepteront certains ajustements temporaires, mais l’objectif reste une transition complète vers PEPPOL dans les meilleurs délais.

Quelles sont les implications pour les PME, indépendants ou start-ups ?

Les petites structures doivent elles aussi anticiper cette transition, mais elles peuvent bénéficier de mesures de soutien. Le gouvernement belge a mis en place plusieurs incitants fiscaux :

• À partir du 1er janvier 2025 : une déduction pour investissement digital de 20 % s’applique aux équipements numériques.
• Pour les exercices fiscaux 2024 à 2027 : les petites entreprises et les indépendants peuvent bénéficier d’une déduction majorée de 120 % pour l’acquisition de logiciels de facturation électronique.

De nombreuses solutions adaptées aux faibles volumes existent aujourd’hui, dont certaines sont gratuites ou très abordables, conçues pour les indépendants ou micro-entreprises.

Dans la pratique, il est conseillé de choisir un fournisseur PEPPOL fiable, de profiter des mesures fiscales disponibles et de démarrer les tests le plus tôt possible. La période de tolérance de trois mois (janvier à mars 2026) offre un filet de sécurité pour finaliser l’adaptation technique en douceur.

Y a-t-il une période de tolérance ? Comment cela fonctionne-t-il ?

Oui. L’administration fiscale a annoncé qu’une politique de tolérance s’appliquera du 1er janvier au 31 mars 2026. Durant ces trois mois, aucune sanction ne sera infligée aux entreprises qui peuvent démontrer qu’elles ont activement entamé la mise en œuvre de la facturation électronique, mais rencontrent encore des difficultés raisonnables (techniques, organisationnelles, etc.).

Il sera essentiel de prouver que des actions concrètes ont été entreprises en temps utile : par exemple, signature avec un fournisseur de logiciel, premiers tests réalisés, échanges avec les partenaires commerciaux, etc.

Il ne s’agit pas d’un report officiel de la réglementation, qui reste d’application dès le 1er janvier 2026. Cette période représente plutôt un espace d’ajustement opérationnel. À partir du 1er avril 2026, les règles normales et les sanctions prévues s’appliqueront pleinement.

Comment gérer la facturation avec des clients internationaux ?

L’obligation belge de facturation électronique ne s’applique qu’aux transactions B2B nationales. Pour les factures émises à des clients établis en dehors de la Belgique (au sein ou en dehors de l’UE), les formats traditionnels restent valables après 2026.

Concrètement, si vous facturez une entreprise étrangère, vous n’êtes pas tenu d’utiliser PEPPOL sauf si les deux parties en conviennent. Les ventes à des consommateurs finaux (B2C) ou à des sociétés sans établissement permanent en Belgique peuvent continuer à être documentées en PDF ou papier, selon les règles habituelles en matière de TVA.

Si votre client international souhaite tout de même recevoir des e-factures, vous pouvez alors convenir ensemble d’utiliser PEPPOL à titre volontaire.

Conseils pratiques

Anticipez dès maintenant. Choisissez une solution logicielle ou un fournisseur compatible avec PEPPOL, communiquez avec vos clients et fournisseurs à propos des échéances, et documentez chaque étape de votre transition.

Des supports de communication sont disponibles sur le site officiel du SPF Finances (e-facture), afin d’aider les entreprises à informer efficacement leurs partenaires de cette évolution majeure.